Безделье персонала в период спада деловой активности и затяжных межпраздничных дней на фоне необходимости платить полную заработную плату — это отнюдь не объективные реалии бизнеса, а явная недоработка босса. Управленцам было бы весьма полезно почитать блоги и соцсети, в которых «пасутся» их подчиненные. В предпраздничный период они просто кишат вопросами, которые заставили бы боссов ужаснуться. Самые распространенные: «что делать, когда нечего делать на работе?», «как не сойти с ума от безделья на работе?».

Далее следуют многочисленные рассказы о том, кто чем занимается в предпраздничный период. Фантазия персонала безгранична — соцсети, аудиокниги, музыка, карты, игры в сети и т. д. Советов масса и, естественно, все они не относятся к выполнению профессиональных обязанностей.

За всю эту разнообразную деятельность работодатель выплатит своим подчиненным заработную плату и отправит «догуливать» праздники. В то время как организационные психологи давно установили, что «низкий сезон» — это уникальное время для плодотворного решения целого ряда задач и разработки глобальных стратегических планов компании.

Кризис безделья

Проблема периодического безделья всего коллектива известна практически во всех сферах бизнеса. Для компаний, предоставляющих консалтинговые услуги, финансовых учреждений, структур банковской и IT-сфер мертвый сезон — время праздников.

Торговые компании, наоборот, процветают в предпраздничные дни, зато после праздников, когда все деньги населения уже потрачены, простаивают. Это время, когда сотрудники с трудом осознают свою миссию на рабочем месте, но очень щепетильно относятся к выплатам заработной платы.

Многим знакома ситуация, когда официальные праздники уже давно отгремели, а настроение в офисе все еще далеко от рабочего. Подобная нерабочая обстановка усугубляется пиком зимнего периода отпусков, когда принятие многих решений откладывается до возвращения ключевых людей.

Однако вынужденное безделье чревато не только нерабочим настроением, медленной раскачкой после простоя и незаслуженными зарплатами. В такой период у персонала срабатывает два психологических механизма, результат которых компания будет ощущать еще значительное время после окончания «межсезонья».

Первый — двойная демотивация. Все мотивационные программы и корпоративная культура в части «отношения к обязанностям» потеряют свой смысл, как только сотрудники на практике увидят, что можно ничего не делать и получать за это заработную плату в полном объеме. Тем тяжелее будет сотрудникам включиться в работу по завершении «низкого сезона».

Кроме того, психологи утверждают, что человек лучше включается в работу, если происходит смена деятельности, т. е. праздничные дни, проведенные с семьей, предпочтительнее безделья на рабочем месте. В первом случае включение в рабочий процесс происходит в течение одного-двух рабочих дней, во втором — занимает три-пять дней, как после отпуска.

Второй психологический момент — конфликтогенность безделья. В период рабочей неактивности персонал переключается на выяснение отношений. Количество конфликтов, неконструктивных выяснений отношений, спровоцированных банальной скукой, возрастает. Особенно, если период спада активности компании приходится не на предпраздничный период, а связан с сезонностью бизнеса. По истечению «низкого сезона» работа оказывается весьма затруднена, поскольку нарушены межличностные коммуникации в коллективе.

По мнению экспертов, все эти проблемы вообще не должны присутствовать в компании, поскольку «низкий сезон» — не менее плодотворное время для компании, чем пик деловой активности. Конечно, при условии грамотного менеджмента. У хорошего менеджера текущих задач должно быть намного больше, чем свободного времени. Часть роста и развития сотрудника — это ежедневная работа над расстановкой приоритетов, определением задач для делегирования, способов оптимизации процессов. Таким образом, когда «падает» загрузка и уменьшается количество срочных задач, появляется возможность поработать над стратегическими вещами — важными, но не обязательно срочными.

План деятельности на «межсезонье», несомненно, будет отличаться в зависимости от сферы деятельности компании. Однако эксперты предлагают ряд занятий, которые актуальны для каждой компании. На них никогда не хватает времени в более активные периоды, но от их выполнения зависит перспектива развития целой компании.

План межсезонных действий

«Низкий сезон» — это идеальное время для целого ряда мероприятий. Во-первых, это время для нововведений. Многие новшества в компаниях терпят крах по одной простой причине — у сотрудников просто нет физически времени вникать в нюансы и обучаться новому. «Межсезонье» — идеальное время для апробации, например, новых технических программ, новых систем отчетности и др. Кроме того, есть возможность апробировать, протестировать и внести свои предложения по качеству, удобству нововведений, и возможно, откорректировать технологию.

Кстати, специалисты по организационной психологии утверждают, что внедрение нововведений в период делового спада положительно действует на моральный дух сотрудников. Чувство уязвимости персонала в период спада исчезает, если появляются конкретные конструктивные идеи и действия по улучшению бизнеса и бизнес-процессов. И, кроме того, восприятие персоналом нововведений в периоды делового затишья намного более позитивно, чем в период процветания, когда по внутреннему ощущению персонала «и так все хорошо».

