Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Размещение рекламы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Декабрь 2020
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Январь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
       

Все события
Реклама
Как сделать деловую переписку максимально эффективной
Новости / В мире
18.02.2020
Как сделать деловую переписку максимально эффективной
 

Деловая переписка — очень важный элемент рабочего процесса, который также нужно развивать и грамотно использовать, как и профессиональные узкопрофильные навыки. Расскажем вам о правилах хорошего тона, лайфхаках и шаблонах.

Существуют общие правила, и, если их не соблюдать, ваша переписка вряд ли получится эффективной.

К примеру, если вы собираетесь предложить сотрудничество тому или иному лицу, переписку с которым будете вести впервые, нужно использовать только рабочую почту или номер телефона, указанный в разделе «Контакты» на его сайте или в социальных сетях.

Не стоит писать в личные сообщения в аккаунты в социальных сетях. Многие люди четко разграничивают личную жизнь и рабочие вопросы, и такое вмешательство не настроит на продуктивную беседу.

Также не стоит отправлять в мессенджеры важные задачи, особенно если вы достаточно тесно и часто общаетесь с этим коллегой на нерабочие темы. Скорее всего, так ваши задачи потеряются.

Вообще, нужно выбрать только одну платформу для обсуждения всех рабочих задач. Лучше всего, чтобы это была рабочая почта или рабочий чат вашего отдела в мессенджере. Так ни руководителям, ни подчиненным не придется искать по перепискам задачи и результаты их выполнения.

Помимо этого, если вы ведете переписку в общей цепочке писем, не стоит разбивать ее, создавать новую цепочку, так вы всех запутаете. И если письмо адресовано нескольким людям, отвечайте сразу всем. За исключением частных случаев, например, более детального обсуждения рабочих моментов с одним из сотрудников.

Если вам необходимо переслать вложения, обязательно проверяйте, что вы собираетесь отправить, не ставьте себя в неловкое положение перед коллегами и партнерами. И обязательно обращайтесь к адресату по имени или имени-отчеству (в зависимости от ситуации), если пишете человеку в первый раз.

Следующий важный момент — оформление делового письма. Даже если вы сильно загружены и стараетесь как можно скорее написать и отправить письмо, не забывайте об оформлении. Особенно когда ведете переписку с внешними партнерами. Не нужно забывать грамотно выставлять пробелы, знаки препинания и заглавные буквы. И не следует использовать многоточие. Это знак препинания не для деловой переписки.

Нужно помнить, что это такие же правила хорошего тона, как и внешний вид во время деловой встречи, совещания и т. д. Иными словами, неаккуратно оформленное сообщение может восприниматься так же, как если вы явитесь с немытыми волосами и в рваном свитере на деловой завтрак в ресторан. Еще одна рекомендация — старайтесь писать коротко и по делу, не перегружать сообщение лишними подробностями.

Помимо этого, обязательно указывайте тему письма. Некоторым людям в день приходит больше ста рабочих писем, если вы не заполните строчку темы, оно может либо потеряться, либо его могут отправить в корзину без прочтения. Все файлы, что вы собираетесь прикрепить, обязательно проверяйте и также не отправляйте их без наименования. И обязательно перечитайте написанное перед отправкой.

Нужно не забывать, что деловое письмо — это нечто среднее между юридическим документом и частной перепиской. Поэтому для такого письма характерно построение предложений, благодаря определенным конструкциям и фразам и выбору отдельных оборотов и слов.

Если речь идет о стандартизированных письмах, то на каждый такой случай существует целый набор шаблонов, которые легко найти в интернете. К примеру, если нужно указать на причину отправки письма (и эта причина не из приятных): «По причине задержки оплаты»; «В связи с неполучением счета-фактуры» и т. д.

Также у делового письма есть определенная структура, состоящая из приветствия, информативной части, в которой должна обязательно содержаться причина отправки и заключение, в которое обычно добавляют предложения, пожелания, дедлайны и т. д.

Остальные рекомендации можно относить только к частным случаям деловой переписки. Если вы хотите добиться быстрого результата, вам нужно прежде всего позаботиться об удобстве получателя. Не заставляйте человека совершать лишние действия, выискивать информацию или читать между строк.

Если цель вашего письма — дать задачу сотруднику предложить несколько идей по тому или иному проекту, нужно так и написать «Нужны новые идеи», а не расписывать, к примеру, как все плохо и сетовать на то, что нет ничего нового. Или же если вы менеджер, вам пришло письмо от клиента — со множеством лишних подробностей, вам нужно оставить только самое главное и выслать именно это.

