Чтобы деятельность того или иного подразделения компании была эффективной, нужно иметь возможность ее оценить. Это можно сделать с помощью системы ключевых показателей эффективности (KPI).

Принципы KPI

Суть метода управления при помощи KPI (от англ. Key Performance Indicator) заключается в построении «дерева целей» (иначе — «нормативов»), тесно увязанных с бизнес-задачами компании (или отдельного подразделения, или даже отдельного сотрудника) и отслеживание выполнения каждого норматива. Метод позволяет держать под контролем ключевые параметры в заданном коридоре, выстраивать эффективную систему мотивации сотрудников, своевременно находить критические точки и узкие места в работе подразделений или организации в целом.

Необходимо помнить, что для каждой компании набор KPI может быть совершенно разными, как разными будут и глобальные цели и задачи предприятий. Например, если основная цель — «стать наиболее прибыльной компанией в нашем сегменте рынка», то KPI будут прежде всего нацелены на измерение прибыльности и связанных с ней величин. А, допустим, у средней общеобразовательной школы, которая не является коммерческой организацией, будет совсем другой набор KPI (одним из показателей может быть количество учеников, поступивших в ВУЗ после окончания школы).

Очень важно учитывать измеримость показателей. Например, формулировать KPI в виде «привлекать больше заказов от постоянных клиентов» не стоит в том случае, если нам сложно отделить новые заказы от повторных.

Внедрение KPI — задача непростая, она требует участия как высшего менеджмента, так и руководителей подразделений и сотрудников, то есть по сути всей организации.

Использование метода для службы управления персоналом

При построении системы KPI для HR-департамента необходимо руководствоваться следующим принципом: набор показателей, по которым оценивается руководитель службы, должен быть максимально близок к набору ключевых задач подразделения (в идеале — полностью совпадать с перечнем задач подразделения, отраженным в положении об отделе). При этом необходимо идти от стратегических целей компании через бизнес-задачи в целом, конкретизируя их до уровня задач подразделения.

Основной целью HR службы является эффективное использование сотрудников организации. Она включает мероприятия по планированию, найму, отбору, адаптации, обучению, оценке персонала, а также оплате труда, компенсациям, льготам и безопасности труда.

При построении KPI можно ориентироваться на следующие показатели:

• текучесть кадров — отношение сотрудников, ушедших из организации, к общему числу сотрудников;
• трудовую и исполнительскую дисциплину (количество нарушений, взысканий, число уволенных в результате этого);
• аттестацию (количество подлежащих аттестации, прошедших ее);
• число прошедших обучение в отчетный период;
• состояние и структура кадрового резерва, количество резервистов;
• производительность труда;
• укомплектованность кадрами (скорость закрытия вакансий, процент не прошедших испытательный срок, затраты на наем одного сотрудника).

Отдельно хочу сказать о кадровом учете. Это большая сфера на стыке HR и бухгалтерии, и здесь можно ориентировать показатели на успешность проверок трудовой инспекции, а также частоту претензий со стороны сотрудников на оформление документации по кадрам.

Топ-5 наиболее часто встречающихся KPI’s:

1. Управление производительностью труда.
2. Снижение потерь фонда рабочего времени сотрудников компании.
3. Укомплектованность персоналом, своевременное заполнение вакансий.
4. Снижение текучести.
5. Выполнение бюджета затрат на персонал.

Пример дерева нормативов:

1. Текучесть персонала (удельный вес –3)
• Стоимость найма одного сотрудника (3 балла из 10; удельный вес –1)
• Общие затраты на текучесть (7 баллов из 10; удельный вес –3)
• Величина (коэффициент) текучести (8 баллов из 10; удельный вес –1)
• Время заполнения одной вакансии (4 балла из 10; удельный вес –3)
• Срок (время) работы одного сотрудника в компании (5 баллов из 10; удельный вес –2).
  
  
2. Рекрутмент (удельный вес –3)
• Вакантный период по позиции (8 баллов из 10; удельный вес –2)
• Прохождение первичной аттестации новым сотрудником (4 баллов из 10; удельный вес –4)
• Удовлетворенность непосредственного руководителя сотрудником (2 балла из 10; удельный вес –1)
• Процент текучести новых сотрудников (8 баллов из 10; удельный вес –1)
• Финансовые потери от некачественного найма (8 баллов из 10; удельный вес –3).
  
  
3. Обучение и развитие персонала (удельный вес –1)
• Возможности для обучения и роста (2 балла из 10; удельный вес –4)
• Возможности для заполнения вакансий более высокого уровня в результате обучения (3 балла из 10; удельный вес –2).

Важные моменты

Для эффективного внедрения системы KPI в кадровой службе необходимо помнить следующие вещи:

• успех внедрения зависит от общего уровня управленческой культуры (если этот уровень низкий, то внедрение может затянуться или быть осуществленным «для галочки»);
• система показателей должна быть всесторонне продуманной для того, чтобы улучшение одних показателей не было возможно за счет ухудшения других.

Светлана Осадчая
По материалам «Работа.ру»