Каждый работодатель рассчитывает на то, что его работники будут трудиться продуктивно и приносить компании прибыль. Правда, немногие из них готовы действовать из одного лишь энтузиазма, поэтому дополнительное стимулирование персонала лишним не будет. Одним из инструментов мотивации работника являются премии и надбавки. На практике нередко происходит так, что система премирования и надбавок в организации действует — и действует успешно, но документально не закреплена. Ситуация довольно рискованная — возможны либо претензии со стороны государственных органов, либо конфликты с сотрудниками. Чтобы свести риск к минимуму, необходимо зафиксировать систему премирования работников в специальном локальном акте.
К сожалению, законодательство не содержит примерного текста положения о премировании или рекомендаций по его составлению. Поэтому работодателям остается руководствоваться только собственным опытом создания других локальных актов.
Если организация небольшая, можно разработать общее положение о премировании. Если же компания достаточно крупная, логичнее составить такие документы для каждого подразделения или группы подразделений — их будет удобнее применять, чем единое положение, перегруженное информацией. Такие «соподчиненные» приложения проще изменять, и знакомить с их содержанием можно только заинтересованных работников.
Структура положения о премировании может включать следующие разделы:
общие положения;
виды премий и надбавок, а также показатели премирования;
порядок расчета и периодичность выплат;
перечень выплат, на которые премии и надбавки не начисляются;
заключительные положения.
Этот перечень не является исчерпывающим и в каждой компании он может пополняться разделами, связанными со спецификой ее деятельности. Например, это могут быть разделы с указанием категорий работников, которым надбавки и премии не начисляются, разделы о материальной помощи работникам, о дополнительных выплатах, связанных с временной нетрудоспособностью и пр.
Общие положения
Как правило, в этом разделе указываются цели введения положения. Разъясняется, за счет каких средств производятся выплаты и к каким фондам относятся, на какие категории сотрудников они распространяются. В перечень обычно включают всех штатных работников, а иногда и внешних совместителей. Исполнители по гражданско-правовым договорам не состоят в трудовых отношениях с работодателем, поэтому в число премируемых не входят. Особое внимание следует уделить сотрудникам, которые не отработали полностью период, за который начисляется премия. Полагается ли работнику премия по итогам работы за год, если он увольняется в ноябре? Должен ли сотрудник, принятый в штат организации в мае, получить премию по результатам года? Законодательно данный вопрос не урегулирован, поэтому решение остается непосредственно за работодателем. Если не включить соответствующие условия в положение о премировании, могут возникать конфликтные ситуации.
Виды премий и надбавок
В данном разделе необходимо указать, за что назначается премия, и определить критерии ее выплаты. Наиболее распространены следующие показатели:
рост производительности труда;
улучшение производственных показателей (повышение показателей результативности продаж, улучшение качества выпускаемой продукции и т. п.);
выполнение (перевыполнение) плана;
увеличение объема продаж;
выполнение иных особо важных заданий и срочных работ;
внедрение рационализаторских предложений;
новаторство в труде, освоение новой техники и технологий;
активное участие и весомый вклад в реализацию проектов, разработку и внедрение мероприятий, направленных на экономию средств;
результаты по итогам работы.
При определении вида премии необходимо отказаться от общих формулировок — «за добросовестный труд», «за результаты работы» и т. п., поскольку они достаточно спорные и расплывчатые. Работники могут обжаловать размер премии или ее отсутствие, апеллируя к тому, что «плохой результат — это тоже результат».
Для обоснованного начисления премии необходимо четко зафиксировать в положении показатели премирования. Их следует перечислить и дифференцировать по категориям работников и подразделениям. Например, для работников отдела продаж устанавливаются следующие критерии: повышение показателей результативности продаж, улучшение качества обслуживания клиентов, увеличение объема продаж, выполнение и перевыполнение планов поступления денежных средств.
Работодатель вправе устанавливать доплаты для персонала, он же определяет и перечень доплат, например:
за профессиональное мастерство;
за срочность выполняемой работы;
за срочность выполнения порученного задания;
за ненормированный рабочий день;
за режим труда в летнее время;
за работу в ночное время;
за совмещение профессий, увеличение объема работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
При определении доплаты также необходимо предусмотреть все вопросы и ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы. Не стоит забывать о новых работниках: следует продумать, на основании каких критериев им будут производиться доплаты, определить их размеры и порядок назначения. Например, доплату за профессионализм можно установить следующим образом:
1.1. Доплата за профессионализм устанавливается для каждого конкретного работника на основании оценки успешности работников, проводимой каждый год по решению Работодателя не позднее 1 апреля.
