Часто работодатель требует от кандидата на работу не только резюме, но и рекомендательные письма, копии дипломов, результаты тестов и т. д. К такому пакету документов, как правило, прилагается сопроводительное письмо.

Даже если Вы высылаете только резюме, к нему необходимо тоже приложить сопроводительное письмо. Многие соискатели смотрят на эту разновидность эпистолярного жанра как на ненужную формальность: дескать, я ведь посылаю свое резюме, там все, что нужно сказано, так зачем еще тратить время на какие-то комментарии к нему?

Первое знакомство работодателя с кандидатом происходит в «письменном виде». Правила составления резюме не допускают иного изложения информации как в виде «конспекта» вашего опыта работы и профессиональных достижений. Сопроводительное письмо позволяет смягчить «сухость» изложения и значительно увеличивает шансы кандидата быть замеченным в общем потоке информации.

Сопроводительное письмо, в отличие от резюме, необходимо писать, после того как вы определились с местом работы и вакансией. Цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы побудить потенциального работодателя обратить внимание на ваше резюме. Прежде, чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации о компании, в которую вы собираетесь направить резюме. Письмо должно отражать вашу заинтересованность в получении работы именно в этой компании, и, следовательно, вы должны продемонстрировать знание сферы деятельности потенциального работодателя. Грамотно составленное сопроводительное письмо, обычно, привлекает внимание работодателя и он стремиться связаться с вами немедленно или, как минимум, не спрячет ваше резюме далеко.

Сопроводительное письмо должно быть лаконичным и запоминающимся, показать ваше знание вопросов решаемых данной компанией на рынке и соответствие ваших навыков решаемым задачам. Прежде всего, ответьте для себя на вопросы: «Какую я смогу принести пользу данной компании? Какие конкретные шаги, в решении вопросов, я смогу предложить?» Все это необходимо изложить в сопроводительном письме, в лаконичной форме.

По возможности адресуйте сопроводительное письмо конкретному сотруднику компании, а не безликому «менеджеру по персоналу» (контактную информацию часто можно найти на корпоративном сайте или узнать у секретаря, позвонив по общему телефону компании). Никогда не пишите в теме письма фразы: «всем заинтересованным», «начальнику отдела кадров» и т. д. В компании всегда есть человек, принимающий решения или заведующий поиском и подбором персонала. Выясните, кому можно направить резюме и сопроводительное письмо и обратитесь к этому человеку лично, причем постарайтесь правильно написать его имя и должность. Некоторые компании отказываются называть имена сотрудников по телефону. Если вы не можете узнать имя, не нужно настаивать, но постарайтесь узнать, что следует писать в обращении. Даже выбор между «Уважаемый…» и «Уважаемая…» может стать решающим. HR-менеджеры ежедневно получают десятки ненужных рекламных посланий — персональное обращение отделит ваше послание от моря спама.

Первый параграф письма состоит из трех частей.

Первая часть содержит информацию о том, как Вы узнали о вакансии. Желательно упомянуть предшествующую встречу или телефонный разговор, сослаться на лицо знакомое адресату, или на какую-то информацию о компании, которая побудила вас обратиться к нему. Соберите информацию о работодателе через Интернет или СМИ. Используя полученные сведения, объясните специалисту по подбору персонала, почему вы хотели бы работать и строить карьеру именно в этой компании.

Во второй части письма необходимо представиться и объяснить читающему цель своего обращения. Именно здесь, нужно располагать информацию, которая может вызвать у работодателя наибольшую заинтересованность в Вас.

В третьей части отразите информацию, показывающую ваше знание компании или сектора, в котором она работает. Но здесь важно не переборщить с пустыми хвалебными фразами, иначе читающий сразу почувствует вашу неискренность. Помните, что человек, которому вы направляете письмо, хорошо знает компанию. Единственное, что он не знает, — это чем именно вы можете быть полезны компании, а также насколько вы заинтересованы в получении работы.

Во втором параграфе вы рассказываете о своих навыках.

Напишите как ваш опыт, навыки образование, описанные в резюме, могут быть полезны в компании потенциального работодателя. Указывая на наличие у вас нужных компании квалификации и компетенций, подтвердите свое заявление реальными примерами наиболее ярких профессиональных достижений. Если вы пока не обладаете опытом работы по специальности, подчеркните, какие личные качества и знания позволят вам добиться успеха на этом поприще.

В последнем третьем параграфе попытайтесь инициировать контакт.

Укажите где, когда и каким образом с вами можно связаться. Завершите письмо обещанием через несколько дней перезвонить в компанию и узнать о результатах рассмотрения вашего резюме. И обязательно позвоните — не ждите, когда HR-менеджеры мультинациональных корпораций начнут обрывать ваш телефон.

Направляя письмо по почте или факсу, напишите в конце: «С уважением», свое имя и фамилию — в две строки с одиночным интервалом между ними. Поставьте свою подпись в этом интервале и дайте чернилам высохнуть. В электронном письме интервала между строками быть не должно.

Разумеется, в вашем письме должны содержаться формальные разделы, соответствующие требованиям деловой переписки: приветствие, обращение к адресату и подпись с контактными координатами. Внешний вид письма тоже имеет значение. Не надо использовать более двух гарнитур шрифта в письме; будьте осторожны с подчеркиванием, курсивом и выделением текста жирным. Как и любой документ, письмо должно быть аккуратным и хорошо структурированным. Все это показывает адресату, что вы позаботились о его удобстве и вам важно произвести на него хорошее впечатление. Если вы посылаете письмо почтой, убедитесь, что и само письмо, и резюме, и конверт — хорошего качества, бежевого или белого цвета. Распечатайте письмо на качественном принтере: в крайнем случае, это можно сделать в фото мастерской или на любом платном принтере в городе. Отправляя письмо и резюме по электронной почте, убедитесь, что вы сохранили их в общепринятом формате — например, как документ Word. E-mail письмо, к которому вы прикрепляете файл с резюме, должно быть кратким, вежливым и по существу.

Плохое сопроводительное письмо может стоить вам хорошей работы. Чтобы работодатель вас заметил, нужно написать лаконичное и запоминающееся письмо. Помните, от этого зависит ваш успех в будущем!

По материалам «KeyWork»