Можно ли повысить производительность труда офисных сотрудников, не потратив ни копейки бюджета компании? Или потратив совсем немного. Да, это реально. И мы имеем в виду совсем не абстрактные материи, а конкретные навыки, выгодные как компании, так и работнику. Причем такие, о которых все давно уже и думать забыли — и напрасно.

Допустим, ваши сотрудники не ленятся, а каждую минуту рабочего времени тратят на дело. Никаких личных переговоров, онлайн-игрушек, чатиков. Все полностью включены в процесс, даже на обед не выходят — быстрая лапша прямо на рабочем месте. Значит ли это, что вы получаете от своих людей максимальную отдачу? Ничего подобного.

Эмпирически я бы оценил время, в среднем тратящееся впустую при «полной включенности», процентов этак в тридцать. Ну а поскольку включенность — штука непостоянная, то потери на офисном производстве могут достигать и 50%, и 70% от общего времени. То есть я имею в виду, что до 70% рабочего времени сотрудника может уходить «в пар», при том, что сам он человек добросовестный, не халявит ни минуты. И сейчас я расскажу, как все это происходит.

Опытные пользователи ПК

Помните, раньше в резюме была такая строчка, про уровень владения компьютером? Даже и сейчас еще иногда встречается, хотя для офисного персонала эта характеристика уже сама собой разумеется. Раньше, помню, рекрутеры даже тесты проводили на знание ПК: включить, открыть программу, выполнить действия, сохранить. Смог — молодец, не смог — двойка и до свидания. И люди ходили на специальные курсы, чтобы эти самые базовые навыки приобрести.

Ну а теперь времена уж не те, народ на собеседование прямо со своим компьютером может прийти, без проблем. И раз уж мы все с закрытыми глазами можем, например, в любимую соцсеть войти, и фотку еды туда выложить, то по умолчанию записываемся в опытные пользователи. А вот фиг. Ирония в том, что чем распространеннее компьютеры, тем ниже уровень профессионального владения ими.

Печатаю со скоростью 50 знаков в секунду. Только такая ерунда получается…

Самое первое, на чем мы спотыкаемся — скорость набора текста. Чем заняты ваши сотрудники большую часть своего времени? Они топчут клаву. Другими словами, пишут что-то: письма, документы, сообщения. И делают это мееедленноооооооо… Просто тратят кучу времени на набор текста. Кто-то с радостью дятла гвоздит одним пальцем, кто-то давит всеми — семью? — но все время опечатывается, и потом правит каждое слово. Так или иначе, подавляющее большинство офисных сотрудников НЕ УМЕЕТ быстро и качественно набирать текст.

Послушайте, но ведь набор текста — основа офисного производства. Хотите, чтобы ваши люди успевали больше, а уставали при этом меньше — организуйте для них обучение набору текста, например, слепым десятипальцевым методом. Затраты на это просто смешные в сравнении с тем эффектом, который можно получить.

У вас мыши. Избавьтесь от них

Компьютерный манипулятор типа «мышь» — великое изобретение. И оно же — один из основных пожирателей эффективности работы за ПК.

Как это происходит: вы набрали слово, а потом протянули руку в сторону, ухватили мышку, повозили курсором по экрану, выделили им кусочек текста, подняли курсор вверх, нажали на панели инструментов кнопочку — и текст выделился жирным. Может быть, вы не знаете, но на это у вас ушло гораздо больше времени и усилий, чем могло бы.

«Мышка» — это что-то типа фотоаппарата-«мыльницы»: позволяет добиться результата, не заморачиваясь. Но если вы хотите играть в профессиональной лиге, вы «покупаете» соответствующую технику. Другими словами — учите клавиатурные комбинации. Освоение даже минимального набора «горячих клавиш» дает резкий прирост производительности! Пока остальные таскают мышкой курсор по экрану, вы жмете:

• Ctrl+C — и выделенный текст копируется;
• Ctrl+X — текст вырезается;
• Ctrl+V — вставляется;
• Ctrl+B — выделенный текст становится жирным, а если Ctrl+I — курсивным;
• Ctrl+A — выделит весь текст в окне;
• Ctrl+Z — отменит последнее действие;
• Ctrl+S — сохранит изменения (в некоторых программах не настроено, проверяйте);
• Ctrl+F — вызовет форму поиска по документу;
• Tab — переключит вас между элементами интерфейса,
• Alt+Tab — между окнами и работающими приложениями;
• Ctrl+Tab — переместит из одной вкладки браузера на другую;
• Ctrl+W — закроет текущую вкладку браузера или документ, а Alt+F4 — целиком текущее приложение;
• Page Up и Page Down — оставят в прошлом «курсоровы бега», позволят листать текст быстро — полными страницами.
• И, наконец, комбинация Ctrl+Shift+[клавиши стрелок] быстро выделит целые слова, а Ctrl+[Delete/Backspace] — целые же слова удалит.

Ну а чтобы не быть совсем уж несправедливыми к «мышке», напомним, что двойной клик ею выделяет слово, а тройной — целый абзац.

Освоение горячих клавиш не требует никаких затрат. Оформите это в виде памятки, раздайте сотрудникам. Объясните, зачем это нужно. Через некоторое время проверьте освоение.

А как это тут сделать?

Еще один бич практически каждого офиса — повальное незнание лучших возможностей рабочих программ. Вы делаете документы в Word, а заголовки в текстах создаете с помощью жирного шрифта. А когда приходится делать оглавление — полдня выискиваете их по всем страницам и копируете на первую. А потом дописываете пару абзацев — и переделываете у всех пунктов оглавления номера страниц. А ведь создание заголовков и оглавления — это встроенные функции текстового редактора.

Другой пример — конверты и наклейки. Сколько времени у вас уйдет на то, чтобы напечатать адреса на пятидесяти конвертах? Если вы знаете, что в Word это автоматизировано, то совсем немного. А если не знаете — сколько угодно.

Шаблоны документов, стили, форматирование — для всего этого есть удобные инструменты, которые позволяют, во-первых, быстро достигать результата, а во-вторых — использовать этот результат в дальнейшем. Но если ваши люди не знают об этом, они будут тратить оплачиваемое вами время на выравнивание текста с помощью пробелов.

Поэтому определите ключевые программы, используемые в офисе, и организуйте обучение сотрудников их полезнейшим функциям. Это может сделать как приглашенный преподаватель, так и кто-то из сотрудников, освоивший эту «премудрость» и готовый поделиться ею с коллегами.

Итак

Итак, резюмируем. Ключевая проблема офисной производительности состоит в убежденности, что сотрудники по умолчанию владеют основными средствами производства на максимально возможном уровне, вроде как «это умеет каждый». В реальности же 90% сотрудников не обладают даже базовыми навыками для эффективной работы на компьютере.

Отдача от офисного персонала будет гораздо выше, если ваши сотрудники:

• повысят скорость набора текста;
• освоят «горячие клавиши» в используемых программах;
• пройдут обучение автоматизированным возможностям рабочих программ.

И это еще не все. Но о других возможностях «прокачать» своих людей — в другой раз.

Андрей Коновалов