Во-вторых, это время действий HR-службы. Не секрет, что любые инициативы HR-службы на пике активности компании воспринимаются в штыки всеми работниками организации. По причине крайней занятости и, как следствие, ощущения второстепенности задач, которые ставит кадровая служба. Учитывая, что активная работа HR-ов, особенно в крупных компаниях, — это гарант карьерного и профессионального роста персонала, этой деятельности стоит выделить время.

Аттестацию, оценку персонала, мотивационные опросы и опросы потребности в обучении, всевозможные формы обучения и т. д. стоит планировать именно на «низкий сезон». Отношение персонала к подобным действиям будет значительно более позитивным, нежели в момент цейтнота.

В-третьих, это время «ловли блох» и брейнсторминга. Хорошей практической рекомендацией будет привлечение сотрудников к процессу обдумывания и реализации моментов, которые можно улучшить/ оптимизировать в работе как каждого отдельно взятого отдела, так и компании в целом. Обычно в течение года на такие процессы не хватает времени. Поэтому начало года становится удачным периодом для новых идей, предложений и модернизации.

В это время можно активно проводить «мозговые штурмы» на уровне отделов, подразделений и целых департаментов. Естественно, смысл всех этих мероприятий не потеряется, если по итогам будут сделаны выводы и предприняты конкретные действия по устранению недостатков. Например, как показывают исследования, большой вопрос у сотрудников вызывает система отчетности. «Низкий сезон» — оптимальное время разобраться, что не устраивает персонал, и выработать схему оптимизации отчетов.

Кроме того, это время можно использовать для подведения итогов и планирования.

«В «низкий сезон» мы занимаемся процессами, который Стивен Кови, автор известной книги «7 навыков успешных людей», называет «затачиванием пилы». Мы подводим итоги: управленческие, организационные, финансовые результаты года, и анализируем их. Мы планируем наступающий год как внутри агентства, так и совместно с клиентами. Используя внутренние формы, сотрудники планируют долгосрочное личное и профессиональное развитие, после чего уже в рабочих группах и подразделениях выставляют общие цели и планируют достижимые и измеримые результаты на первый квартал года», — делится Владимир Д., генеральный директор PR-агентства.

Также это время для изучения конкурентов и разработки плана их «обхода». Наличие свободного времени дает возможность внимательно изучить особенности деятельности более успешных (пусть даже в мелочах) конкурентов. Отсутствие привязки к офису дает возможность сотрудникам, например, лично пройтись по магазинам, сервисным центрам и т. д. своих конкурентов. Сбор статистики по товарным группам, по регионам, по поведению потребителей и др. даст возможность стать более успешными в активном сезоне.

И, наконец, это время для обучения. Предпраздничные дни — плохое время для обучения в аудитории, но идеальное для обучения на местах. Естественно, представители разных сфер деятельности могут найти свои способы обучения в «низкие сезоны». Например, для продавцов «низкий сезон» — это идеальное время для изучения товаров, а как следствие, более качественного консультирования в будущем.

Консультант не должен читать характеристики с упаковки, а состав вещи с бирки. Продавцы не всегда знают всю функциональность товара, а соответственно, не в состоянии ее презентовать. По итогам обязательно должен быть проведен экзамен. Смену товара на витрине, гардероб манекена и другую работу по презентации товара также удобнее проводить во время спада покупателей, а не во время очередей в кассу. «Низкий сезон» — отличное время для продумывания сопутствующих товаров, комбинаций для до-продаж.

IT-компании, имеющие свои магазины, предлагают другой вариант.

«У нас есть низкие сезоны продаж — в связи с отпускными периодами у людей, — делится Анатолий Б., глава правления группы компаний. — Но в это время все равно работы много. Сотрудники проходят обучение, оптимизируют работу в магазине, делают предложения по улучшению работы. Предлагают в сети дополнительные услуги в магазинах, чтобы получить больше доходов».

Принципы внедрения

Успех деятельности во всех этих направлениях полностью зависит от соблюдения боссом трех простых условий.

Условие первое — план работы на «низкий сезон» должен быть разработан заблаговременно, а не выдуман в момент, когда персонал уже сидит без работы, и также заранее роздан (разослан) сотрудникам. Это должен быть четкий план-расписание мероприятий, брейнстормингов и т. д. Важно понимать, что желание руководителя, чтобы «низкий сезон» сотрудники использовали для саморазвития, дополнительного обучения, к примеру, изучения иностранного языка — заведомо несбыточное. Большинству сотрудников не хватает внутренней мотивации даже на завершение мелких текущих дел. Особенно, если речь идет о периоде затяжных праздников. Значит, план должен быть составлен и оглашен заранее, а не в момент, когда все успели расслабиться.

Условие второе — все виды деятельности должны контролироваться и оцениваться.

Условие третье — по результатам проведенной работы должны произойти определенные изменения, желательно в сторону улучшения и с учетом пожеланий сотрудников. Результаты должны оглашаться сразу и решение должно приниматься сразу. Иначе у персонала снова появится ощущение ненадобности этой работы.

Наталья Дорошенко