Представляем вашему вниманию ряд рекомендаций о том, как проанализировать безопасность вашего офисного пространства и семь советов, которые могут быть полезными для многих компаний.

Более двух месяцев карантинного режима трансформировали привыкшие рабочие совещания в онлайн-митинги из кухни / гостиной / балкона, встречи с коллегами — в виртуальные zoom-кофепития, обсуждение рабочих вопросов — в бесконечные полотна чатов, а рабочий график — в понятие относительное.

Это удивительное время, и принципиально новый опыт как для каждого из нас лично, так и для компаний всех сфер и масштабов. Насколько сильно изменится взгляд на офисную жизнь, удаленную работу и как трансформируются различные бизнес-процессы, пока сказать сложно. Многие компании уже анонсировали, что отныне все работники, которым удобно работать из дома, смогут это делать и после карантина. И все же большинство компаний начинают медленно возвращаться к обычному режиму работы.

Поэтому перед работодателями встал новый вопрос — как правильно организовать безопасное пространство для работников в офисе в условиях распространения коронавируса? Семь советов:

1. Проанализируйте необходимость быть в офисе

Проанализируйте, действительно ли всем необходимо быть в офисе, чтобы выполнять рабочие задачи, есть лишь отдельные функции, или же роли в командах, где людям нужно приходить на работу физически. Озвученные ВОЗ 9 м² офисного пространства на одного работника — роскошь для многих украинских компаний. Поэтому пока пандемия не утихнет, нам нужно будет научиться избегать толпы, жить на расстоянии и балансировать количество людей, которые находятся вместе в рабочем пространстве.

Процессы, которые не могут происходить удаленно, следует пересмотреть с целью безопасности для работников и третьих сторон (например, оформление новых сотрудников на работу и инструктаж в офисе с получением всей необходимой информации и техники за один день). Еще одним способом избежать скоплений людей на рабочем месте является планирование визитов в офис работниками на время / посменно / в соответствии с разработанным в команде графику и тому подобное. Все эти организационные меры разгрузят рабочие помещения и, как следствие, уменьшат риск инфицирования в коллективе.

2. Начните безопасность с домашнего порога

Заботясь о безопасности работников во время работы во время вспышек коронавируса, начните с домашнего порога: ведь путешествие в офис общественным транспортом — это дополнительный риск.

Мы в компании долго размышляли над механикой организации карпулинга, однако первые новости о распространении коронавируса послужили катализатором, и в карантин компания в считанные дни собрала всех желающих подвозить коллег по дороге на работу или домой, и запустила это как рабочий инструмент. Пока мы не спешим возвращаться в офисы, однако, как только такое решение будет принято — car pooling — действенный инструмент для того, чтобы меньше ваших работников пользовались общественным транспортом в любое время пандемии.

Еще одной опцией — уже затратной, может быть корпоративное такси. Для нас этот инструмент стал полезным в любое время карантина, для помощи с логистикой на работу и домой для тех работников, которым необходимо было приезжать в офис в течение этого времени — охранников, ІТ-поддержки и тому подобное.

3. Ограничьте поток посетителей офиса

Все посторонние посетители, чьи визиты могут состояться в онлайне, должны состояться в онлайне. Доступ к рабочим помещениям для посторонних посетителей (курьерских служб, к примеру), должен ограничиться рецепцией. Это же касается и друзей работников или других посторонних людей, которые могут прийти в офис. В сегодняшних условиях — это не грубость, а скорее осторожность, к которой все относятся с пониманием.

4. Позаботьтесь о температурном скрининге

Если еще месяц назад температурный скрининг в публичных местах вызвал удивление, то сегодня это еще одно проявление new normal. Замер температуры при входе в офис — важный элемент безопасности, ведь он не только сделает невозможным посещение офиса людьми с признаками ОРЗ, но и отсеет тех, кто обычно легкомысленно относился к своему самочувствию и приходил в офис с кашлем или температурой.

5. Маски в общем пространстве

Сидеть в рабочих кабинетах в масках при условии соблюдения превентивных мер выше — не слишком целесообразно, учитывая, что за соблюдением этого правила также трудно будет проследить. При качественной вентиляции, регулярном проветривании и обеззараживании офисных помещений — это не обязательно. В то же время, в помещениях общего пользования, где коллеги могут находиться в общем пространстве длительное время — такую рекомендацию стоит рассмотреть.

6. Профилактические средства и новые протоколы уборки офисов

От проверки вентиляции, установки очистителей воздуха, создание резерва и процесса бесперебойного снабжения средствами дезинфекции для персонала и обеспечение работников всеми необходимыми материалами для дезинфекции рук, рабочих столов и компьютерной техники, с рекомендациями работникам держать рабочие столы пустыми или принести в офис личную посуду — здесь каждая компания может произвести собственные подходы, которые помогут минимизировать риски передачи инфекции между коллегами.

7. Физическое дистанцирование

Проводя в офисе и в обществе коллег много времени, мы по инерции начинаем воспринимать это пространство и окружающих — как родное и безопасное. Поэтому важно помочь работникам выработать привычку соблюдать физическую дистанцию в офисе. Это можно делать как с помощью коммуникаций, внутренней рекламы, так и благодаря пересмотру определенных правил пользования помещениями.

К примеру, рационально ограничить количество людей для одновременного пользования лифтом рекомендовать работникам пользоваться лестницей; ввести ограничения по количеству людей, которые могут одновременно пользоваться кухней или другими нерабочими помещениями вроде спортзалов, комнат отдыха и т. д.; по возможности ограничить пользование конференц-залами и комнатами для совещаний. Несмотря на то, что еще долгое время большая часть работников — как наших коллег, так и других организаций, работать удаленно — онлайн — наша новая реальность.

Чрезвычайно важную роль в каждом из этих шагов играют внутренние коммуникации, а также навыки менеджеров и лидеров вашей компании по работе с командами в удаленном режиме. Электронные письма, извещения в чатах, видеообращения от руководства, town hall совещания с менеджментом, каскадирование информации в командах, HR-политики и правила безопасности, постеры, наклейки, или другая инфографика в офисном пространстве — весь широкий коммуникационный инструментарий может помочь системно и слаженно вести диалог с работниками вокруг мер, связанных с пандемией, и формирования новых социальных привычек, которые будут чрезвычайно актуальными в ближайшем будущем.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание

Соломия Гнатив