С введением в середине марта карантина из-за коронавируса четверо из десяти трудоспособных украинцев перешли на дистанционный режим работы. Об этом свидетельствуют данные исследования Factum Group.

Удаленка пришлась по вкусу большинству из-за более свободного графика и экономии времени на дорогу. Многие из опрошенных отметили такие «плюсы», как «независимость от начальства», «встаешь, когда удобно», «никто тобой не командует» и «отсутствие непосредственного контакта с неприятными коллегами».

С какими трудностями столкнулись предприниматели на удаленке

Алексей Мартусенко возглавляет украинский офис консталтинговой компании TackTMI. По его словам, как в местном подразделении, так и в других филиалах, возросло количество онлайн-встреч. Используются такие инструменты как Zoom, Teams 365, но в последнее время начался переход на Adobe Connect. Это более сложное приложение, но более защищенное, отметил он.

Компания провела опрос и определила три основные проблемы, с которыми столкнулись команды после введения карантина:

• неготовность менеджеров среднего звена удержать необходимый уровень руководства (постановки задач, коммуникации, мотивации, контроля) в условиях удаленной работы. Причина — отсутствие соответствующих навыков управления и управления изменениями;
  
  
• демотивация и дезориентация большого процента работников во многих отраслях относительно дальнейшего будущего — своего, компании/организации, в отрасли или стране. Причина — недостаточная информационная поддержка со стороны менеджмента, непонятные показатели результатов работы в новых условиях, непонятная стратегия компании на ближайший месяц или два. К тому же усилились финансовые риски;
  
  
• потеря привычных каналов коммуникации и каналов кроссфункционального взаимодействия. Причина — процесс ориентирован на бизнес, а не на результат. Поэтому разрушение какого-либо процессного звена имеет критическое влияние на результат.

Компания «Промейкап» занимается импортом, дистрибуцией и производством косметики для салонов красоты. Ее основатель и директор Алексей Сторожук рассказал о готовности его предприятия к удаленке еще до карантина. Например, сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске с маленькими детьми, продолжали трудиться.

Для общения и контроля за выполнением заданий в «Промейкап» используют Viber и «1С». В мессенджере созданы несколько групп и иногда возникает ощущение, что «мы все сидим в одной комнате», поделился своими наблюдениями руководитель компании. Во второй из перечисленных программ есть система учета и «можно сразу убедиться, кто что продал». Но, отметил Алексей Сторожук, беда в том, что продавать-то некому, ведь салоны красоты закрыты.

Инструменты для оценки эффективности работы меняются под клиента

Директор украинского «Битрикс24» Дмитрий Суслов рассказал, что с 16 марта вся компания работает из дома. «Переориентировались довольно быстро, потому что, во-первых, большинство процессов для удобства и экономии времени мы давно перенесли в онлайн, а во-вторых, готовиться к возможной удаленке начали заранее», — сообщил он.

Для этого провели «чек-лист перехода» и прогнали все внутренние процессы через него. Обнаружилось два слабых места — офисная телефония и привязка некоторых процессов бухгалтерии и партнерского отдела к офису.

Первый вопрос решили технически всего за несколько часов. На второй потребовалось пара небольших организационных мероприятий, отметил Дмитрий Суслов. «Глобально все процессы у нас остались такими же. Да, встречи теперь проводим не в кабинете, а по видеосвязи в Битрикс24», — описал произошедшие изменения руководитель компании.

По его словам, в первые дни карантина почти вся команда отметила, что «они не чувствуют, когда работа начинается, а когда — заканчивается». Поэтому компания ввела несколько правил, чтобы очертить границы рабочего времени.

«Теперь мы каждый день по утрам здороваемся в чате, вечером прощаемся, все перерывы на обед или перезагрузку вносим в календарь. Инструментами, само собой, пользуемся своими — в Битрикс24 достаточно всего, чтобы организовать полноценный онлайн-офис», — подчеркнул Дмитрий Суслов.

Он поделился своими наблюдениями, как карантин повлиял на потребность многих компаний работать из дома. Ведь в условиях вынужденной самоизоляции бизнесу очень важно перестроить операционные процессы.

Если раньше очень популярной была именно CRM для работы с клиентами, то теперь у компаний запрос больше на комплекс инструментов. Это — и задачи с чатами со звонками для внутренней работы, и на CRM для удаленных продаж. «Тенденция понятная — работа из дома для многих единственная возможность сохранить бизнес, команды, клиентов. Поэтому все ищут решения, в том числе и технические, как все быстро и правильно поменять», — констатировал директор украинского «Битрикс24».

Компания учла пожелания и сосредоточила внимание на самых важных сценариях для дистанционной работы. Главными инструментами стали чаты, видеозвонки, новости компании и задачи. Еще появилась возможность подключать к процессам сторонних участников, клиентов или подрядчиков.

По словам Андрея Марьясова, основатель компании Auspex (партнера «Битрикс24»), в первый же день дистанционной работы оказалось, что у команды «нет навыка для коротких быстрых звонков коллегам». Раньше было проще встать и выйти в соседний кабинет, чем долго писать в чате, если вопрос сложнее обычного. «Сейчас тренируемся сразу звонить, вместо того чтобы долго писать», — констатировал он.

Операционный менеджер Агентства креативных решений Grape Юлия Сименович рассказала о правилах, которых компания придерживается во время карантина.

Во-первых, все одновременно начинают рабочий день, синхронизируясь по задачам и планам. «Это помогает настроиться и зарядиться на достижение поставленных целей», — подчеркнула она.

Во-вторых, все видеовстречи заранее планируются, что позволяет подготовиться участникам и корректно поставить будущие задачи.

В-третьих, выставляются «точки контроля», которые помогают организовывать время и делать его более эффективным. «В домашних условиях нет привычного рабочего места, живого общения с коллегами, а также корпоративной культуры, к которой привык работник. Поэтому основной целью является сохранение динамики работы и помощь в устранении различных барьеров в период карантина», — подытожила Юлия Сименович.

В мире — бум на инструменты для удаленки

Microsoft зафиксировал новый ежедневный рекорд по длительности проведенных встреч на Teams, своей платформе для «командной» работы — 2,7 млрд минут. Тогда как в середине марта этот показатель равнялся 900 млн мин.

Специальное приложение компании для образования Teams for Education начали использовать 183 тыс. абонентов в 175 странах мира. Общее количество видеозвонков в марте выросло на 1000%. Чаще всего — в 60% случаев — такой удаленный способ общения выбирали в Норвегии и Нидерландах.

Аналитики Microsoft пришли к выводу, что люди в последнее время начали работать по более гибкому графику, потому что объединили работу и личную жизнь. Об этом свидетельствует тот факт, что популярность мобильной версии Teams выросла в три раза за последний месяц. Это было особенно заметно в наиболее пострадавших от пандемии странах — Италии и Испании — в таких отраслях, как образование и государственное управление.

Взрывной рост продемонстрировало еще одно приложение для видеоконференцсвязи — Zoom, которое разработано с использованием искусственного интеллекта. Если в декабре 2019-го число ежедневных пользователей этой программы насчитывало 10 млн, то на конец марта текущего года их число превысило 200 млн.