Молчание ягнят, или Как заставить персонал хранить секреты фирмы

Так бывает

Воровство информации не редкость в любой сфере деятельности, в том числе и в журналистике. Бывает, придумываешь тему, собираешь информацию, пишешь текст будущей статьи и, перед самой версткой… обнаруживаешь схожую по тематике публикацию в конкурирующем издании. Готовый материал ложится в ящик до лучших времен, а автору приходится искать новую тему и снова отправляться за информацией… Случаются в жизни неприятные совпадения. Впрочем, на третий-четвертый раз невольно начинаешь задумываться, а не проболтался ли кто конкурентам? Примерно то же происходит и с коммерческими проектами. Пока новый продукт или услуга только готовится к выходу на рынок — конкуренты уже запустили рекламу аналогичного товара. Теперь то, что должно было покорить потребителей своей новизной, в лучшем случае, сможет занять свое место среди аналогичных товаров. Виновниками подобных разочарований нередко становятся сотрудники предприятия, которые из корыстных побуждений, злого умысла или просто из-за безалаберности передали заинтересованным лицам секретную информацию о новом проекте. Две-три фразы, брошенные невзначай на корпоративной вечеринке или короткое письмо по e-mail могут расстроить планы предприятия и стать причиной значительных убытков.

Кто предает

Бизнес-разведчики давно сделали для себя выводы о личных качествах сотрудников, которые легко делятся своими и чужими секретами. Опыт профессиональных вербовщиков показывает, что легче всего идут на предательство люди эмоционально неустойчивые, с низкой, или наоборот, завышенной самооценкой, разочарованные в своих способностях, недовольные служебным или материальным положением, хвастливые, лживые, трусливые, завистливые, эгоистичные, недисциплинированные, неаккуратные, безответственные, склонные к алкоголю и наркотикам.

Соответственно, руководителю следует стремиться к тому, чтобы у людей, причастных к коммерческим секретам фирмы, указанные качества либо отсутствовали, либо не зашкаливали. Однако людей без отрицательных качеств не существует. Некоторые недостатки вполне компенсирует увлечение работой, сопереживание успехам и неудачам компании. Если менеджменту удается сделать подчиненных своими друзьями, единомышленниками и компаньонами, они не пойдут на предательство — для них это станет равноценным измене самим себе.

Где живут патриоты

Руководителю, рассказывая о нуждах предприятия, трудно вызвать сочувствие у сотрудника, который, к примеру, уже третий год не был в отпуске. Гораздо эффективнее развивать патриотические чувства персонала, озаботившись потребностями членов коллектива. Американский психолог Абрахам Маслоу выделил пять групп основных потребностей индивида: физиологические, в обеспечении безопасности, в общении и контактах с другими людьми, в общественном признании своей значимости (получении высокого социального статуса), в самореализации. Зная этот научно установленный факт, можно предположить, что создав на предприятии условия для удовлетворения сотрудниками потребностей в реализации их способностей и потенций, в общественном признании значимости их успехов, можно создать благоприятный социально-психологический климат, снизить текучесть кадров, сформировать «фирменный патриотизм».

Как достичь подобной идиллии — отдельная тема. Пока же отметим, что бездарное формирование корпоративного духа, вызывает в сотрудниках скорее цинизм, нежели патриотизм. Тем не менее если компании все же удалось создать здоровый корпоративный дух, то в такой обстановке маловероятно появление работника, пытающегося самоутвердиться путем передачи конкурентам сведений, не подлежащих разглашению. А если такой и появится, то рядом всегда будут патриотично настроенные коллеги, которые по собственной инициативе постараются помешать товарищу навредить предприятию. По мнению специалистов в области безопасности, вполне надежным можно считать коллектив, в котором на 8–10 лояльных, патриотично настроенных работников среднего звена приходится не более одного сомневающегося, потенциально готового к негласному сотрудничеству с другими структурами.

Добиться такой пропорции в коллективе и таким образом минимизировать утечку конфиденциальной информации легче всего на предприятии, где:

создана действенная система материальных стимулов;
каждый сотрудник обеспечен долговременной работой;
к подчиненным относятся как к самостоятельным индивидам;
есть перспектива участия в прибыли предприятия;
созданы возможности для продвижения по службе;
обеспечено участие всего персонала в выработке решений;
создана гибкая, не травмирующая система увольнений.

Создание благоприятной атмосферы на предприятии специалисты считают едва ли не основной мерой по предупреждению утечки конфиденциальной информации через сотрудников. Это объясняется тем, что привлечь сотрудника к административной или же уголовной ответственности за разглашение коммерческой тайны очень сложно. Однако если собрать все доступные способы упреждения нарушений, получается вполне эффективный комплекс мер, продуманная реализация которого может стать надежной защитой от разбазаривания конфиденциальной информации сотрудниками предприятия.

Комплексный подход

Юристы, кадровики и эксперты по безопасности утверждают, что добиться максимального эффекта в деле сохранения фирменных секретов можно только объединив юридические, административные и социально-психологические меры по предотвращению разглашения внутренней информации.

Юридические меры включают в себя документальное оформление перечня сведений, составляющих коммерческую тайну и составление сопутствующих документов. Составляя список, нельзя забывать, что Кабинет Министров в свое время утвердил перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне.

Пока не оформлены соответствующие внутренние документы, коммерческой тайны на предприятии де-юре не существует и хранить важные для компании сведения никто не обязан. Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию должен быть утвержден приказом. Кроме того, имеет смысл разработать положение о коммерческой тайне, регламентирующее порядок доступа к секретной информации.

Кроме распорядительных документов, юристы советуют заготовить бланки специальных расписок. Каждый сотрудник, ознакомившись с перечнем секретной информации и правилами доступа к ней, должен будет заполнить бланк расписки и поставить на нем свою подпись в подтверждение того, что с соответствующими приказами ознакомлен и обязуется выполнять внутренние распоряжения. При этом сотруднику желательно напомнить законодательные нормы, предусматривающие санкции за разглашение конфиденциальной информации.

Целесообразно раз в год или даже в полгода проводить занятия, посвященные вопросам хранения секретов фирмы, поскольку со временем людям свойственно забывать о своих обязательствах.

Административные меры подразумевают создание оптимального режима доступа к коммерческой тайне. С одной стороны ограничения не должны препятствовать нормальному течению рабочего процесса на предприятии, с другой — перечень работников, имеющих доступ к конфиденциальной информации должен быть максимально сужен. Задача администратора — найти золотую середину и отразить сбалансированную систему доступа в положении о коммерческой тайне. Как минимум, документ должен содержать сведения о том, какие должностные лица к какой информации получают право беспрепятственного доступа. В положении не помешает также указать, что делать, если сотруднику понадобилась информация, к которой у него нет прямого доступа.

В больших компаниях для получения разового доступа к секретной информации, руководителю соответствующего уровня направляют служебную записку с обоснованием необходимости предоставления доступа и объема интересующих сведений. Эта процедура также должна быть урегулирована положением о конфиденциальной информации.

Еще одним направлением административной защиты секретной информации можно считать максимальное ускорение внедрения новшеств, представляющих интерес для конкурентов. Это касается не только производства товаров и услуг, но и регистрации логотипов, товарных знаков, патентов на изобретения.

Корпоративные и социально-психологические меры. Здесь можно выделить два основных направления: это, во-первых, правильный подбор и расстановка кадров, во-вторых, как уже говорилось, использование материальных и моральных стимулов для формирования лояльного отношения персонала к компании. Западные специалисты по экономической безопасности считают, что от правильного подбора, расстановки и стимулирования персонала сохранность фирменных секретов зависит как минимум на 80%. Кроме того, необходимо создать у сотрудников ощущение неотвратимости наказания.

Обратный эффект

Опыт подсказывает, что несоблюдение работодателем честных правил игры по отношению к персоналу приводит к самым неожиданным последствиям.

Так, например, известно немало случаев, когда собственники вполне солидных организаций повышали требования к сотрудникам, но при этом планомерно урезали нормы оплаты труда, делая это таким образом, что часть персонала чувствовала себя попросту обманутой. В считанные месяцы вполне добросовестные работники теряли уважение к компании вообще, и ее руководителям в частности, превращаясь из лояльных сотрудников во врагов фирмы, эдаких диверсантов-любителей.

О разделении понятий

В теории права, да и в специальной литературе, помимо понятия «коммерческая тайна», упоминается и словосочетание «служебная тайна». К последнему, очевидно, относится обобщенный перечень сведений, доступ к которым ограничен кругом исполнителей со специфическими служебными обязанностями — таким сотрудникам запрещено разглашать эти сведения. Заметим, что необходимость сохранности служебной информации, как правило, не связана с ее коммерческой ценностью, хотя и не исключается, что она может иметь коммерческий характер. Говоря об информации с ограниченным доступом, многие эксперты предлагают руководствоваться следующим принципом: если конфиденциальная информация имеет коммерческое значение (т. е. может быть использована третьими лицами в хозяйственной деятельности в целях получения прибыли), ее защита осуществляется в режиме коммерческой тайны. А если информация сама по себе коммерческого значения не имеет (например, сведения о режиме рабочего дня предприятия, других правилах, установленных на предприятии, отношениях внутри трудового коллектива и т. д.), то такая информация уже не коммерческая тайна, но может быть защищена от третьих лиц в качестве конфиденциальной информации. Предполагается, что в этом случае такая информация является служебной тайной. Данные понятия следует разделять при составлении внутренних документов и регламентации ответственности за утечку той или иной информации.