1.2. Размер доплаты устанавливается индивидуально для каждого работника на основе успешности выполнения трудовых обязанностей, достигнутых результатов работы, профессионализма работника.
1.3. Доплата устанавливается работнику с момента окончания оценки успешности работников (с 1 апреля), начисление и первая выплата доплаты производятся 1 июля. При этом в июле помимо суммы доплаты за июль работники получают суммы доплаты с 1 апреля по 31 июня. Далее доплата выплачивается ежемесячно.
1.4. В случае если работнику уже выплачивается доплата за профессионализм, а в результате оценки успешности размер доплаты повышается, разница между доплатами также устанавливается с 1 апреля, а выплачивается с 1 июля.
1.5. В случае, если работник был принят в Компанию в период с 1 января по 1 апреля, то доплата может быть установлена только 1 апреля года, следующего за годом начала работы в Компании.
1.6. Оценка успешности работников заключается в проведении собеседования непосредственным руководителем с сотрудником в конце каждого отчетного года в Компании. По результатам собеседования непосредственный руководитель работника заполняет форму «Оценка успешности работника», являющуюся документом, подтверждающим индивидуальные достижения работника за отчетный период.
1.7. После того, как форма «Оценка успешности сотрудника» будет заполнена, она должна быть подписана работником и его непосредственным руководителем, проводившим собеседование, и передана вышестоящему руководителю для окончательного утверждения. Если вышестоящий руководитель не согласен с общей оценкой, данной работнику, он имеет право внести в форму свои замечания. Он также может указать на необходимость проведения дополнительного собеседования с работником. Работник может использовать оценочный лист для того, чтобы прокомментировать оценку его работы руководителем.
1.8. После процедуры окончательного утверждения форма «Оценка успешности работника» направляется в отдел по работе с персоналом.
1.9. Если до истечения оценочного цикла работник переводится на другую должность и этот перевод происходит до 1 декабря, ответственность за проведение оценки возлагается на нового непосредственного руководителя работника. Если перевод имел место после 1 декабря, вопрос оценки сотрудника должен быть согласован его предыдущим и нынешним руководителем.
1.10. Если работник уволится из Компании в период между 1 апреля и 31 июля, его непосредственный руководитель несет ответственность за то, чтобы оценочные документы этого работника за предыдущий оценочный год были оформлены согласно корпоративным стандартам и предоставлены в Отдел по работе с персоналом как минимум за 5 рабочих дней до последнего дня работы, для того чтобы работнику были выплачены суммы доплат.
1.11. По результатам собеседования Работнику может быть выставлена одна из следующих оценок:
1.11.1. «Исключительно успешно», если в течение всего года сотрудник выполнял свои должностные обязанности исключительно успешно и на неизменно высоком уровне. Принимая решение о такой оценке, руководитель исходит из того, что, по его мнению, работа сотрудника соответствует одному или нескольким из перечисленных ниже критериев:
При решении стоящих перед ним сложных задач сотрудник был в высшей степени инициативен, энергичен и настойчив.
Он привнес в работу существенные новаторские улучшения, которые привели к позитивным изменениям в отношениях с основными внутренними и внешними клиентами/ партнерами.
Он играл ведущую роль в группе, которой удалось выйти на самые высокие производственные показатели.
1.11.2. «Успешно», если сотрудник успешно участвовал в решении задач, стоящих перед Компанией, его результативность была на уровне запланированной, а в некоторых случаях превосходила требования, предъявляемые к работникам, занимающим данную должность.
1.11.3. «Недостаточно успешно», если для достижения приемлемого уровня результативности необходимы определенные улучшения. Принимая решение о такой оценке, руководитель исходит из того, что, по его мнению, работа сотрудника соответствует одному или нескольким из перечисленных ниже критериев:
невыполнение сотрудником своих основных обязанностей, несоответствие установленным стандартам;
невыполнение задач, включенных в согласованный план работы;
неспособность продемонстрировать достаточное количество соответствующих компетенций.