Или же вы — верстальщик, и вам нужно добиться согласования фото для ленда, вышлите несколько вариантов фото, которые у вас уже есть. В любом случае, если у вас есть возможность предоставить какие-либо варианты или информацию для того, чтобы получить ответ как можно скорее — сделайте это сразу, не заставляйте коллег и партнеров запрашивать это у вас и тратить время.

Всегда обозначайте дедлайн. У каждого сотрудника всегда есть набор срочных задач, помогите ему правильно выстроить приоритеты. И не стоит забывать отвечать на письма. Если вы менеджер, и вас спрашивают, согласован ли список приглашенных гостей на то или иное мероприятие, вы не имеете такой информации и сможете уточнить только через несколько часов у руководителя, так и напишите, не оставляйте коллег и партнеров в полном неведении.

И еще один ситуативный совет — лучше всего вести переписку, близкую к тому стилю, которого передерживается оппонент. Без перехода грани, с целью создания наиболее комфортной и результативной беседы для вас обоих.

Дмитрий Плеханов

HR-tv

Просмотров: 731 Отправить другу Версия для печати
 

Смотрите также:
Тесный круг: моральный климат в маленькой компании
Как будут выглядеть офисы будущего?
Как создать в офисе пространство безопасности в условиях пандемии
9 корпоративных принципов, которые помогут нестабильным компаниям
Сотрудники компании Twitter могут больше не вернуться в свои офисы
Как грамотно вести деловую переписку: 10 основных правил
Крупные компании скупают программы для слежки за удаленными сотрудниками
В Испании перерывы на кофе и курение не будут засчитывать в рабочее время
Як сформулювати корпоративні цінності: 4 кроки
Битва боссов: как выжить персоналу между жерновами
Стоит ли начальнику быть королем новогоднего корпоратива: 10 правил этикета для шефа
Новый год в офисе: полезные советы
Новорічний презентопад: готуємо креативні корпоративні подарунки
Свято «по-дорослому»: 9 креативних концепцій новорічного корпоративу
Как психологический климат в коллективе влияет на производительность
Что такое климат в коллективе и как им управлять
Российским курильщикам урежут зарплату за перекуры
Командный дух: советы, как правильно организовать работу коллектива
5 признаков того, что ваша корпоративная культура токсична
Внутренние коммуникации в развитии корпоративной культуры
Стоп-лист для руководителя: 10 «не», которые могут развалить компанию
Корпоративная культура. Цена вопроса
5 ошибок при выборе подарков сотрудникам
Этика в HR-менеджменте
Мир без офиса: 6 правил построения сильной команды онлайн
Как наладить трудовую дисциплину в коллективе
Как не стать жертвой буллинга на работе
8 признаков токсичной корпоративной культуры
Нужно ли соблюдать субординацию в команде?
10 ошибок в развитии корпоративных коммуникаций
Китаянкам дают дополнительный отпуск для свиданий
7 причин, почему коллеги тебя не любят и как это исправить
Не надо так: 5 ошибок при построении корпоративной культуры
Как загубить корпоративную культуру, или История про вываренные фрукты
Тернистый путь: как изменить корпоративную культуру
Что нужно знать работодателю о поколении 30-летних
8 привычек, которые точно бесят твоего босса
10 вещей, которые не нужно делать на новогоднем корпоративе
О чем нужно помнить, отправляясь на корпоратив: советы опытных патимейкеров
Как улучшить социально-психологический климат в коллективе
8 запретных тем, которые нельзя затрагивать на работе
Готовь сани летом, а новогодний корпоратив — осенью!
Один за всех и все на одного, или Пять причин нежелания работать в команде
Стоп-фразы, или Как настроить коллег против себя
Насколько сильна ваша корпоративная культура: чек-лист из 13 пунктов
Полезные связи: 5 причин подключить сотрудников к корпоративному тарифу
Как справиться с токсичным коллегой
Трудности перевода: бизнес-этикет в разных странах мира
Що буде, якщо замість 5 робочих днів буде 4 — експеримент
Пять шагов к эффективным HR-коммуникациям внутри компании
Все новости
Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Сотрудник собрался уходить из компании. Ваши действия
Повышаю в должности или поднимаю зарплату
Спокойно отпускаю, пожелав удачи
Провожу выходное интервью и анализирую причины
Тороплю его с уходом, незаменимых у нас нет

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2020 © МЕДИА-ПРО
2020 © HR-Лига
Copyright © 2005–2020 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.