Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Размещение рекламы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Июнь 2020
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
2930     

Июль 2020
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Все события
Реклама
Строки зберігання документів
Новости / Мониторинг законодательства
22.05.2020
Строки зберігання документів
 

Незважаючи на оголошений державою курс на діджиталізацію, суб’єкти господарювання продовжують у великому обсязі складати і накопичувати документи «на папері». Де, як і скільки слід зберігати такі документи? Коли і в якому порядку їх можна знищити?

Основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюста 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578). Він призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

А ось фізичні особи — підприємці (ФОП) положення цього документа застосовувати можуть (але не зобов’язані!). Це випливає з абзацу другого п. 1.4 Переліку № 578. Підтверджував рекомендаційний характер зазначеного Переліку для ФОП і Укрдержархів у листі від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.

Які ж правила обчислення строків зберігання документів установлено Переліком № 578?

Усі строки зберігання в зазначеному Переліку диференційовані за двома групами підприємств:

  • підприємства, у діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 Переліку № 578 (п. 2.4 зазначеного Переліку);
  • підприємства, у діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій містить графа 4 Переліку № 578 (п. 2.5 цього Переліку).

Нагадаємо: НАФ — це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону № 3814).

Більшість комерційних підприємств у своїй діяльності документи НАФ не створюють, а отже, при визначенні строків зберігання їм слід орієнтуватися на графу 4 Переліку № 578.

Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578). Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2019 році, розпочалося з 1 січня 2020 року.

Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проекту.

Документи, що мають строк зберігання, позначений відміткою «Пост.», належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню (п. 2.6 Переліку № 578).

Документи, для позначення строку зберігання яких Перелік № 578 використовує відмітку «До ліквідації організації», зберігають на підприємстві безстроково. У разі ліквідації такого підприємства вони підлягають повторній експертизі цінності.

За її результатами документи, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, створених для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578).

Строк зберігання документів, для яких у Переліку № 578 стоїть відмітка «Доки не мине потреба», підприємство визначає самостійно. Проте такий строк не може бути меншим одного року (п. 2.9 Переліку № 578).

Якщо поряд зі строком зберігання певного виду документа стоїть відмітка «ЕПК», це означає, що рішення про внесення таких документів до НАФ або про їх знищення приймають експертно-перевірочні комісії державного архіву. На це вказує п. 2.8 Переліку № 578.

Крім того, в згаданому Переліку використовуються й інші примітки, які конкретизують установлені цим документом строки зберігання: «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію». Вони означають, що обчислення строків, наведених у графах 3 і 4 Переліку, здійснюють із зазначеного моменту.

Зверніть увагу: умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, але й закінчення перевірки органами ДПСУ з питань дотримання податкового законодавства. Така примітка в графі 5 Переліку № 578 стосується здебільшого бухгалтерської документації.

У зв’язку з цим нерідко виникає запитання:

Чи можна знищити документи, строк зберігання яких сплив, якщо за час їх зберігання податкових перевірок на підприємстві не було?

На наш погляд, передбачене Переліком № 578 застереження про необхідність зберігання окремих видів документів протягом певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки податківців, повинне застосовуватися з урахуванням вимог ПКУ.

При цьому згідно з п. 102.1 цього Кодексу податківці мають право провести перевірку не пізніше закінчення 1095 дня (для контрольованих операцій (ст. 39 ПКУ) цей строк становить 2555 днів), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо податкова декларація подана пізніше — за днем її фактичного подання.

У свою чергу, відповідно до пп. 44.3 і 44.4 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи (до нього, зокрема, належить законодавство у сфері ЗЕД і РРО), протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності. Якщо звітність не подавали, 1095 днів слід відлічувати з передбаченого ПКУ граничного строку її подання (п. 44.3 ПКУ).

Але зазначений вище строк — не граничний. У разі якщо документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів.

У зв’язку з викладеним напрошується висновок: якщо на момент закінчення передбачених строків зберігання перевірка не розпочата, документи можуть бути знищені (здані в макулатуру).

Але ми б не радили з цим квапитися!

По-перше, про заборону знищувати неперевірені документи говорить Укрдержархів (див. листи від 30.10.2012 р. № 01.2/3388 і від 03.07.2013 р. № 01.2/2629).

По-друге, п. 102.2 ПКУ передбачені випадки проведення податкових перевірок без дотримання строків давності, встановлених п. 102.1 цього Кодексу. Зокрема, такі строки «не працюють», якщо платник податків не подав податкову декларацію за відповідний період.

По-третє, окремі документи (наприклад, банківські виписки) можуть знадобитися при перевірках дотримання законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. А, як відомо, на перевірки щодо ЄСВ (як і щодо внесків до Пенсійного фонду) строків давності немає.

