Сегодня вы не услышите вопрос «Есть ли у вас в компании автоматизация?». Скорее, вас спросят: «Какой уровень автоматизации в вашей компании?».

И в процессе беседы вам обязательно расскажут про автоматизированные процессы в области финансового управления, бухгалтерского учета, производства, продаж и т. д. Конечно, будет упомянуто о кадровом учете и расчете зарплат. Некоторые компании даже внедрили корпоративные базы знаний и отслеживают результаты обучения своих сотрудников. Как результат, компании смогли оптимизировать временны̀е затраты HR-служб и снизить риск ошибки из-за человеческого фактора.

Но вы заметите, что автоматизация реже охватывает область управления персоналом в целом. Я говорю о процессах, более остальных влияющих на эффективность управления персоналом — обучение, подбор, оценка работы сотрудников.

Однако же область управления персоналом как правило оказывается менее всего автоматизирована, несмотря на то, что процессы обучения, подбора и оценки сотрудников имеют сильное влияние на эффективность менеджмента кадров и всего бизнеса в целом.

Прежде чем ответить на главный вопрос, как же, все-таки, повысить эффективность управления персоналом, автоматизируя HR-процессы, хотелось бы проговорить главные ошибки:

• Не принимаются во внимание тенденции, навеянные поколениями Y и Z.
• Отсутствие оптимизации временны̀х затрат на организационно-административные задачи со стороны рабочего персонала.
• Вовлеченность персонала не учитывается при автоматизации процессов.
• Слабо настроены условия для вертикально-горизонтальных коммуникаций между сотрудниками/отделами.
• Не учитывается необходимость планировать компетенции и навыки (профилирование).

Инструменты и механизмы эффективности HR-процессов

После небольшой рефлексии и осознания ошибок при автоматизации HR-процессов, мы подходим к инструментам и механизмам, позволяющим компании положительно влиять на их эффективность:

• Модель компетенций, через которую проходят все HR-процессы.
• Профилирование.
• Система управления эффективностью сотрудников.
• Единое цифровое пространство для сотрудника.

Шаги при автоматизации HR-процессов

Определив инструменты и механизмы можно переходить непосредственно к автоматизации, который было бы правильно разделить на несколько этапов.

Шаг первый: разработка корпоративной модели компетенций или анализ уже имеющейся. При разработке важно опираться на стратегические цели компании, ведь целевой образ сотрудников не может существовать отдельно от целей бизнеса.

Шаг второй: замер соответствия текущих компетенций сотрудников относительно разработанным. Выстраивание системы учета компетенций по компании и отделам — профилирование сотрудников (система управления талантами; не путаем с кадровым учетом).

Шаг третий: проведение оценки всех кандидатов по принятой системе компетенций на этапе отбора в компанию. Хранение данных обеспечивается в CRM, интегрированной с системой профилирования.

Шаг четвертый. Компетенции достаточно динамичны и поддаются развитию, поэтому вам необходимо постоянно актуализировать данные о сотрудниках. В решении этой задачи используем систему управления эффективностью сотрудников, базирующуюся на:

• управлении по целям;
• оценке персонала;
• управлении талантами.

Управление по целям предполагает периодическое выставление индивидуальных планов развития каждому сотруднику. Цели сотрудника определяются стратегией компании и моделью компетенций.

При разработке оценки персонала учитывается периодичность процесса (рекомендуем не реже одного раза в год).

За основные критерии измерения эффективности персонала берутся:

• профессиональные компетенции;
• результативность работы сотрудника;
• потенциал сотрудника (способность к развитию).

По итогам оценочных мероприятий выявляются таланты и при необходимости формируется кадровый резерв. На основе оценочных данных необходимо сформировать рекомендации для развития талантов.

Для получения лучшего результата рекомендуется превратить систему управления эффективностью сотрудников в циклический процесс.

Шаг пятый. Доведение обратной связи по итогам оценки кому-то из руководителей дается легко, кому-то сложнее, а кто-то и вовсе забывает о ней. Но, несмотря на это, обратная связь важна и является одним из главных механизмов влияния на эффективность персонала.

Мы предлагаем использовать как инструмент для решения проблемы отсутствия обратной связи и не только, личные кабинеты или карточки сотрудников. Однако вы можете выбрать любой из инструментов консолидации данных, но принципиально важна возможность открытого доступа каждого сотрудника к собственным данным: таким образом мы добавляем прозрачность в управление карьерой и позволяем сотруднику проводить рефлексию.

При выборе личного кабинета вы получаете возможность реализовать в нем многие рутинные процессы — заявки на отпуск, ведение графика отпусков, поездки в командировки и многое другое.

Принцип единого цифрового пространства в силу времени и тенденций намного ближе современному сотруднику. При использовании такого инструмента мы сокращаем затраты времени персонала на организационные вопросы, перенося их внимание на основную деятельность.

Давайте подведем итог, какой эффект ваша компания может получить при соблюдении наших рекомендаций при автоматизации HR-процессов:

• в вашей компании появляется инструмент эффективного планирования и учета не просто кадров, а компетенций;
• вовлеченность персонала увеличивается;
• вы управляете ожиданиями сотрудников через прозрачную систему мотивации и развития карьерного роста;
• вы быстро находите таланты и развиваете их, сокращая издержки на подбор персонала с внешнего рынка;
• повышается эффективность внутренних коммуникаций по организационным процессам;
• сокращается недополученная прибыль из-за снижения эффективности персонала.

В ходе таких изменений компания становится «легче и поворотливее». А это один из важнейших критериев выживания на нашем непростом рынке.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание

Елизавета Малыхина