Робочий час містить не тільки виконання безпосередніх посадових обов’язків. Крім перекусів, перекурів і прогулянок по офісу з метою розім’ятися, співробітники часто зловживають особистими справами. Деякі пишуть повідомлення і відповідають на телефонні дзвінки, які далекі від робочої комунікації. Інші витрачають час на онлайн-ігри або покупки. Ще є ті, хто не проти поспілкуватися з колегами в месенджері або в корпоративному чаті.

Як мінімізувати час, витрачений на неробочі процеси, і підвищити продуктивність колег, поборовши їхні шкідливі звички?

Шкідливі звички є у всіх. І вони дуже різні. Хтось голосно говорить і при цьому сильно махає руками, хтось постійно спізнюється або страждає синдромом прокрастинації. Ще є пліткарі та любителі істерик. Ті, хто постійно щось жує або ходить за 5-ю чашкою кави. При цьому, якщо така людина перебуває в колективі, подібні звички можуть зникнути самі собою. Наприклад, працівник не бажає, щоб йому робили зауваження і кидали в його бік невдоволені погляди, тому докладає зусиль і позбавляється від шкідливих умов. Або ж більш кардинальний метод: згубні звички допомагають викорінити колеги. Існує чимало реалістичних смішних і не дуже історій про те, як співробітнику допомогли вилікуватися.

Але зараз не про поодинокі випадки, а про масові «шкідливості», що негативно позначаються на продуктивності праці кожного окремого співробітника і роботи компанії в цілому.

1. Особисті справи в робочий час

Особисті телефонні дзвінки, довгі листування в чатах, запізнення і прохання піти з роботи раніше… Звичайно, всі ми люди, й у всіх є нагальні проблеми і негаразди. Однак деякі співробітники зловживають довірою керівництва і з дрібних побутових питань роблять особисті трагедії, які потрібно вирішувати обов’язково в робочий час.

Рекомендація для викорінення цієї звички: кілька разів на день робіть свого роду прогулянки по офісу. При цьому хваліть і підбадьорюйте колег, яких зустрінете на своєму шляху. Це дає подвійну вигоду: по-перше, ви перевірите, хто менше всіх завантажений і витрачає час даремно. А по-друге, ваші співробітники матимуть змогу споглядати вас у невимушеній обстановці і розповісти про проблеми до того, як вони вийдуть з-під контролю.

2. Соціальні мережі, інтернет, електронна пошта

Це, справді, пожирачі часу. Одні компанії вже давно запровадили деякі форми інтернет-фільтрації, але все ж більшість офісів поки не блокують сайти соціальних мереж, ігор, фільмів тощо.

Аби уникнути ситуацій з витрачанням часу на перегляд неробочого контенту, періодично нагадуйте співробітникам, що ніщо з того, що вони роблять в інтернеті, не може залишатися конфіденційним. Таким чином, у колег буде менше бажання заходити на заборонені сторінки, щоб керівництво не дізналося про дії в інтернеті. Купівля светра, бронювання готелю або листування з другом — це не те, про що бажають розповісти колеги керівництву.

Що стосується «мила». Негайна відповідь на електронні листи рідко буває необхідною. Порада: спонукайте співробітників вимикати повідомлення по електронній пошті, поки вони працюють над терміновим завданням. Запропонуйте їм виділяти певний час (наприклад, 10:00 і 16:00 години) для обробки нових повідомлень.

3. Неможливість сказати «ні» або делегувати

Хороша команда підтримує і допомагає своїм колегам. Але іноді невміння сказати «ні» запитам протягом робочого дня може негативно позначитися на продуктивності праці. Тому заохочуйте співробітників встановлювати чіткі межі і зосереджуватися на їхніх власних завданнях та цілях. Використовуйте сеанси тимбілдингу, щоб навчити співробітників ввічливим способам сказати «ні», аби вони робили це, не відштовхуючи своїх колег.

4. Тривалі або непотрібні зустрічі

Зустрічі можуть бути дуже продуктивними, але вони також можуть бути величезним витрачанням часу. Коли керівництво показує співробітникам, що вони залучаються до нарад, якщо це насправді необхідно. Коли дедлайни зустрічей дотримуються і вони дійсно результативні, співробітники знають, що їхній час цінується. Це спонукає їх так само відповідально ставитися до часу колег і планувати міні-зустрічі або обговорення всередині кабінетів розумно, зосереджуючись на ефективному виконанні завдань.

5. Куріння

Куріння саме по собі є залежністю, й обмеження працівника в задоволенні його потреб може призвести до падіння ефективності його праці, виникнення стресових ситуацій, погіршення мікроклімату в колективі. Але все ж, якщо корпоративній культурі компанії зовсім не личать співробітники, які курять і до того ж проводять за цією справою занадто багато робочого часу, можна спробувати застосувати наступні м’які заходи впливу на ситуацію:

• Заохочення для співробітників, які не курять. Такі заходи часто використовуються в рамках екологічних і медичних ініціатив. Навіть символічна надбавка до доходів співробітника здатна мотивувати його утримуватися від куріння на робочому місці.
  
  
• Фіксація часу, що витрачається на куріння. Якщо на підприємстві діють електронні системи похвилинного обліку робочого часу, то найлегше робити так. Не забороняти співробітникам курити, а регламентувати куріння за межами турнікетів або робочих місць як час, що не зараховується як робочий. У такому разі втрати роботодавця будуть мінімізовані.
  
  
• Обмеження кількості співробітників, які курять одночасно. Щоб не допускати паралізації роботи масовими перекурами, можна ввести заборону на одночасне відвідування курилки більш ніж двома представниками з одного відділу.

Також хорошими практиками щодо подолання шкідливих офісних звичок співробітників можуть стати такі дії з боку керівництва компанії:

• встановіть зручний час і простір для відпочинку в офісі;
• переконайтеся, що всі співробітники повністю поінформовані про посадові інструкції та обов’язки;
• спонукайте співробітників зосереджуватися на якості своєї роботи, а не на годинах, проведених в офісі;
• дозволяйте час від часу працювати віддалено, але при цьому контролюйте, щоб усіх дедлайнів було дотримано;
• забезпечуйте своєчасний якісний зворотний зв’язок, не забувайте про винагороди і заохочення персоналу;
• використовуйте сучасне програмне забезпечення для контролю й обліку робочого часу.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание