Электронное письмо — это «визитная карточка» специалиста и компании. Правильно составленное и оформленное деловое послание свидетельствует о компетентности его отправителя. Однако грамотно вести рабочую переписку посредством электронной почты сложнее, чем кажется. Большинство сотрудников допускает одни и те же ошибки, даже не подозревая о том, насколько они портят их профессиональный облик. Знание «подводных камней» позволит вам сделать электронную переписку более эффективной и повысит ваш престиж как специалиста.

Ошибки в языке

Об этом говорят везде. Тренеры, специалисты по развитию карьеры, преподаватели и HR-менеджеры в один голос не устают повторять — пишите без ошибок или не пишите вообще. Но почему-то очень часто нам кажется, что это правило относится к любым документам, кроме электронного письма. Общение в сети иногда бывает очень быстрым и напряженным, в такой ситуации нелегко следить за правописанием. Да и не каждый обладает врожденной грамотностью. Именно поэтому сегодня создано столько средств, которые помогают быстро справиться с проверкой написанного. Не пренебрегайте ими. В любой электронной почте есть функция проверки орфографии и пунктуации. Да, не всегда эти программы работают на отлично. Зачастую в их словарях нет специальных терминов, которые могут понадобиться при составлении рабочего письма. Тем не менее, грубые ошибки с их помощью можно отфильтровать. Ну, а написание сложных профессиональных терминов не грех запомнить и самому специалисту. Во-первых, не забудьте установить в настройках почты обязательную проверку грамотности для всех писем. Во-вторых, следуйте простому правилу: сомневаешься — не пиши. Всегда можно перефразировать предложение или заменить слово, если вы не уверены в том, что написали его правильно. Часто, пытаясь продемонстрировать профессионализм, мы прибегаем к сложным оборотам. Результат может оказаться полностью противоположным. Обратный эффект вам обеспечен в двух случаях: если сложные фразы написаны с ошибками и если адресат не понял, что вы хотели ему сказать.

Цель электронного письма — быстро передать информацию, а не заставить получателя рыться в словаре, пытаясь понять, что же вы хотели сообщить. Если то же самое можно написать проще — пишите проще. При этом очень важно не скатываться в разговорный стиль. Помните, что для деловой переписки характерно отсутствие просторечий, четкая структура и логичное изложение, отсутствие подтекста (мысль излагается четко и ясно, без намеков) и субъективных личных оценок, вежливость, соблюдение деловой субординации.

Неправильные обращения

Самое распространенное начало обращения для деловых писем — нейтральное «Уважаемый/ая». Распространенная ошибка заключается в неправильном выборе того, что должно стоять после этого слова. Это вопрос делового этикета и культуры профессионального общения. В зависимости от ситуации может быть использована фамилия, имя, имя-отчество, название должности. Последнее уместно, если письмо адресовано юридическому лицу и вы обращаетесь к главе организации. Обычно в сугубо официальных ситуациях и к малознакомым людям обращаются по фамилии. Дальнейшее развитие отношений допускает переход на обращение по имени-отчеству. При составлении письма можно ориентироваться на подпись, которую использует ваш корреспондент. Если в своем прошлом письме к вам он назвал себя по имени, вполне уместно будет так же обратиться к нему в ответном сообщении. Как правило, общаясь с кем-то равным по статусу, допустимо применять принцип «зеркала». То есть обращаться к человеку так, как он обращается к вам — используя полное имя, имя-отчество, фамилию и т. д. Разумеется, в письмах к руководству эта практика не применима. Здесь всегда лучше соблюдать определенные формальности, вежливость никому еще не мешала. Также стоит быть осторожным с быстрым переходом на «ты». Современное интернет-общение располагает к неофициальности даже между незнакомыми людьми. Однако в деловой переписке, если вы хотите выглядеть настоящим профессионалом, этого лучше избегать. Любой переход к более неформальному общению нужно предварительно обговорить с адресатом.

