Все рабочие процессы строятся на коммуникации. Это не только способ что-то сообщить сотрудникам, но и основа любых взаимодействий в компании. Если коммуникации не отлажены, то постепенно множатся проблемы и в управлении персоналом, и в постановке задач, и в оценке и т. д.

В этой статье я рассказываю о небольших коллективах и об интересных инструментах коммуникации в них.

Коммуникации в маленьких компаниях. Что особенного?

Обычно здесь нет отдела или даже сотрудника, отвечающего за внутренние коммуникации. Но если знать принципы и основные инструменты, то можно справиться и своими HR-силами.

Маленькие компании отличаются от крупных тем, что здесь больше личных взаимодействий. Именно от этого и надо отталкиваться.

Не стоит тратить силы и средства на масштабные коммуникативные инструменты вроде корпоративных сайтов и газет. (Они незаменимы в больших организациях, где множество процессов, которые нужно автоматизировать и связать друг с другом, где трудно работать без единой коммуникативной площадки.)

Но если у вас в компании 50 человек, то какой смысл в онлайн-заявке на справку о доходах? Гораздо проще попросить ее у бухгалтера, сидящего за соседним столом.

Да и в большинстве случаев у маленьких компаний нет ресурсов (бюджета, сотрудников) для таких мероприятий.

Поэтому акцент надо делать на живом общении.

Все коммуникации могут идти по двум каналам: непосредственно, вживую (личное общение) и виртуально (мессенджеры, почта и др.). В небольшом коллективе совсем без электронного общения, конечно, не обойтись, но его можно свести к минимуму. С электронного общения и начнем.

Цифровые инструменты коммуникации

1. Google Docs

Отличный инструмент для мониторинга настроений и желаний сотрудников, обмена идеями и опытом. C помощью сервиса можно проводить опросы, а также создавать таблицы с общим доступом, когда нужно получить информацию ото всех сотрудников по какому-то важному вопросу.

Google Docs для маленькой компании хорош тем, что это удобно — создавать и редактировать документы здесь легко, ничего не теряется — все структурировано и хранится в одном месте. Можно организовать обсуждение и отследить участие каждого сотрудника.

2. Корпоративный чат

Самое простое и популярное средство общения. Это аналог форума на внутреннем сайте, какой обычно бывает у крупных организаций. Сервисов для онлайн-общения великое множество — Skype, Slack, Telegram и т. д. Чат помогает оперативно делиться информацией, в том числе документами, изображениями, проводить обсуждения, узнавать мнения.

3. Новостные рассылки

Они подходят, чтобы сообщать сотрудникам о важных событиях. Рассылки можно красиво оформить в специальных программах для email-маркетинга (например, в MailChimp, GetResponse или «Печкине» и др.). Некоторые сервисы бесплатны — до определенного числа отправленных писем или подписчиков. Сообщения получаются красивыми, а сделать рассылку на основе готовых шаблонов гораздо легче, чем верстать корпоративную газету.

Но когда весь коллектив умещается в одном офисе, электронные рассылки как основной инструмент теряют смысл: ты рассылаешь какую-нибудь новость — и тут же начинается обсуждение вслух. Напрашивается вопрос: зачем нужна рассылка, если она все равно приводит к устному общению? Хотя и кричать на весь офис «Внимание, важное объявление!» не слишком полезно для рабочей атмосферы. А что делать? Сейчас выясним.

Нецифровые инструменты коммуникации

1. Настенный календарь-доска

Отличное решение — вместо массовых рассылок. Использовать настенный календарь как единственный информационный канал для важных сообщений все же не следует — кто-то и не заметит. Здесь лучше размещать либо новости средней важности, либо напоминать о событиях, о которых сотрудникам уже рассказывали. Повесить такой календарь лучше там, где его увидят все сотрудники — на кухне, в зоне отдыха, у входа в офис. Как правило, кто-то из сотрудников, узнав новость из календаря, рассказывает ее другому сотруднику, тот следующему — и получается живое интересное обсуждение.

Так мы убиваем двух зайцев — рассказываем о важном и помогаем личным коммуникациям в коллективе.

Подобные доски бывают разного дизайна, да и цены вполне демократичные.

2. Маркерная доска

В отличие от календаря, маркерная доска больше подходит для неформального общения. Если обновлять календарь негласно доверили кому-то одному, например, руководителю или менеджеру по персоналу, то на маркерной доске могут рисовать все. Творчество сотрудников на доске, которая висит на кухне, становится одной из самых частых тем для смеха и дружеских бесед за чаем.

3. Обмен стикерами

Годится для точечных сообщений сотрудникам (просьба перезвонить, напоминание о встрече и др.). Это приятнее, чем электронное сообщение, и эффективнее устного — ведь сказанное можно забыть, а стикер всегда перед глазами — напоминает о важном деле.

Чтобы обмен стикерами стал частью вашей корпоративной культуры, не используйте клочки бумаги и тетрадные листы — снабдите офис стильными красочными наклейками.

4. Блокнот желаний

Этот формат придумала наша сотрудница. Заводится симпатичный и надежный блокнот, который пускается по офису. Сотрудники записывают туда свои пожелания к работе или компании и передают дальше. Блокнот гуляет по офису, а в определенные дни — оказывается в руках руководителя. Странички с выполненными пожеланиями покидают блокнот и прикрепляются в каком-нибудь отведенном месте.

Элемент игры разбавляет рабочую обстановку, а выполненные желания повышают лояльность сотрудников :).

И еще два инструмента, которые, кроме прочего, помогают сплотить сотрудников.

5. Общие собрания

Для небольшой компании собрать всех вместе гораздо легче. Такие собрания не обязательно должны быть строго формальными, это может быть и просто совместное чаепитие с обсуждением насущных вопросов.

Чтобы собрание было плодотворным и не перетекло в увлекательные разговоры ни о чем, лучше доверить его проведение модератору или фасилитатору. Он ненавязчиво удерживает беседу в нужном русле, инициирует темы обсуждения, вовремя задает нужные вопросы.

6. Рarty game

Разговоры ни о чем тоже полезны! Как раз для этого можно устраивать party game. Например, собирайтесь каждую пятницу после работы, чтобы поиграть в настольные игры, пообщаться на нерабочие темы и получше узнать друг друга. Пусть это станет приятной традицией. Дополнить вечер можно чаем с вкусностями.

Кстати, игры могут быть не только веселыми, но и полезными. Например, «Активити» развивает умение ясно и четко излагать мысли — а это выручает практически в любой работе.

Дарья Кнопп