1.12. На основании информации, полученной в результате проведения оценки успешности, Работодатель принимает решения об установлении доплаты за профессионализм.
1.13. После окончательного утверждения все оценочные документы передаются в отдел по работе с персоналом, в задачи которого входит определение круга работников, которым будет установлена или повышен размер доплаты за профессионализм, а также суммы доплат на основании следующих условий:
Установление доплаты за профессионализм возможно только в том случае, если работник по результатам оценочного цикла получил оценку «исключительно успешно» или «успешно».
Размер доплаты определяется исключительно на основе данных о результатах выполнения работником трудовых обязанностей, установленных в ходе проведения оценки успешности работника.
Повышение размера доплаты производится, только если оценка успешности работника равна оценке за прошлый год или превышает ее, а результаты работы в целом превышают аналогичные показатели за прошлый год.
1.14. После составления список работников, которым будет установлен или повышен размер доплаты, проверяется заместителем директора по работе с персоналом и передается на утверждение генеральному директору Компании.
Работодатели обычно категорически возражают против выплаты премий работникам, нарушающим правила внутреннего трудового распорядка и/или не всегда качественно выполняющим свои обязанности. Но в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации «наказывать рублем» нельзя, и работодатель не имеет права прямо указать в положении, что работникам, на которых наложено дисциплинарное взыскание, премия не выплачивается. Чтобы обойти данный момент, можно ввести дополнительный показатель премирования.
Для всех категорий работников Компании устанавливается единый общий показатель для начисления любого вида премии — дисциплина труда, включающий следующие критерии:
качество выполнения должностных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией;
уровень исполнительности сотрудника — отсутствие замечаний по выполнению приказов, распоряжений и решений руководителя Компании и непосредственного руководителя по качеству и срокам выполнения, своевременность, полнота и достоверность представления отчетной и оперативной информации непосредственному руководителю, своевременное доведение информации и документов до подчиненных структурных подразделений;
соблюдение дисциплины — фиксирует отсутствие отмеченных в приказе дисциплинарных взысканий в отчетном периоде, а также других нареканий непосредственного руководителя относительно индивидуальной дисциплины труда сотрудника;
соблюдение и выполнение производственных бизнес-планов и проектов;
улучшение финансовых и производственных показателей;
выполнение производственных и технологических инструкций, положений, требований по охране труда и технике безопасности;
соблюдение установленных требований оформления документации и результатов работ;
соблюдения сроков выполнения или сдачи работ, установленных приказами и распоряжениями администрации или договорными обязательствами;
отсутствие претензий, исков, рекламаций, жалоб со стороны внешних контрагентов;
отсутствие претензий, штрафов со стороны государственных контролирующих органов;
обеспечение сохранности имущества и товарно-материальных ценностей;
отсутствие ошибок и искажений в отчетных документах;
отсутствие нарушений трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка иных локальных нормативных актов.
Порядок расчета и периодичность выплат
В данном разделе нужно зафиксировать механизм принятия решения о назначении премии:
Периодичность начисления и выплаты премии (ежемесячная, ежеквартальная, раз в полгода, годовая, разовая, по окончании проекта).
Основание для рассмотрения вопроса о начислении премии (служебная записка руководителя, отчет работника, план продаж и показатели его выполнения и другие документы, на основании которых работодатель будет принимать решение о возможности выплаты и размере премии).
Лицо, которое принимает решение о выплате премии. В крупных компаниях возможны дополнительные процедуры согласования вопросов о выплате премии, которые также необходимо отразить в положении — определить, кто и в какие сроки рассматривает данный вопрос.
Сроки рассмотрения документов-оснований и сроки принятия решения. Если не закрепить их в локальном акте, работники могут потребовать выплаты премии в сроки, в которые работодатель просто не успеет принять решение. Например, финансовые показатели для начисления премии работодатель получает в мае, а сотрудники заявляют о желании получить вознаграждение в январе. В такой ситуации конфликты и разногласия практически неизбежны.
Процедура доведения решения до работников. Подобные действия необходимы, иначе при возникновении споров, например по вопросу размера премии, работодатель не сможет доказать факт ознакомления сотрудника с принятым решением — с негативными последствиями для себя.
Процедура доведения решения до работников бухгалтерии. Целесообразно вести регистрацию передачи таких документов, например, в специальном журнале. Он должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью. Следует предусмотреть указание даты передачи в бухгалтерию и подпись лица, принявшего документы. Регистрация внутренних документов особенно актуальна в крупных компаниях. В небольших организациях, где генеральный директор зачастую выполняет функции бухгалтера, эта процедура нецелесообразна.
Сроки выплаты премий. Как правило, сотрудники получают премии в день выплаты заработной платы, установленный трудовым договором и локальными актами. Однако в некоторых компаниях сроки могут быть другими — например, в течение пяти рабочих дней с даты принятия решения о премировании.
Перечень выплат, которые не учитываются при расчете премии
Прежде чем утвердить положение, необходимо определить, какие виды выплат не будут учитываться при начислении премии. Особенно актуален этот вопрос для работодателей в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Например, работодатель готов начислять сотрудникам премии в размере 30% от должностного оклада. В таком случае в положении необходимо установить, что премии исчисляются в процентном соотношении исходя из размера оклада (тарифной ставки) работника. Если указать, что премия составляет 30% заработной платы работника, то размер ее значительно возрастет, т. к. в состав заработной платы входят и оклад, и доплата за сверхурочную работу, и районный коэффициент, процентная надбавка. В таком случае, решив выплатить сотруднику премию в размере 6000 рублей с учетом оклада 20 000 рублей, на выходе можно получить сумму в 10 000 рублей. И если в организации 200 работников с такой заработной платой, то незапланированные расходы работодателя могут составить порядка 800 000 рублей.
Таким образом, определяя основу для начисления премий, надбавок, доплат, необходимо определить, какие виды выплат при этом учитываться не будут. Как правило, исключают доплату за сверхурочную работу, доплату за совмещение должностей, компенсацию за работу в выходные и праздничные дни, компенсацию за работу во вредных и опасных условиях труда. Отдельно указывают, что не включаются в базу для начисления выплат командировочные компенсации (суточные, расходы на проживание и проезд и пр.), компенсации за использование личного телефона, автомобиля, доплаты до 100% должностного оклада в случае временной нетрудоспособности и т. п. Также особое внимание стоит уделить периодам, за которые начисляется премия либо другие выплаты. Например, если указать в положении, что сотрудникам причитается доплата за стаж работы в компании более трех лет в размере 5000 рублей ежемесячно, работники приобретают право на получение доплаты и в ежегодном отпуске. Хорошо, если это обычный ежегодный оплачиваемый отпуском. Но сотрудник может взять отпуск без сохранения заработной платы на полгода, уйти в отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или вообще прогуливать второй год подряд. Фактически такой сотрудник не работает, но доплату аккуратно получает. Чтобы избежать подобных затрат, в положении надо указать, что выплаты осуществляются за фактически отработанное время и не начисляются и не выплачиваются в период отсутствия сотрудника на работе. Подобные затруднения возможны и в случае с компенсационными выплатами. Например, компания выплачивает работнику компенсацию за мобильную связь в размере 3000 рублей в месяц. Если не зафиксировать в положении, что такие выплаты осуществляются только за периоды работы, придется предоставлять сотруднику установленную сумму и за периоды, когда тот на работе отсутствовал (из-за отпуска, болезни, прогула, исполнения государственных обязанностей и пр.). Можно установить, что выплата осуществляется пропорционально отработанному времени. В таком случае сумму выплаты за полностью отработанный период, за который она начисляется, делят на количество рабочих дней за период по производственному календарю и умножают на количество фактически отработанных рабочих дней. Следовательно, работодатель не несет дополнительных расходов за те периоды, когда сотрудник не работал.
Заключительные положения
Данный раздел регламентирует порядок вступления в силу положения и срок его действия. Обычно этот локальный акт действует до его отмены или до принятия нового. Если он является приложением к коллективному договору или одним из его разделов, то прекращает действовать по истечении срока действия договора либо продлевается вместе с ним. Обратите внимание: если положение о премировании является частью коллективного договора, то к нему применяются правила изменения коллективного договора. Работодателю это не всегда на руку: трудовой коллектив имеет право участвовать в разработке положения, устанавливать условия назначения и выплаты поощрений. Поэтому в первую очередь необходимо определить, какое место будет занимать положение в системе локальных актов организации.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама