Мы живем в динамично развивающемся мире, и многие профессии выходят на новый уровень. К примеру, HR-менеджер давно перестал быть «кадровиком», и сейчас представляет собой многопрофильного специалиста. Современный HR-специалист занимается:

• развитием бренда компании;
• корпоративной культурой;
• оценкой эффективности сотрудников;
• определением требований к будущим сотрудникам, ведением базы кандидатов;
• вопросами повышения продуктивности сотрудников;
• учетом отпусков и больничных;
• организацией митингов и опросов;
• проведением встреч 1:1 (one-to-one) и Performance review;
• подготовкой корпоративов и многим другим.

Половина этих задач предполагает ежедневное заполнение таблиц и создание документов. Такая работа очень важна для бизнеса, но, к сожалению, отбирает много ресурсов у HR-специалиста. Имея объемные задачи, HR вынужден ежедневно тратить на их выполнение массу времени, отодвигая другие, не менее важные задачи. В итоге над HR-специалистом Дамокловым мечом висит выгорание, и никакой тайм-менеджмент не спасает.

Есть ли выход из этого бесконечного цикла? Один из возможных вариантов улучшения ситуации — автоматизация рутинных задач HR-менеджера. Системы для автоматизации и диджитализации HR-процессов набирают обороты, становятся все популярнее и предлагают все более широкий функционал.

Диджитализация постепенно превращается из стремления оптимизировать процессы в острую необходимость современного HR-а. В том числе потому, что в HR-специалистах наконец-то стали видеть не просто «девочек, которые приглашают на собеседование и предлагают кофе соискателю». А комплексных специалистов, помогающих компании активно развиваться. Это очень важная тенденция в мире управления человеческими ресурсами. Благодаря ей постепенно приходит понимание потребности разгрузить HR-а и автоматизировать часть процессов, чтобы высвободить ресурсы для других важных задач. Вести таблицы и учет может автоматическая система, в то время как для поддержания мотивации и профессионального роста сотрудников важно живое общение с HR-специалистом.

Что дает диджитализация?

Современные системы автоматизации HR-процессов способны:

• работать с absence management (учет отпусков, отгулов, командировок, болезней и пр.);
• мониторить настроение сотрудников;
• отслеживать адаптационные процессы, развитие сотрудников, мотивацию и систему вознаграждений;
• интегрироваться с мессенджерами и порталами по поиску работы;
• составлять подробные аналитические отчеты;
• создавать kanban-доски для рекрутинга;
• экономить средства компании за счет автоматизации рутинных задач и многое другое.

Как это работает? Например, система сама будет вести учет отгулов, болезней, отпусков и отсутствия по другим причинам. Любой сотрудник из своего личного кабинета запрашивает отпуск, и он либо назначается автоматически, либо HR получает уведомление и может скорректировать дату вручную. Не нужно тратить время на отдельную встречу, дополнительные документы и прочую бюрократию, все делается за пару кликов.

Или, скажем, мониторинг настроения. Не секрет, что настроение влияет на качество работы. Мониторить настроение важно, но как это делать каждый день? Представьте себе компанию, где несколько сотен человек. HR просто физически не может подойти к каждому и за чашкой кофе невзначай узнать, как дела и все ли в порядке. Система мониторинга позволяет отслеживать, все ли устраивает сотрудника и как его настроение влияет на работоспособность. Сотрудник заходит в систему и приветственный экран предлагает ему выбрать настроение и прокомментировать его. HR получает график по всем сотрудникам. Тратится всего пара минут, но результат превосходит все ожидания. Сотрудник может описать все, что ему нравится и не нравится на рабочем месте, а HR держит руку на пульсе компании, не пытаясь оббежать все отделы в надежде собрать информацию. Можно, конечно, сказать, что такой способ менее душевный, чем личное общение, но в большой компании общаться со всеми лично нет никакой возможности. В итоге мы имеем или современный мониторинг настроения через HR-систему, или ничего.

Отслеживание адаптационных процессов, мотивации и системы вознаграждений реализуется через возможность назначать Welcome, Probation, Adaptation, Exit interviews, встречи 1:1, создавать шаблонные анкеты для оценки продуктивности работы сотрудника и так далее.

Интеграция с мессенджерами и сервисами по поиску работы позволяет заполнять и размещать новые вакансии в несколько кликов. Как правило, автоматизированные системы позволяют размещать вакансии на личном сайте компании и различных внешних сервисах.

