Казалось бы, обмен электронными сообщениями — это личное дело. Однако, если сотрудник ведет переписку с рабочего почтового ящика, ряд людей в организации и, возможно, вне ее, будут иметь законное право заглядывать в его корреспонденцию.

Почту сотрудников могут отслеживать на рабочем месте разные люди, если у них есть на то основания. Западные специалисты уже давно формализовали этот момент в отношениях работодателя и сотрудника, и все знают, что работодатель имеют право просматривать почту своих сотрудников при условии, что он сообщает им о намерении проводить подобную проверку, информировав их об этом или ознакомив с правилами допуска.

Обеспечив работника системой электронной почты, работодатель имеет право знать, какие послания отправляются по корпоративной сети. И в большинстве случаев, сотрудники нормально относятся к такому явлению. Все они понимают, что работодатель должен контролировать качество и количество сделанной работы, т. к. он несет ответственность за действия своих подчиненных. Более того, давно известно, что компания может стать жертвой утечки конфиденциальной бизнес-информации из-за действий своего персонала (последние исследования показывают, что 70% компаний опасаются такого рода утечки).

Поэтому на западе сотрудники уже давно привыкли не обольщаться насчет конфиденциальности своей переписки.

У нас же такое поведение работодателя зачастую еще воспринимается сотрудниками «в штыки». И порой бывает довольно сложно объяснить им целесообразность таких действий.

Но кто именно в компании будет иметь доступ к электронной почте сотрудника, зависит от конкретной ситуации. Фактически, это зависит от цели проверки. Если, например, кто-то обвиняет коллегу в сексуальном домогательстве, то вероятнее всего разрешением этой проблемы займется HR служба, и тогда этот отдел будет иметь доступ к соответствующей электронной почте. Также просматривать почту сотрудников (или иметь к ней доступ) смогут разные люди, в зависимости от ситуации — непосредственный начальник, старшие сотрудники или ребята из ИТ-команды.

Доступ к электронной почте в компании имеют различные группы сотрудников, но, по закону, все они прежде обязаны проинформировать о начале проверки всех заинтересованных лиц. Здесь, главную роль играет корпоративная политика обмена информацией, в формировании которой HR принимает непосредственное участие.

Вне компании тоже есть группы лиц, которые на законных основаниях имеют право просматривать почту сотрудников, но только в исключительных случаях. Например, если кого-то подозревают в незаконной деятельности, органы внутренних дел или служба безопасности могут получить доступ к рабочей почте в соответствии с Законом о регулировании проведения следствия. Также почту можно просматривать, руководствуюсь Законом о защите информации и Законом о правах человека.

В любом случае, стоит формировать корпоративную политику таком образом, чтобы вероятность того, что их переписку будут читать не вызывала среди сотрудников волны негатива. И сотрудникам стоит быть морально к этому готовыми.

По материалам «Работа с персоналом»