Излишние знаки препинания и «смайлики»

Использование определенных знаков для выражения эмоций, скажем «))», чтобы показать улыбку, для тех, кто привык много общаться в сети неформально, становится сродни употреблению слов-паразитов при письме. К ним привыкают настолько, что обычных слов для выражения мысли и отношения к ней кажется недостаточно. Однако в деловой, не говоря уже об официальной переписке, использование подобных символов недопустимо. В первую очередь следует избегать использования подобных знаков в письмах к малознакомым людям. Нет ничего обиднее, чем потерять профессиональный облик, просто попытавшись «улыбнуться» получателю письма. Если вы уже давно общаетесь, ситуация может позволить быть более свободным в этом вопросе, но даже в этом случае никогда нельзя забывать, что вы ведете деловую переписку, а не просто болтаете со знакомым.

Использование множественных вопросительных или восклицательных знаков в рабочем электронном письме выходит за рамки приличий. Оно запрещено также на многих форумах, где люди общаются неофициально. Согласно этикету общения в сети, символы «???», «!!!» рассматриваются как крик. Вы же не хотите кричать на адресата своего рабочего письма.

Шрифты, шаблоны, фон и подпись

Организуя рабочую почту, следует с особым вниманием подойти к настройкам шаблонов, фона, шрифта и подписи ваших электронных писем. Все это можно установить один раз, и все сообщения будут отображаться и отсылаться в одинаковом виде. Однако будьте внимательны в выборе. Для деловой переписки лучше всего выбрать нейтральный белый фон, обычный (а не крупный или мелкий) размер шрифта только черного цвета и установить подпись, которая будет содержать необходимую информацию о вас. Стандартная полная деловая подпись в электронном письме выглядит так: «С уважением, имя, наименование должности, рабочие контакты (номер телефона), название компании», также можно добавить юридический адрес, телефон и адрес сайта.

Курсив или жирный шрифт в деловой переписке уместен только в случае крайней необходимости. Не следует использовать для профессиональных писем яркие цвета, необычные шрифты и картинки (если только это не логотип компании).

Случайная отправка сообщения, «ответить всем» и другие казусы

Первое и самое главное, что следует сделать, чтобы уберечь себя от беды и случайно не выслать шефу электронное письмо, в котором вы красочно описываете его недостатки своей лучшей подруге, — разделить переписку! Просто установите себе правило никогда не писать с рабочего адреса ничего, кроме рабочих писем по делу. Всю переписку с друзьями, родными, знакомыми и даже коллегами из соседнего офиса, если она впрямую не касается работы, — ведите только через личный почтовый ящик. Если вы отправляете по нескольку десятков писем в день, это правило должно стать для вас золотым. Потому что чем чаще вы нажимаете на кнопку «Отправить», тем больше вероятность ошибиться. Как это нередко бывает, письмо, скорее всего, попадет именно к тому человеку, которому вы меньше всего хотели бы его показать. Особенно нужно быть внимательным с кнопками «Переслать» и «Ответить всем». Всегда проверяйте список адресатов, чтобы избежать неприятностей и досадных ошибок, которые в итоге могут оказаться не такими уж безобидными.

Пометка «Срочно» и тема письма

В личной переписке мы часто забываем про тему письма. Но для делового послания это пункт, обязательный к заполнению. Указание темы поможет вашему сообщению не оказаться в папке со спамом. Хотя стоит помнить, что работает это не всегда. Если вы не получаете ответа в течение достаточно долгого времени, велика вероятность того, что адресат просто не видел письма, т. к. оно по ошибке было отправлено в спам. В этом случае лучше переслать сообщение еще раз.

Тему письма нужно сформулировать кратко и емко — это главное правило. Человек должен сразу понять, о чем пойдет речь. Если вы пишете кому-то впервые, можно также кратко представиться в теме сообщения.

Что касается пометки «Срочно», используйте ее только в случае реальной необходимости. Слишком много очень «срочных» посланий раздражает адресатов, на них в итоге просто перестают обращать внимание.

Длинные цитаты

Распространенные цитаты неуместны в деловой переписке. Лучше не обременять текст излишней информацией, какого бы рода она ни была. Особенно если вы постоянно общаетесь посредством электронной почты с одними и теми же людьми. Электронное письмо — это не эссе, демонстрирующее вашу ученость, а специфическая форма общения, которая подразумевает краткое и очень конкретное сообщение. Длинные письма не помогут вам выглядеть умнее. Признак профессионализма — умение говорить четко и по сути, задавать нужные вопросы и делать это грамотно.

Евгения Рогачева