Чем занимаются сотрудники в рабочее время — хотят знать практически все руководители, так как бесконтрольность и свободный доступ к материальным ценностям чреваты различными злоупотреблениями со стороны персонала.

Но здесь главное — сохранить равновесие между уважением и доверием, с одной стороны, и четким контролем — с другой. Статистика утверждает, что две трети убытков связанных с воровством, наносят сотрудники компании. При этом нарушения совершают работники, отработавшие в организации более года, и бывшие ранее на хорошем счету. Долго работая на предприятии, сотрудник знакомится с системой учета, контроля и безопасности, и в дальнейшем может использовать это.

Есть и ряд других злоупотреблений. Наиболее типичные из них: пустая трата рабочего времени; эксплуатация оборудования в личных целях; воровство наличности из кассы, использование наличности не по назначению, фальсификация денег на банковских счетах, подделка чеков; сговор с клиентами; «откаты»; фальсификация отчетности для покрытия недостач, несанкционированная продажа имущества фирмы; оплата труда несуществующим лицам; фальсификация отчетов по командировкам; нарушение норм корпоративной культуры и т. д.

Специалисты по управлению персоналом считают, что только треть сотрудников сохранят верность фирме. Половина готова нарушить закон, если будет уверена в безнаказанности, а 20% готовы нарушить закон при любых обстоятельствах.

Учитывая это, руководители стараются строго контролировать персонал. На предприятиях для контроля над сотрудниками используется ряд методов.

Работа с кадрами

Подбор и проверка кандидатов является начальным этапом на пути контроля. Правда, проблема в том, что даже продвинутые специалисты по управлению персоналом не в состоянии ответить на вопрос: склонен ли сотрудник в дальнейшем использовать свое положение в корыстных целях? При приеме на работу стандартные проверки обычно не дают результатов. А на прежнем месте работы не афишируют выявленных фактов злоупотреблений, чтобы не навредить репутации компании и не ввязываться в судебные разбирательства.

Считает автомат

Современные электронные системы учета и регистрации рабочего времени позволяют определить: сколько времени сотрудник тратит на обед, находится вне рабочего места, сколько курил, когда покинул рабочее место.

Кроме выполнения функций ограничения, системы контроля доступа (СКД) позволяют решать вопросы безопасности и дисциплины, назначать каждому сотруднику индивидуальный график работы, сохранить информацию о событиях за день, автоматизировать кадровый и бухгалтерский учет, создать автоматизированное рабочее место охранника и т. д.

Использование видеотехники

На предприятиях системы видеонаблюдения бывают двух типов: открытые и скрытые. В первом случае сотрудники знают о наблюдении и выполняют свои функции максимально полно, избегая злоупотреблений. Но когда сотрудники чувствуют себя скованно, испытывают дискомфорт — снижается эффективность их работы.

Если видеонаблюдение скрыто, то персонал ведет себя свободно. К тому же у руководителя появляется информация не только о деятельности каждого сотрудника, но и о его манере поведения, психологии мышления и прочих личностных характеристиках. А на основании этого можно делать определенные выводы. Но в этом случае есть риск, что сотрудники узнают о тайном наблюдении, и расценят это как оскорбление. Как результат — потеря лояльности даже самых верных работников.

Контроль служебных телефонов

Время бесед сотрудников по телефону позволяет определить та же техника. Современные системы успешно суммируют, контролируют неслужебные международные и междугородные переговоры. Так, например, цифровые многоканальные системы могут записывать, регистрировать, архивировать и документировать телефонные переговоры и аудиосигналы.

Технические помощники помогут избежать:

• проявления некомпетентности и грубости сотрудников в общении с клиентами;
• утечки конфиденциальной информации о предприятии;
• недобросовестности менеджеров, агентов и других работников при обсуждении финансовых вопросов и ведении деловых переговоров.

Но о прослушивании разговоров (как и о видеонаблюдении) сотрудников лучше предупредить. Это будет стимулировать каждого работника лучше выполнять служебные обязанности и корректно общаться с клиентами. Практически исключится использование служебного телефона в личных целях, сократятся затраты на оплату переговоров, разгрузятся телефонные линии.

Контроль мобильных телефонов

Законность использования этого метода — под вопросом. Но такое отслеживание дает руководителю ряд преимуществ: начиная от знания того, где застрял работник, и кончая возможностью быстро отыскать сотрудника и отослать в нужное место. Это также позволяет проверять — действительно ли работники перемещаются по служебным делам по кратчайшему маршруту и насколько обоснованы транспортные расходы, заявляемые ими. Данная технология особенно злободневна для транспортных фирм и служб доставки.

Контроль компьютера

Для сбора, хранения и анализа статистики работы компьютера существует ряд специальных программ. Они обеспечивают контроль над всеми действиями пользователей компьютера. Полезен контроль над работой в Интернете (по серверам или по сайтам). Такие программы используются на многих предприятиях. Это вполне оправданно и не нарушает права сотрудников.

Контроль электронной почты

Проводя мониторинг электронной корреспонденции, нужно четко разделять личные почтовые ящики и корпоративную почту. Просмотр личных почтовых ящиков незаконен.

Но если просматривается корпоративная почта, то просмотр писем не является нарушением чьих-то прав. Служебная почта — это инструмент, предоставляемый работнику для выполнения своих должностных обязанностей (наряду с компьютером, факсом, ксероксом и т. д.). Впрочем, работника нужно поставить в известность о возможном контроле. Мониторинг служебной корреспонденции можно выделить отдельным пунктом в трудовом договоре, который подписывает каждый сотрудник.

Некоторые советы

Контролируя сотрудников, нужно соблюдать ряд правил:

• Сообщить сотрудникам, что они под контролем.
• Разъяснить необходимость контроля.
• Составить перечень того, что будет контролироваться, и определить виды надзора.
• Ограничить доступ к определенным ресурсам со стороны всех сотрудников (независимо от занимаемой должности).
• Четко определить меры наказания за нарушение этих правил.

Лишь при выполнении всех этих пунктов система контроля будет работать успешно.

Конечно, руководитель, ведущий тотальный контроль, получает экономию технических ресурсов, отчеты по использованию оборудования и рабочего времени и возможность предотвратить различные нарушения. Но и теряет он много, например, лояльность и атмосферу доверия своих сотрудников. Поэтому, как и в любом другом деле, нужно иметь чувство меры и находить золотую середину.

Лев Пелевин
По материалам «Деньги +»