Почему сливают

Причины разглашения коммерческих секретов:*

Болтливость сотрудников, особенно связанная с употреблением алкоголя и общением в дружеских компаниях — 32%.
Стремление сотрудников заработать деньги любым способом, по принципу «деньги не пахнут» — 24%.
Отсутствие службы безопасности фирмы — 14%.
«Советская» привычка персонала делиться опытом, давать советы — 12%.
Бесконтрольное использование информационных и копировальных средств на фирме — 10%.
Психологические конфликты между сотрудниками, между сотрудниками и руководством — 8%.

* Составлено по результатам опросов
среди крупнейших российских компаний в 2003 году.

Что противопоставить

Вместе с руководством и экспертами специалист по безопасности должен определить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В этом перечне имеет смысл отметить наиболее ценную информацию, нуждающуюся в особой охране.
Установить сроки, в течение которых те или иные сведения являются секретными (либо закрытыми для посторонних лиц).
Выделить категории носителей секретной и закрытой информации — конкретных сотрудников; документы, изделия, материалы; технические средства хранения, обработки, тиражирования и передачи информации; физические излучения.
Определить место, время и форму хранения конфиденциальной информации.
Составить схему работ с конкретными сведениями, находящимися на тех или иных носителях.

Закон и тайна

Что не является коммерческой тайной:**

учредительные документы, документы, разрешающие заниматься предпринимательской деятельностью и ее отдельными видами;
информация по всем установленным формам государственной отчетности;
данные, необходимые для проверки начисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;
ведомости о численности и составе работающих, их заработной плате в целом и по профессиям и должностям, а также наличие свободных рабочих мест;
документы об уплате налогов и обязательных платежей;
информация о загрязнении окружающей природной среды, несоблюдение безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью, а также другие нарушения законодательства Украины и размеры причиненных при этом убытков;
документы о платежеспособности;
сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, союзах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью;
сведения, подлежащие оглашению в соответствии с действующим законодательством.

** Из постановления Кабинета Министров Украины
от 9 августа 1993 года № 611.

О корпоративном патриотизме

На сегодняшний день в менеджменте не существует определенных методов работы с персоналом, которые полностью исключали бы возможность разглашения коммерческой тайны и конфиденциальной информации о компании. Самая эффективная превентивная мера — это формировать преданный компании коллектив. Поскольку сохранность корпоративных тайн базируется исключительно на высокой лояльности сотрудников своей компании.

Посему необходимо создать и внедрить прозрачную и понятную персоналу программу мотивации, так называемый социальный пакет и систему вознаграждения персонала. Как показывает опыт, факторами, способствующими формированию преданности сотрудников, могут быть: зависимость заработной платы от стажа работы в компании, возможность повышения своей квалификации, получение ссуды на покупку автомобиля или недвижимости, медицинское страхование и прочие социальные и материальные блага. Это же относится и к планированию карьеры сотрудников: каждый должен четко понимать перспективу своего карьерного роста — проработав в компании определенное время и достигнув высоких результатов, он может рассчитывать на продвижение по служебной лестнице.

Болтуна не накажешь

Крайне нежелательно допускать крен в сторону административных мер по защите коммерческой тайны. Особенно опасным представляется внедрение режима тотального контроля за действиями работников, который в наиболее «тяжелых» случаях может доходить до отслеживания их электронной переписки и телефонных переговоров. Такой подход в конечном итоге приводит к многочисленным конфликтам внутри предприятия, а иногда даже к деградации и разрушению компании. Нужно быть осторожным и принимая меры в отношении возможных нарушителей. Обычно до публичных разбирательств дело не доходит — если человек чувствует себя виновным, во избежание развития конфликта он, как правило, увольняется «по собственному желанию». Само по себе подозрение в разглашении сотрудником коммерческой тайны не может являться основанием для его увольнения и применения к нему предусмотренных законодательством санкций. Если же уволенный по инициативе компании сотрудник посчитает, что его уволили необоснованно, он может обжаловать действия руководства в суде, причем в этом случае вероятность его восстановления на работе и назначения ему всевозможных компенсаций за незаконное увольнение будут достаточно велики.

Наталья Кабирова, Вадим Кульпинов
По материалам «КОНТРАКТЫ»