Что делать, если сотрудник заявляет, что выполняет «чужие» обязанности, работает больше других или вообще занимается «не своим делом»? Способ, который поможет оценить обоснованность этих претензий, называется «фотография рабочего дня». Несмотря на свою трудоемкость, этот метод позволяет достоверно и объективно определить, сколько времени тратится сотрудниками на выполнение тех или иных обязанностей, насколько оптимально организован рабочий процесс, нужно ли срочно нанимать дополнительных работников или, наоборот, кого-то можно «нагрузить» дополнительными функциями.
Под взглядом объектива
И, надо заметить, такая «фотография» позволяет по-новому увидеть и оценить ставшие привычными обязанности. Так, к примеру, в одной из компаний было проведено картирование рабочей недели сотрудников отдела сбыта. Выявленные факты оказались неожиданными и заставили задуматься руководство компании. Как оказалось, почти 30% рабочего времени менеджеров уходило на оформления бумаг, которые требовала бухгалтерия. Еще несколько часов в неделю «съедали» еженедельные подробные отчеты. Необходимость ежедневно появляться в офисе, чтобы «отметиться», прибавляла к этому неэффективно потраченному времени еще пять-восемь часов рабочего времени в неделю.
По результатам изучения ситуации сотрудникам бухгалтерии поручили рассмотреть возможные варианты сокращения документооборота, отменить обязательное посещение офиса перед поездками к клиентам и упростить систему отчетности. Когда все это было выполнено, в отделе появилась новая сотрудница, которая помогала менеджерам оформлять бумаги для бухгалтерии, присутствие в офисе в утренние часы стало обязательным только по понедельникам, а письменные отчеты — менее подробными. Эффективность работы менеджеров возросла. Кроме того, все это оказалось серьезным мотивирующим фактором. Люди увидели, что их освобождают от неприятной бумажной работы и больше доверяют в планировании рабочего времени.
Однако «фотографирование рабочего дня» является довольно трудоемким способом получения информации. Для получения достоверных результатов специалист, проводящий процедуру формирования «фотографии рабочего дня», должен на протяжении по меньшей мере пяти-семи дней находиться рядом с сотрудником, за которым ведется наблюдение. И непрерывно в течение всего рабочего дня с начала работы и до ее фактического окончания фиксировать данные об использовании каждой минуты. При этом особенно тщательно фиксируются потери времени по различным причинам.
Также этот метод требует большого напряжения как от наблюдателя, так и от наблюдаемого. Наблюдатель должен не создавать помех и не отвлекать работника от рабочего процесса комментариями и вопросами.
Трудно и легко
Впрочем, есть и приятный момент: техническое обеспечение этой методики — минимально. Чтобы наилучшим образом организовать «фотографирование», достаточно ручки, бумаги, подготовленного наблюдателя и знания основных принципов проведения наблюдения. «Фотография рабочего дня» разрабатывается и проводится поэтапно. Вначале проводится подготовка к наблюдению, затем — проведение наблюдения, обработка и анализ данных, разработка рекомендаций, проектирование оптимального баланса функций.
До проведения наблюдения составляется перечень элементов затрат рабочего времени, и каждому элементу присваивается шифр. Наблюдатель использует специальные бланки, в которых записывает действие и время его выполнения. Для получения полных и достоверных данных и в целях экономии времени наблюдатель заранее знакомится с рабочим местом наблюдаемого и с перечнем операций — для выделения элементов, из которых слагается рабочее время работника, чтобы иметь возможность правильно поставить в наблюдательном листе соответствующий элемент и его шифр. В наблюдательном листе на протяжении целого рабочего дня (смены) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени.
При этом, как отмечают эксперты, важно помнить о целях наблюдения и придерживаться той степени детализации затрат рабочего времени, которая достаточна в каждом конкретном случае. Так как излишняя детализация может значительно увеличить время на обработку результатов и потребовать дополнительной работы по укрупнению данных для получения нужных выводов. И, наоборот, слишком сильное укрупнение может привести к тому, что важные моменты будут упущены и не будут достигнуты те цели, ради которых проводилась вся процедура.
Именно на эти грабли наступили в одном ЗАО, когда пытались своими силами организовать подобную процедуру:
«У нас возникла необходимость установить нормы для менеджеров по продажам — определить оптимальное количество звонков, встреч с клиентами и т. д. Для этого мы организовали наблюдение за несколькими сотрудниками, один из которых был наиболее успешен, еще двое обычно демонстрировали средние результаты, а третий был наименее эффективен. Так как наблюдение проводил не один человек, а двое параллельно, оказалось, что их результаты было довольно сложно привести к общему знаменателю. Один наблюдатель фиксировал все очень подробно, до минуты, а второй — обобщал все, что мог. Изрядно помучившись, мы получили необходимую информацию, но для себя сделали вывод, что такое наблюдение должен проводить один человек», — рассказала Светлана Д., директор по персоналу ЗАО.
Сам себе надсмотрщик
Но в некоторых случаях этим «единственным» наблюдателем может быть и сам работник, заинтересованный в том, чтобы улучшить свои результаты или понять, куда «девается время». Такой способ называется «самофотографией» и, по мнению его почитателей, он лишен многих недостатков и ограничений классической методики, предполагающей взгляд со стороны.
«В какой-то момент я почувствовала, что часто нерационально использую рабочее время — периоды «затишья» в течение дня сменялись периодами большой загруженности, когда приходилось делать несколько дел одновременно. Тогда я решила провести самонаблюдение. Я подготовила специальную таблицу, в которую записывала, сколько времени у меня уходит на выполнение различных функций. Открытием стало то, что на помощь сотрудникам в вопросах, не входящих в мою компетенцию, у меня уходило от сорока минут до двух часов в день. Я сделала выводы, перестала быть такой «добренькой» — и нужда засиживаться на работе по вечерам практически исчезла», — рассказала Диана А., менеджер по персоналу.
Однако и самонаблюдение имеет свои ограничения. Так, результаты «самофотографии» могут быть искажены в том случае, если сотрудник хочет представить свою работу в лучшем свете, избавиться от каких-то функций или если необходимость фиксировать результаты могут нарушить технологический процесс.
В свою очередь классический вариант картирования рабочего дня также имеет свои ограничения, которые совершенно отличаются от недостатков «самофотографии». Это могут быть какие-то незапланированные мероприятия, которые нельзя перенести. Или же запланированные мероприятия, которые периодичны в деятельности наблюдаемого сотрудника, например, по понедельникам посещение совещаний у руководства по общим вопросам, по вторникам — собственные совещания отдела, по четвергам — посещение подразделений и прочее.
Исказить результаты могут и различные внештатные ситуации. По мнению экспертов, когда отрабатывается новая технология работы, требующая предельной концентрации внимания, присутствие наблюдателя нежелательно. В таких случаях «фотографирование» лучше на время перенести и дождаться, когда работа снова войдет в привычную колею. Также не стоит выбирать для наблюдения дни, когда планируется какое-либо разовое крупное событие, например, прием важных гостей или переезд компании.
Зачем?
Методика «фотографии рабочего дня» наиболее приемлема для следующих целей:
для выявления причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью данной методики можно выявить причины такой ситуации;
для выявления потерь рабочего времени, чтобы определить, на каких этапах рабочего процесса они происходят и чем вызваны: неэффективностью организации, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников;
для установления норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии;
для оптимизации бизнес-процессов;
для оценки эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации. Хотя в этой ситуации лучше дополнительно использовать и другие методы.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама