Число писем, ежедневно падающих в наш электронный ящик, выросло за последние годы в разы. Писать их приходится и эйчарам. Самый частый адресат — сотрудники. Как сделать так, чтобы HR-письма не затерялись в море деловых посланий, чтобы их вовремя читали и следовали их букве?

Совет № 1. Осознайте, что ваше письмо не самое важное

В некоторых компаниях руководители получают в день по 200 писем. Разумеется, приоритет отдается тем, которые связаны с ключевыми рабочими вопросами, посланиям от руководства и клиентов, и только потом — от HR-службы. Каким бы грустным нам это ни казалось, но такова бизнес-реальность.

Совет № 2. Цените время и силы адресата

Получатели чаще и быстрее отвечают на письма:

• С вопросами исключительной важности (крупный заказ, серьезная проблема с рабочим процессом, персональное распоряжение директора и так далее).
• С вопросами, которые решаются быстро и легко.

Если же вопрос, по поводу которого написано письмо, второстепенен, а сам текст многословен и туманен, то такое письмо откладывается до лучших времен (и о нем частенько забывают).

Конечно, «исключительно важным» наше письмо просто так не станет, но… если оно будет лаконичным, а просьба в нем — несложной для исполнения, то это однозначно повысит его шансы.

Совет № 3. Пусть тема говорит о сути письма

«Информация», «к сведению» — плохие варианты. Нам нужно, чтобы сообщение уже своим заголовком выражало простоту и конкретность:

• «Даты отпусков»
• «Сотрудники на тренинг»
• «Новый PR-менеджер — Петр Иванов»
• «График работы в праздники»
• «Как подать заявку на внешнее обучение»

Совет № 4. Опускайте несущественное, выражайтесь кратко и доступно

Скажите, что вам нравится больше? Читать такой текст:

«Согласно решению руководства, в мае будет проведен ассессмент-центр для сотрудников департамента продаж. В связи с необходимостью проведения ассессмент-центра силами консалтинговой компании, прошу вас ознакомиться с прилагаемым профилем компетенций для линейного уровня и высказать ваше мнение. Обращаю ваше внимание, что дальнейшие обучающие мероприятия будут ориентированы на развитие компетенций по данному профилю».

Или этот:

«В мае профконсультанты оценят каждого сотрудника из отдела продаж и дадут рекомендации по развитию. Прошу убедиться, что в прилагающийся список включены все качества, которые требуются вашим подчиненным для хорошей работы».

Чем проще слова и предложения, тем проще разобраться в письме. Не заставляйте получателя письма напрягаться там, где можно без этого обойтись.

Примечание. Хорошо, если весь текст письма занимает не более одного экрана.

Совет № 5. Вложения — только для вторичной информации

Люди ненавидят читать вложения, поэтому не заставляйте их это делать. Вся первичная, необходимая для ознакомления информация, должна быть в теле письма. Вложения полезны, когда в них:

• Обоснование вашего сообщения или просьбы (приказ и т. п.).
• Форма или таблица для заполнения.
• Материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет фитнес-клуба).

Совет № 6. Мотивируйте

Объясните адресату, зачем ему нужно:

• внимательно ознакомиться с содержанием письма;
• изменить свои действия на работе;
• ответить на ваше письмо и при этом уложиться в срок.

Например, мы просим всех составить график отпусков на 2015 год и отправить нам до 10 апреля.

Во-первых, это нужно:

• чтобы распланировать отпуска с учетом загрузки и избежать аврала в подразделениях;
• чтобы тренинги приходились на рабочие периоды, а не на отпуска.

Во-вторых, это необходимо сделать сейчас, так как уже в апреле много желающих уйти в отпуск.

Как правило, убеждают людей следующие доводы:

• забота об удобстве — их лично и всего коллектива;
• предотвращение неприятностей для них и коллектива;
• влияние на компанию в целом;
• нужды клиентов и забота о них;
• следование общепризнанным ценностям.

Совет № 7. Будьте конкретны в своих просьбах

Тут помогает универсальная структура письма:

1. Введение: приветствие и повод обращения.
2. Основная часть: информация, аргументы.
3. Резюме: выводы и действия, которых вы ждете от адресата.

Очень важная часть в больших письмах — резюме. Именно в ней мы четко формулируем, чего именно ожидаем от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме.

Как в приведенном выше примере про ассессмент-центр, лучше писать не «прошу ознакомиться и высказать мнение», а «прошу подтвердить, что в список включены все важные качества и, при необходимости, дополнить его». Это делает нашу просьбу более конкретной и позволяет нам избежать долгой переписки.

Совет № 8. Пользуйтесь списками

Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаете несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.

Неудачно:

«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо до 18 апреля занести в службу персонала визированное руководителем заявление с оригиналами и копиями чеков».

Пример со списком:

«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо:

1. Завизировать заявление у руководителя.
2. Передать в службу персонала документы:
• заявление с визой руководителя;
• оригиналы чеков;
• копии чеков.

Подать документы необходимо до 18 апреля».

Совет № 9. Назначайте сроки и следите за ними

Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдаленными сроками (выслать через неделю и более).

Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок.

А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.

И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьезно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»

Совет № 10. Подключайте другие каналы

Не стоит переоценивать деловую переписку. Иногда ей нужно и помогать — подключать другие каналы, например:

• телефон,
• личные встречи,
• доски объявлений,
• собрания,
• корпоративный портал и т. п.

Антон Краснобабцев