Сложность отбора нужных людей диктует специалистам необходимость разработки программ и процедур оценки и отбора кандидатов на различные должности. Сформулировать наиболее адекватные критерии для отбора персонала можно только тщательно изучив требования, которые предъявляет работа к людям. Для этого нужна профессиограмма должности — описание особенностей конкретной должности, раскрывающее специфику профессионального труда и требований, которые предъявляются к специалисту.

Профессиограмма должности «Секретарь»

Другие названия должности: Секретарь-референт / Персональный помощник

Подчиняется: Генеральному директору / Директору по персоналу

Подчиненные: Нет

Цель: Обеспечение административной поддержки руководителя компании

Задачи:

• Обеспечение необходимого документооборота.
• Организация рабочего дня руководителя.

Функции:

• Составляет расписание дня руководителя, организует деловые встречи, командировки.
• Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы.
• Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
• Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы.
• Организует взаимодействие между руководителем и остальными сотрудниками компании.
• Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю компании.
• Организует работу приемной руководителя.
• Выполняет отдельные поручения руководителя.
• Сопровождает руководителя во время деловых поездок.

Требования к опыту и квалификации:

• Высшее образование.
• Знание иностранного языка.
• Опытный пользователь ПК.
• Высокий уровень делового этикета.
• Опыт работы секретарем не менее 2 лет.
• Коммуникабельность, презентабельный внешний вид.

Профессионально важные качества:

• высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения внимания (способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой);
• высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
• развитие мнемических способностей (хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти);
• способность быстро действовать;
• эмоциональная устойчивость;
• аккуратность;
• организованность;
• ответственность;
• коммуникабельность (общительность);
• способность планировать свою работу;
• склонность к работе с документами.

Примерный набор тестов для оценки способностей секретаря

1. Краткий отборочный тест

Методика является адаптацией теста Вандерлика, который в свою очередь является адаптацией теста Отиса. Относится к категории тестов общих умственных способностей, разрабатывающихся для быстрой предварительной оценки персонала. Тест диагностирует следующие «критические точки» интеллекта: — Способность обобщения и анализа материала. — Гибкость мышления. — Инертность мышления. Переключаемость. — Эмоциональные компоненты мышления. Отвлекаемость. — Скорость и точность восприятия. — Употребление языка. Грамотность. — Выбор оптимальной стратегии. Ориентировка. — Пространственное воображение. — Математические способности.

2. Сравнение строк

Методика предназначена для оценки внимательности, способности к скрупулезной работе. Рекомендуется для подбора сотрудников на должности, связанные с ответственной работой с информацией, подготовкой важных документов (особенно финансовых). Автор: Васищев А.

3. Точность выполнения инструкций

Тест специальных способностей. Вербальная когнитивная методика. Предназначена для оценки способности к длительной и тщательной работе. Автор: Васищев А.

4. Субтест 9 IST Р. Амтхауэра «Запоминание»

Субтест 9 адаптации широко известного теста структуры интеллекта (IST) немецкого психолога Р. Амтхауэра. Субтест предназначен для исследования способности сосредоточить внимание и сохранить в памяти усвоенное.

5. Диагностика стрессоустойчивости личности

Методика предназначена для изучения устойчивости личности к воздействию стрессовых ситуаций. Автор: Фетискин Н.

6. Методика Айзенка (форма B)

Личностный опросник Айзенка направлен на исследование таких свойств темперамента, как «импульсивность» и «общительность».

Предлагаем следующую идеальную модель для должности:

• Эмоциональные компоненты мышления — 25%
• Гибкость мышления — 80%
• Грамотность — 90%
• Способность обобщения и анализа материала — 60%
• Скорость и точность восприятия — 90%
• Внимание, способность к скурпулезной работе — 80%
• Способность к длительной и тщательной работе — 70%
• Память — 75%
• Стрессоустойчивость — 80%
• Экстраверсия (открытость, общительность) — 75%
• Нейротизм (эмоциональная неустойчивость) — 25%
• Шкала лжи — 30%

Качественная профессиограмма позволяет определить критерии отбора нужных людей и подобрать соответствующие инструменты. Грамотное использование тестов дает экономию времени службе персонала и значительное повышение качества отбора. Тест должен делать работу за менеджера по персоналу, давая необходимую информацию, и делая это намного быстрее, чем делал бы человек. Пробуйте разные методики, оценивайте их конкретную точность и полезность для себя.

Роман Слезкин