Перевірка проведена, але передбачені строки зберігання документів ще не минули? У цьому випадку передавати документи для знищення також не можна.

Зверніть увагу: строки зберігання документів, визначені Переліком № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 зазначеного Переліку № 578). А ось продовжити їх можна, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства.

У найзагальнішому вигляді всі документи, які утворюються в діяльності підприємств, залежно від строків їх зберігання можна поділити на такі групи:

  1. Документи постійного зберігання (зокрема, документи НАФ).
  2. Документи з установленим строком зберігання, які після закінчення такого строку можуть бути знищені. До них належать:
    • документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
    • документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578)

Зауважте: у разі ліквідації платника податків документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, за період діяльності не менше 1095 (2555) днів, що передують даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку повинні передаватися до архіву (абзац другий п. 44.3 ПКУ).

Крім того, Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мінюста від 14.03.2013 р. № 430 (далі — Перелік № 430) установлює види документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які повинні надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, і строки зберігання таких документів.

Висновки

  1. При визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне чи тривале зберігання або для знищення необхідно керуватися Переліком № 578.
  2. Строки зберігання документів слід обчислювати з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.
  3. Види документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які в разі ліквідації підприємств повинні надходити до архівних установ, установлено Переліком № 430.

Наталія Вороная

Податки & бухоблік

Просмотров: 934 Отправить другу Версия для печати
 

Смотрите также:
Чи має право батько на «декретну» відпустку, якщо матір дитини є приватним підприємцем?
Чи може дружина працювати в магазині чоловіка-підприємця без трудової і зарплати?
Чи впливає перебування у відпустці без збереження зарплати на розрахунок лікарняних?
Як оформити повернення працівників до роботи після карантину?
Самоізоляцію працівників віком 60+ можна оформити як простій
Чи впливає допомога по частковому безробіттю на розрахунок лікарняних?
Накопичувальна пенсійна система: Федерація роботодавців попередила про ризики
Праця неповнолітніх: відповіді на запитання
Без військового квитка тепер не прийматимуть на роботу
Про відпустки — головне
Як заповнити звіт за формою № Д4 при переведенні працівника?
Прощавай: підстави припинення трудового договору
Затверджено нову форму Особової картки дерслужбовця
У украинцев будет две пенсии: когда можно получить?
У лікарняному немає діагнозу та шифру: чи виплачувати лікарняні?
Коли працівника можна звільнити раніше ніж за 2 тижні?
Запрацював розширений перелік підстав для перевірок роботодавців
Новий Трудовий кодекс можуть прийняти вже до кінця липня
Держпраці відновлює позапланові перевірки
Як отримати компенсацію втраченого заробітку за час ізоляції?
Пом’якшення карантину не скасовує неоплачувані відпустки
Алгоритм розрахунку лікарняного
Чи можна піти у «декрет» пізніше належного строку?
Прогул під час карантину: звільнити не можна пробачити?
Ряд повноважень у сфері праці передали від Мінсоцполітики в Мінекономіки
Режим роботи осіб віком 60+, які повинні бути на самоізоляції
Компенсація за додаткову відпустку при звільненні сумісника
Строковий трудовий договір на період карантину
Звільнення вагітної жінки
Прожитковий мінімум хочуть розрахувати по-новому
За яких умов щорічну відпустку можна перенести?
Працівник надав лікарняний з причиною «ізоляція від COVID-19»
Хто отримає подвійну зарплату під час карантину
Від Уряду вимагають зупинити просування законопроекту «Про працю»
Кого в Україні перевірятимуть під час карантину
Накопичувальну пенсію можуть запровадити вже з наступного року
Нюанс звільнення у зв’язку зі скороченням штату
Розміри штрафів, соцвиплат і посадових окладів мають визначати по-новому
Як звільнити працівника за розкрадання майна підприємства?
Особи віком 60+ ще мають перебувати на самоізоляції
Чи може працівник самостійно прийняти рішення самоізолюватися вдома?
Вчасно не розрахувався із працівником при звільненні — заплати штраф
Підстави та умови матеріальної відповідальності працівників
Які види відпусток передбачено для працівників з дітьми?
Графіки роботи працівників можна скоригувати, аби уникнути давки у громадському транспорті
Чи може роботодавець затримати виплату за весь час щорічної відпустки під час карантину?
Підстави для відмови у прийнятті на роботу
Правила роботи в офісах на період карантину
Перевірки Держпраці будуть проводитися по-новому
Звільнення з роботи через конфлікт інтересів
Все новости
Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Кто у вас в компании занимается кадровым делопроизводством?
Менеджер по персоналу
Кадровик
Секретарь
Бухгалтер
А никто им не занимается

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2020 © МЕДИА-ПРО
2020 © HR-Лига
Copyright © 2005–2020 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.