Хорошо тем компаниям, численность персонала которых невелика. Перешел из кабинета в кабинет, собрал всех на корпоративной вечеринке, пожал руку каждому и решил все вопросы в неформальном общении. А когда число сотрудников перевалило за сотню? Да и ни для кого не секрет, что, помимо исполнения трудовых обязанностей, для людей крайне важно общение — как неформальное, так и деловое. И тут на помощь приходит Интранет.

Часть 1

Разделы и функции корпоративного портала условно можно объединить в следующие блоки:

1. Представление компании:
• общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
• официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
• календарь событий компании;
• фото- и видеоотчеты о деятельности компании;
• лента важных новостей отрасли;
• внутренние вакансии компании;
• контакты и реквизиты для быстрого доступа.
  
  
2. Представление сотрудников компании:
• единый справочник сотрудников компании;
• быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);
• настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);
• быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail);
• контроль присутствия сотрудника на портале;
• информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия;
• списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска Почета, дни рождения;
• личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото- и видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).
  
  
3. Управление корпоративной информацией:
• библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и проводник;
• работа с документами портала с помощью Microsoft Office;
• система документооборота материалов портала;
• контроль версий документов портала;
• разграничение доступа к документам;
• управление мультимедиаматериалами (фото, видео).
  
  
4. Корпоративный поиск:
• полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;
• поиск по тегам и облако тегов;
• поддержка русской и английской морфологии;
• моментальная индексация обновленных и новых документов;
• учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;
• расширенный язык поисковых запросов;
• федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т. п.).
  
  
5. Коллективная работа и социальные сети:
• создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;
• использование принципов социальной сети в организации совместной работы;
• гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;
• календарь событий группы и ее участников;
• организация совещаний группы;
• обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);
• задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;
• отчеты о выполнении задач от участников группы;
• библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения;
• фотоматериалы группы.
  
  
6. Бизнес-процессы:
• документооборот контента на портале;
• настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников;
• автоматизация обслуживания заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;
• организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;
• организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;
• бронирование переговорных комнат (и любых других помещений).
  
  
7. Внутрикорпоративные коммуникации:
• обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ);
• календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции;
• совещания/оповещения;
• открытые и закрытые тематические форумы;
• фотогалереи личные и общественные;
• опросы и анкетирование сотрудников;
• интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале;
• автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.
  
8. Обучение и тестирование сотрудников:
• создание неограниченного числа учебных курсов;
• вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;
• журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;
• автоматическое определение результатов;
• гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Естественно, все это и сразу каждому сотруднику не нужно, поэтому наш корпоративный портал содержит функцию гибкой настройки — каждый пользователь может сформировать свой индивидуальный рабочий стол, просто перетаскивая или скрывая информационные блоки.

Если компания имеет вертикальноинтегрированную структуру, то на портале можно создать разделы для выше­стоящей и организационно-подчиненной структуры и разграничить доступ каждой из структур к разделам портала. Можно расположить систему формирования отчетности на портале, фиксировать сроки и качество подготовки отчетов. Кадровику, подавшему такую идею, цены не будет.

Для нормального функционирования портала необходимо принять меры по обеспечению безопасности и защиты каналов доступа к этому информационному ресурсу. Если кадровики этого не предусмотрят, то будут иметь противодействие со стороны службы безопасности, а если таковой нет, то просто рискуют нанести вред своей компании. Поэтому в случае привлечения внешних провайдеров к реализации этого проекта, для получения дистанционной технической поддержки, одновременно с подписанием договора следует подписать соглашение или обязательство о неразглашении персональных данных и сведений, размещаемых на вашем портале.

После одобрения этого проекта, выделения средств и приобретения всех необходимых составляющих, мы установили этот ресурс на сервер, а дальнейшую работу разбили на несколько этапов.

На первом этапе готовая структура, предложенная разработчиком, была нами модернизирована посредством заложенного в систему конструктора и наполнена контентом. После этого в систему портала были интегрированы пользователи головной организации.

На следующем этапе корпоративный портал работал в тестовом режиме. В процессе опытной эксплуатации функции портала адаптировались исходя из потребностей структурных подразделений компании в оптимизации бизнес-процессов. С участием ИТ-специалиста портал дополнялся новыми возможностями и решениями.

Третий этап — подключение удаленных пользователей из филиалов. Таким образом мы хотели постепенно формировать у всех сотрудников целостное восприятие протекающих бизнес-процессов и повысить у каждого работника ощущение сопричастности к задачам, реализуемым компанией.

Фактически сейчас создается виртуальный офис компании, куда сотрудники могут попадать из любой точки и в любое время.

Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..

Если кто-то считает, что достаточно заполучить оборудование, развернуть на нем систему страниц, функций и сервисов и все завертится, закрутится, все станут счастливыми обладателями инструмента от кадровой службы, то он ошибается.

Помимо разных технических проблем, возможны сложности, связанные с изменением внутренней корпоративной культуры. Как и любое новшество, портал требует адаптации восприятия сотрудников к использованию его возможностей в работе. Работать «как раньше» всем привычнее, и потребуется время, чтобы все больше работников понимали преимущества внедряемой системы.

Поскольку процесс изменения корпоративной культуры — штука довольно длительная, то и сейчас мы стараемся использовать все формы и методы «встраивания» портала в жизнь компании. Методов «из-под палки» мы избегаем, а дополняем этот ресурс удобными сервисами и постепенно интегрируем использование портала в нормы и правила. Например, не так давно мы разослали с портала всем сотрудникам сообщение: «Постоянно опаздываете? Мы вам покажем!..». Отчеты зафиксировали всплеск посещений. Сотрудники ринулись смотреть — неужели за опоздания на работу вводятся карательные меры? По ссылке они обнаружили новость о том, что на корпоративном портале добавился новый сервис — маршруты городского транспорта, который покажет им, как добраться из точки А в точку Б быстрее.

Мы пришли к мысли (как бы она нам ни претила), что работники с большей охотой пойдут на корпоративный портал изучать меню в столовой, чем «презентацию стратегических задач, экстраполированных на фоне конвергенции экономических базисов, и кластерно-фокусный анализ экзистенциальных символов современной экономики», например. Сотрудники — это люди, а людям хочется признания. Поэтому мы организовали возможность рассказать желающим о своих увлечениях, дали возможность всем и каждому высказать «свое авторитетное мнение» по ряду вопросов, разместили доску Почета с фотографиями.

Постепенно наряду со всеми этими внешними атрибутами портал наполняется составляющими, куда более важными для развития бизнеса. Вот уже и наши партнеры заинтересовались этим решением — привлекают нас для обмена опытом с целью внедрения такого же инструмента.

Виктор Доронов
По материалам «Кадровик.ру»