Единого, общепринятого стандарта использования электронной почты нет, однако она уже давно стала неотъемлемой частью нашей работы. Как с помощью почты добиться большей продуктивности в работе, не допуская при этом перенапряжения и выгорания?

Существует немало книг по саморазвитию и тайм-менеджменту, утверждающих, что email-дзен возможен. Но учитывая, как много проведено исследований на эту тему, всегда существует риск, что из всего массива данных различные популисты и консультанты выберут лишь те, которые соответствуют их точке зрения (если вообще посмотрят на научные исследования).

Приведу пять главных мифов об электронной почте, опровергнутых наукой.

Миф № 1: почту нужно проверять лишь пару раз в день

Постоянно перерываться на просмотр входящих сообщений действительно неэффективно. Но это не значит, что следует игнорировать почту длительные промежутки времени. Мы обнаружили, что люди, которые регулярно проверяют и обрабатывают свою почту, чувствуют себя менее загруженными, несмотря на то, как много писем получают.

Оставаться «на поверхности» моря входящих писем очень важно для «приручения» электронной почты и избегания стресса «безысходности».

Миф № 2: почта — это пустая трата рабочего времени

Наше исследование показало, что лишь небольшая доля отправляемых и получаемых рабочих писем не очень важны. Электронная почта стала важным инструментом эффективного выполнения рабочих задач. Многие признают, что без этого инструмента они не смогли бы настолько же эффективно выполнять свою работу.

Миф № 3: отвлечение от почты в нерабочее время снижает стресс

Мы очень тщательно исследовали этот вопрос, поскольку 1 января во Франции вступает в силу новое законодательство, согласно которому сотрудник имеет «право отключиться» после отработки определенного количества рабочих часов. В ходе своего исследования мы не нашли подтверждений тому, что люди этого действительно очень хотят. Наоборот, многие говорили, что им нравится та «гибкость», которую дает электронная почта.

Впрочем, считается, что отправлять письма в нерабочее время нехорошо. Есть, например, такая функция как отсрочка отправки, благодаря которой одни могут обрабатывать почту в «нерабочее» время, не мешая при этом тем, кто отдыхает.

Миф № 4: нужно устанавливать четкое время для ответа на письмо

Есть организации, которые устанавливают для своих сотрудников определенное время для ответа на рабочие письма — чтобы клиенты были довольны. Возможно, в некоторых случаях это действительно оправдано (клиенториентированный бизнес, предоставление услуг), но в целом может лишь добавить ненужный стресс и нагрузку на сотрудников. Более того, это способствует, скорее, реакционному, чем стратегическому подходу к работе.

Многие не ожидают и не требуют немедленного ответа. Поэтому требование быстрого ответа может быть изначально ненужным и непродуктивным. Тем, кто практикует подобный подход, стоит его пересмотреть.

Миф № 5: функции «копия» и «ответ всем» ненужные и надоедливые

Функция добавления адресатов «в копию» хорошо изучена. В ходе своего исследования мы обнаружили, что функции «копия» и «ответ всем» по-разному влияют на людей. Все зависит от того, в какой атмосфере они работают — доверительной или нет.

Там, где атмосфера негативная, использование функции «копия» ассоциируется с желанием работника прикрыть себе спину, переложить ответственность на других или похвастаться. Там, где атмосфера позитивная, отношение к этой функции тоже позитивное — это помогает сотрудникам обмениваться знаниями, чувствовать себя причастными к работе друг друга, независимо от статуса.

В нашем исследовании также упоминались такие современные инструменты как Slack, Yammer и групповая почта. Они оказались особенно полезными для координации digital-активностей и коммуникаций, особенно когда речь шла о групповых проектах.

Какие выводы можно сделать из нашего исследования? Во-первых, очевидно, что наши стратегии эволюционируют параллельно с технологиями, которые мы используем. Во-вторых, нельзя забывать, что электронная почта существует не в вакууме: ее эффективность зависит от человека и от офисной культуры. Работодателям стоит задуматься над тем, как улучшить рабочую коммуникацию, предотвращая при этом «выгорание» сотрудников.

Эмма Расселл