Удобный инструмент для планирования и мониторинга работы, благодаря автоматизированным HR-системам, доступен в электронном виде. Kanban позволяет визуализировать рабочие процессы, отмечать выполненные задачи, добавлять новые, смотреть, какие находятся на стадии выполнения, и так далее. Чем больше у вас задач, тем более нагроможденной выглядит доска, и тем сложнее разобраться в задачах и их категориях. Автоматизация этого процесса позволяет легко и быстро сортировать и анализировать существующие задачи.

Все это в сумме существенно экономит время HR-а, который теперь может больше внимания уделять людям, не тратя ресурсы на рутинные задачи.

Существуют разные системы для автоматизации HR-процессов. Давайте познакомимся с ними поближе.

Автоматизация рекрутинга и HR: обзор 4 инструментов

1. BambooHR

Система для HR-специалистов, предлагающая комплексные решения для управления персоналом. Лучше всего подходит для растущих, небольших и средних компаний. Возможности BambooHR:

• система поиска и отслеживания кандидатов;
• система отслеживания вознаграждений;
• интеграция с другими инструментами (Zapier, Okta, OneLogin, Indeed, Greenhouse) и детальная аналитика;
• встроенный календарь событий;
• мониторинг и управление обучением сотрудников;
• детальная документация (FAQ);
• доступ через мобильные платформы.

2. Hurma System

Недавно появившееся на рынке решение, которое сочетает в себе процессы рекрутинга, HR и OKR (Objectives and Key Results). В системе есть пакеты для компаний разных объемов, подходит, как для растущих команд, так и для крупных. Возможности Hurma System:

• мониторинг настроения сотрудников;
• организация структуры компании в виде дереве;
• синхронизация с календарем Google, уведомления о событиях компании;
• личный кабинет для каждого сотрудника;
• парсинг резюме;
• автоматизация Performance review, Welcome/Adaptation/Probation/Exit interview;
• возможность запросить one-to-one с HR и руководством;
• работа с OKR;
• absence management;
• база вакансий компании и база кандидатов для рекрутера;
• публикация вакансий на сайте компании;
• интеграция с LinkedIn;
• ведение статистики рекрутинга и HR-процессов.

3. Workable

Система управления рекрутинг-процессами, сочетающая в себе мониторинг кандидатов (Applicant Tracking System) и рекрутинг-платформу с сильным движком поиска, основанным на машинном обучении и ИИ. Возможности Workable:

• быстрый парсинг резюме;
• автоматизация поиска сотрудников (конструктор для создания анкет, резюме и вакансий);
• интеграция с job-порталами;
• интеграция с LinkedIn и возможность поиска кандидатов через социальные сети;
• брендирование интерфейса системы под фирменный стиль вашей компании;
• синхронизация календаря и расписание задач для HR-отдела;
• импорт существующих баз данных;
• персональный менеджер, служба поддержки через телефон и email;
• мобильное приложение;
• расширение под Google Chrome для быстрого поиска кандидатов.

4. Zoho People

Программное обеспечение для управления персоналом, предназначенное для малых и средний компаний. Обладает простым интерфейсом и работает сразу «из коробки». Возможности Zoho People:

• наличие функционала для ведения absence management;
• шаблоны для стандартных HR-документов;
• наличие мобильного приложения и web-версии;
• трекер отработанного времени;
• ведение аналитики для HR;
• функции для проведения Performance review;
• электронная подпись;
• внутренняя аналитика и отчетность.

У данных систем есть как общие, так и отличающиеся моменты. Перед тем как выбрать подходящий для себя инструмент, изучите его плюсы и минусы. Также советуем обратить внимание на потребности вашей компании, чтобы подобрать максимально соответствующий функционал.

Будущее HR-менеджмента — за автоматизацией

Работа HR-специалиста крайне важна для компании. HR-менеджер выступает буфером между сотрудниками и руководителями, развивает бренд компании, улучшает корпоративную культуру, занимается мотивацией и адаптацией сотрудников. Помимо этого, нужно вести документацию, отслеживать все больничные, отпуска, командировки, проводить собеседования, назначать события и так далее. Все эти задачи необходимо выполнять на высоком уровне и без ошибок, так как часто от HR-а зависит работа других специалистов.

Автоматизация позволяет уменьшить объем рутинных дел, поставив их на поток, и сместить фокус на задачи более высокого уровня, такие как повышение лояльности, мотивации и продуктивности команды, адаптация новых сотрудников, развитие корпоративной культуры и многое другое.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание

Владимир Федак