Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Размещение рекламы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Декабрь 2020
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Январь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
       

Все события
Реклама
Как грамотно вести деловую переписку: 10 основных правил
Новости / В мире
10.04.2020
Как грамотно вести деловую переписку: 10 основных правил
 

Пока в Украине общенациональный карантин и все офисы работают удаленно, все общение, как личное, так и рабочее перешло в онлайн. Поэтому деловая переписка стала еще более актуальной и активной. Мы решили напомнить вам главные правила переписки по деловым вопросам, чтобы решать все дела корректно и профессионально.

ТОП-10 основных правил деловой переписки в почте и мессенджере:

1. Укажите тему письма

Когда вы пишете письмо, в нем обязательно должна быть тема, к примеру: «отчеты за март», «итоги конференции», «когда организуем онлайн-собрание?». Потому что без темы письмо скорее всего затеряется или может быть проигнорировано в потоке более важных писем.

Сюда же можно отнести правило: одна тема — одно письмо. Иначе, если вы начнете задавать вопросы в одном письме по разным проектам — начнется хаос. Это неудобно и непрактично.

2. Следите за грамотностью

Ошибки — стилистические или просто опечатки, сильно раздражают и выставляют вас в плохом свете. Поэтому старайтесь следить за грамотностью в деловых письмах и исправлять все ошибки до того, как отправили письмо.

3. Соблюдайте структуру письма

В мессенджерах с этим проще — там зачастую идут короткие сообщения, а вот электронное письмо должно обязательно делиться на абзацы, а если оно большое, то необходимо еще и выделять разделы, подзаголовки, пункты, темы.

4. Внимательно пишите имя

Самое неприятное для получателя — даже не ошибки в тексте, а ошибки в его имени или фамилии. Внимательно отнеситесь к этому пункту и обращайтесь к человеку по имени, которым он сам себя назвал (в переписке или в соцсети, если общаетесь через мессенджер). Не путайте Оксану с Ксенией, а Марию с Мариной.

Кроме того, не используйте в деловой переписке уменьшительно-ласкательные имена, можете оставить их для личных сообщений.

5. Не переходите на личности

В любой неприятной ситуации старайтесь держать себя в руках и не переходить на личности и тем более оскорбления. В этом, к слову, большой плюс переписки. Ведь, когда вы общаетесь напрямую, что можете на эмоциях сказать что-то, за что потом будете себя корить. А вот во время переписки вы можете не поддаваться эмоциям, взять себя в руки и ответить, как подобает для делового общения, избегая агрессии и оскорблений.

Если же оскорбления идут в вашу сторону — предупредите, что эти сообщения будут удалены, а требования проигнорированы.

Не забывайте, что в основе деловой переписки лежат элементарные правила вежливости.

6. Пишите в рабочее время

Вся деловая переписка должна производиться в рабочее время. Не стоит писать слишком поздно, слишком рано или в выходные дни, если в это время человек отдыхает. Во-первых, не все отключают звук на время сна, и вы можете банально разбудить адресата. А во-вторых, если человек не работает в это время, то письмо с рабочими задачами может отвлечь его от личных дел.

7. Поясните все вложения в письме

Если вы отправляете в письме вложенные документы, фотографии или другие важные дополнения к текстовому сообщению, необходимо пояснить, что это и для чего нужно.

8. Выберите читабельный шрифт

В письме шрифт текста должен быть однообразным и хорошо читаться. В противном случае, кроме визуального негативного эффекта, вы получите еще и непонятный текст. Поэтому эксперименты с разнообразными шрифтами, цветами и размерами оставьте лучше для личной переписки.

9. Внимательно перечитайте письмо перед отправкой

Очень простое правило, но оно должно выполняться в обязательном порядке. Иначе ошибок, например, из-за автозамены или из-за того, что вы на кого-то и что-то отвлеклись — не избежать.

10. Отвечайте на письма

Чтобы поддерживать нормальное общение с коллегами, начальством и партнерами, важно обязательно давать ответ на письма. Это может быть не молниеносный ответ, но и не затягивайте — максимум два дня. Иначе это выглядит, как плохой тон. Тут также важно учитывать важность обсуждаемого дела и его срочность.

Если письмо прочитали, но для ответа нужно провести какие-то исследования или другие действия — лучше отреагируйте сразу, что сможете дать полный ответ через определенное время.

Сегодня

Просмотров: 946 Отправить другу Версия для печати
 

Смотрите также:
Тесный круг: моральный климат в маленькой компании
Как будут выглядеть офисы будущего?
Как создать в офисе пространство безопасности в условиях пандемии
9 корпоративных принципов, которые помогут нестабильным компаниям
Сотрудники компании Twitter могут больше не вернуться в свои офисы
Крупные компании скупают программы для слежки за удаленными сотрудниками
Как сделать деловую переписку максимально эффективной
В Испании перерывы на кофе и курение не будут засчитывать в рабочее время
Як сформулювати корпоративні цінності: 4 кроки
Битва боссов: как выжить персоналу между жерновами
Стоит ли начальнику быть королем новогоднего корпоратива: 10 правил этикета для шефа
Новый год в офисе: полезные советы
Новорічний презентопад: готуємо креативні корпоративні подарунки
Свято «по-дорослому»: 9 креативних концепцій новорічного корпоративу
Как психологический климат в коллективе влияет на производительность
Что такое климат в коллективе и как им управлять
Российским курильщикам урежут зарплату за перекуры
Командный дух: советы, как правильно организовать работу коллектива
5 признаков того, что ваша корпоративная культура токсична
Внутренние коммуникации в развитии корпоративной культуры
Стоп-лист для руководителя: 10 «не», которые могут развалить компанию
Корпоративная культура. Цена вопроса
5 ошибок при выборе подарков сотрудникам
Этика в HR-менеджменте
Мир без офиса: 6 правил построения сильной команды онлайн
Как наладить трудовую дисциплину в коллективе
Как не стать жертвой буллинга на работе
8 признаков токсичной корпоративной культуры
Нужно ли соблюдать субординацию в команде?
10 ошибок в развитии корпоративных коммуникаций
Китаянкам дают дополнительный отпуск для свиданий
7 причин, почему коллеги тебя не любят и как это исправить
Не надо так: 5 ошибок при построении корпоративной культуры
Как загубить корпоративную культуру, или История про вываренные фрукты
Тернистый путь: как изменить корпоративную культуру
Что нужно знать работодателю о поколении 30-летних
8 привычек, которые точно бесят твоего босса
10 вещей, которые не нужно делать на новогоднем корпоративе
О чем нужно помнить, отправляясь на корпоратив: советы опытных патимейкеров
Как улучшить социально-психологический климат в коллективе
8 запретных тем, которые нельзя затрагивать на работе
Готовь сани летом, а новогодний корпоратив — осенью!
Один за всех и все на одного, или Пять причин нежелания работать в команде
Стоп-фразы, или Как настроить коллег против себя
Насколько сильна ваша корпоративная культура: чек-лист из 13 пунктов
Полезные связи: 5 причин подключить сотрудников к корпоративному тарифу
Как справиться с токсичным коллегой
Трудности перевода: бизнес-этикет в разных странах мира
Що буде, якщо замість 5 робочих днів буде 4 — експеримент
Пять шагов к эффективным HR-коммуникациям внутри компании
Все новости
Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Что Вы думаете о нашем портале?
Очень нравится
Нравится
Еще надо работать
Совсем не нравится

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2020 © МЕДИА-ПРО
2020 © HR-Лига
Copyright © 2005–2020 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.