Не все системы ключевых показателей эффективности способны заставить работников бухгалтерии выполнять свои обязанности более эффективно и качественно. Однако все может измениться, если к мотивации подключить игровой процесс.

Недавно главный бухгалтер одной крупной компании задал мне вопрос: «Как мотивировать подчиненных, в обязанности которых входит выполнение важной, ответственной, но при этом довольно рутинной, однообразной работы?» Действительно, когда речь идет, например, о менеджерах по продажам, то все просто и понятно: мотивация направлена на увеличение объемов сбыта или рост количества клиентов. А как быть с сотрудниками бухгалтерии, которых сложно оценить по выполнению большего или меньшего объема работ? От бухгалтера требуется исполнение именно определенного круга задач. При этом, как правило, деятельность таких специалистов жестко регулируется законодательством или внутренними нормативно-правовыми актами (инструкциями и регламентами компании).

Проблемы мотивации вызваны спецификой работы

Традиционно системы финансовой мотивации (то есть премирования) основаны на выполнении сотрудниками ключевых показателей эффективности (КПЭ). Самый главный вопрос, который всегда возникает при введении системы премирования, — это определение ее показателей.

Какие КПЭ можно установить для бухгалтеров? С одной стороны, без этого подразделения не может обойтись ни одна компания. С другой стороны, явно видимых дополнительных ценностей бухгалтерия не создает. Кадровик сталкивается с проблемой при постановке целей по повышению эффективности для данного подразделения. Обычно все сводится к различным интерпретациям отсутствия ошибок при выполнении определенного перечня обязанностей. Другими словами, если не выявлено каких-либо «отклонений» при исполнении обязанностей, то считается, что бухгалтер работает хорошо. При этом сотрудник привыкает к премии как к постоянной части зарплаты, а если поощрения лишают, то только при форс-мажоре. Получается, что система премирования становится системой наказания, а не мотивации.

По нашему мнению, даже грамотно разработанные КПЭ не мотивируют работников бухгалтерии. Причина заключается в специфике данного подразделения. Невыполнение даже одной целевой планки — это чрезвычайное происшествие. Как сказал упомянутый выше главный бухгалтер: «Если я несвоевременно отчет в налоговую сдам, меня не 15 процентов премии лишать нужно, а уволить за несоответствие должности». В итоге специалисту приходится сосредотачиваться на скрупулезном выполнении всех предписаний законодательства в попытках угодить руководству. Работа превращается в рутину, интерес к ней теряется, а следом снижается и производительность. В проигрыше остается как компания, так и сотрудник.

Решение найдено

Предлагаем вашему вниманию идею, как можно добиться стабильных показателей качества выполнения работы и при этом повысить интерес сотрудников бухгалтерии к каждодневной деятельности. Всем известны лотереи. Современные психологи и философы объясняют, что игра — это не только не порок, а в большинстве случаев простой и эффективный способ проведения досуга. У каждого своя причина для игры, а вот результат у всех общий — она исцеляет: кого от скуки, кого от чрезмерного напряжения, кого от неуверенности в собственных силах. Игра настраивает на позитив. В процессе нее человек подсознательно настраивается на выигрыш, а, как утверждают психологи, «ожидание чуда окрыляет не меньше, чем само чудо». Поэтому мы рекомендуем использовать инструмент игры в мотивации персонала.

Большинство руководителей готовы выплачивать работникам бухгалтерии некоторую небольшую премию за качественное выполнение обязанностей. Но эта незначительная сумма вряд ли станет серьезным мотивирующим фактором, да и особой радости сотруднику она не принесет. А вот если сложить все премии воедино, получится уже более существенная сумма, за которую можно и побороться.

Разрабатываем требования к участникам и правила

Первое, что нужно сделать, — сформировать призовой премиальный фонд, примерно равный сумме, которую работодатель и так был бы готов заплатить сотрудникам бухгалтерии за хорошую работу. Далее работник должен «оплатить» вступительный взнос за возможность участвовать в розыгрыше. В нашем случае «взнос» — это выполнение всех показателей стандарта качества работы. Тем бухгалтерам, которые в течение заданного периода времени выполнили все пункты стандарта, предоставляется возможность участвовать в розыгрыше. Конечно, для объективности оценка качественного выполнения обязанностей должна проводиться по четко установленным критериям. Например по системе чек-листов.

Чек-лист — это список параметров успешного выполнения обязанностей работника. Такой перечень критериев создается универсальным для должностей с одинаковыми обязанностями и может отличаться в зависимости от уровня ответственности и требований к должности. В чек-лист могут включаться любые показатели, характеризующие качество и эффективность работы: от выполнения требований законодательства и внутренних нормативно-правовых актов до более сложных финансовых или производственных показателей. Главное, чтобы все эти показатели были измеримы и имели четкие параметры успешного выполнения.

На основе созданных чек-листов вводят систему оценки. Чаще всего используется двоичная или троичная система оценки:

• Двоичная система предполагает оценку каждого показателя по принципу «выполнил — не выполнил», то есть, ставится знак «+»/«1» (требование выполнено) или «–»/«0» (требование не выполнено).
  
  
• Троичная система оценок предполагает возможность проставления оценок: «2» (требование выполнено полностью), «1» (требование выполнено частично) или «0» (требование не выполнено).

После подсчета результатов для каждого сотрудника определяется уровень выполнения стандарта качества работы: хороший, удовлетворительный и неудовлетворительный. По результатам оценки проводится отсев работников, не имеющих возможности претендовать на приз, — к участию в лотерее допускаются только те, кто получил хороший результат. В случае если работники не набирают нужного количества баллов для участия в розыгрыше, они не чувствуют себя наказанными, а лишь корят себя за упущенную возможность. Более «удачливые» сотрудники принимают участие в розыгрыше. Все как в настоящей лотерее: за первое место — джек-пот, за второе и третье — утешительные призы.

Пример Бухгалтерия фирмы состоит из 12 сотрудников. При разработке системы мотивации менеджмент компании готов выделить на премии 10% от месячного оклада сотрудников подразделения и завязать их на выполнение ключевых показателей эффективности. При средней зарплате бухгалтера в 50 000 руб. размер премии отдельно взятого бухгалтера составил 5000 руб. Система мотивации разработана на основе выполнения стандартов качества работы и проведении ежеквартальной лотереи. Призовой фонд в такой системе составляет 60 000 руб. Розыгрыш стал важным событием, которого все с нетерпением ждали. Он был абсолютно открытым для того, чтобы сохранить доверие работников. Ежемесячно на каждого бухгалтера заполнялся чек-лист со стандартами качества работы. После этого формировался список из пяти лидеров рейтинга по выполнению стандартов. Среди финалистов проводился розыгрыш в присутствии всех работников. Процедура занимала около 10 минут, поэтому на ход рабочего процесса это не сильно влияло. В лотерейный барабан складывались записки с именами финалистов, а затем по очереди доставали три из них. Первый, второй и третий участник получали соответственно 40 000, 15 000 и 5000 руб. в качестве премии. Образец чек-листа В итоге все остались довольны: работники — необычной интересной процедурой и праздником каждый месяц, менеджмент компании — качественной работой подразделения и вовлеченностью работников.

Результаты

Выигравший лотерею чувствует себя вознагражденным за приложенные усилия, получив в качестве приза существенную прибавку к зарплате. Остальные понимают, что могли оказаться на его месте, но сегодня им просто не повезло. Нет любимчиков, нет обиженных несправедливостью — все играют по единым правилам, ведь в следующий раз кто-то другой может оказаться на первом месте.

Вместо рутинной рабочей атмосферы персонал получает увлекательный игровой процесс. Во-первых, сотрудники стремятся попасть в список участников розыгрыша, ведь ощущение упущенной возможности по масштабу может сравниться с реальной потерей. Во-вторых — все работники имеют равные возможности претендовать на получение джек-пота и с интересом ждут развязки.

В-третьих, получивший приз имеет действительно весомое вознаграждение своих усилий. Работники ощущают себя частью коллектива и не чувствуют себя обделенными или обиженными. Конечно, использование данного инструмента не должно превратиться в простой розыгрыш суммы в конце месяца (квартала). Бухгалтеры должны понимать, что для попадания в список участников необходимо выполнить некоторые условия. Чем эти условия понятнее и четче, тем мотивация становится выше, а игра — интереснее.

В 21 веке ни один бухгалтер не может представить свою работу без помощи программ. 1С онлайн Украина одно из самых продвинутых облачных решений в бухгалтерии.

Яков Федоренко