Финансовый мировой кризис вызвал шквал совещаний во всем мире, заставив пересмотреть отношение к этому, на первый взгляд, скучному времяпровождению. Как ни странно, учиться совещаться необходимо для того, чтобы эффективнее использовать ресурсы — и свои, и предприятия.

Ведь, по опросам, в большинстве компаний совещания и командная работа менеджеров среднего звена занимает 25–70% рабочего времени, тогда как топ-менеджеры этому посвящают до 80% своего времени. Чтобы употребить это время максимально эффективно, руководители прибегают к разного рода «уловкам и хитростям», позволяющим сделать совещание интересным и продуктивным. И здесь важно все, начиная от цели, места, времени встречи и состава ее участников, заканчивая вовремя рассказанным анекдотом.

Совещаниеведение

Планерки, летучки, оперативки и другие формы совещаний для многих компаний превратились в еженедельный корпоративный намаз. Все знают, что такие встречи нужны для решения вопросов, связанных с бизнесом, поддержания командного духа и дисциплины. И последние две цели не менее благородны, чем первая.

Дисциплину и состояние корпоративного духа тоже нужно держать под контролем, но так, чтобы этого никто не заметил. А для этого сотрудникам должно казаться, что они проводят время весело, эффективно и быстро. Это правило можно проигнорировать, если речь идет о крупном совещании, где собираются топ-менеджеры/ начальники подразделений, чтобы обсудить серьезные вопросы и принять стратегические решения. Частота проведения таких совещаний может варьироваться от одного и более в квартал/год.

Место встречи изменить нельзя

В особенно продвинутых и организованных компаниях о предстоящем совещании сотрудники узнают из заранее полученной «повестки дня», где четко прописаны тема, цель, место и указаны приглашенные. Ознакомить сотрудников с повесткой дня — очень важно. Только после этого можно эффективно общаться. Место проведения тоже может сыграть важную роль. Особенно если речь идет о редких совещаниях на высшем уровне. Тогда имеет смысл арендовать какой-нибудь конференц-зал.

Не убить время

«Не дольше часа без перерыва» — железное правило совещания. Когда совещание длится дольше 1,5 часа, участвующие начинают уставать и встреча превращается в процесс «поглядывания» на часы». Известны случаи, когда совещания затягивались на такое длительное время, что засыпать начинали сами докладчики. Один профессор рассказал, что «отключился» прямо во время доклада, закончив его словами «менеджеры высшего звена должны следить за своими голубиными крыльями». Другой случай рассказал киевский адвокат: «Я заснул во время выступления свидетеля. Вначале не хотели меня будить, чтобы не привлекать лишнее внимание. Но это пришлось сделать, когда я своим храпом начал заглушать голос выступавшего».

Чтобы такие конфузы не срывали совещание, не нужно его затягивать. Для этого необходимо строго следовать регламенту, не отклоняясь от главной темы, обсуждать только пункты повестки дня. А чтобы не возникло желания «заодно быстренько решить другие вопросы», один из руководителей ввел правило проводить некоторые совещания стоя. На то, что в удобных креслах потребуется около часа, здесь уйдет несколько минут. Также можно сократить продолжительность совещания, назначив его на конец рабочего дня. Каждый в это время торопится домой и не станет разглагольствовать без толку.

Еще один способ сберечь время — назначить два совещания почти одновременно в разных помещениях. Директор одной из компаний открывал совещание, оглашал повестку дня, поручал ведение одному из заместителей, а сам покидал зал иногда для того, чтобы открыть следующее совещание. Вернувшись спустя полчаса, он спрашивал у председателя, какие решения были приняты. Такой способ имеет свои преимущества. Поскольку все знают, что директор вот-вот вернется и спросит о конечных результатах, собравшиеся не теряют зря времени, сосредотачиваясь на главном.

Не количество, а качество

Большое количество людей в зале может оправдать себя только в одном случае — если совещание имеет информационный характер и не требует умственной работы. Другими словами, если совещание проводится не с целью обсуждения и решения проблем, а чтобы донести определенную информацию до всего коллектива. Иначе события могут развиваться по двум сценариям. В первом случае большинство присутствующих будет создавать массовку, зевая и при этом делая умное выражение лица. Во втором — собрание рискует превратиться в заседание гаражного кооператива из кинофильма «Гараж». Старайтесь приглашать не более пяти человек, чтобы каждый имел возможность высказаться и быть услышанным. Пять-семь человек — это оптимальное количество для любого вида совещания, будь то телефонное, видеосовещание, либо собрание сотрудников в офисе. Иногда, по мере решения вопросов, имеет смысл отпускать тех сотрудников, которых не касается общий итог совещания.

Разрядить обстановку

Для того чтобы сотрудникам было не совсем скучно совещаться, попытайтесь разрядить обстановку какими-нибудь интересными действиями. Например, покажите фильм или клипы, кроме обычных слайд-шоу. Или можно провести «мозговой штурм» — сегодня это корпоративное развлечение особенно популярно в компаниях.

Что бы ни случилось…

Иногда разрядить ситуацию вынуждают и вовсе незапланированные случаи, которые, на первый взгляд, грозят сорвать совещание. И здесь главное — не растеряться и попытаться свести на нет негативный эффект «злоключения», а иногда и обернуть его в свою пользу. «Помню, как однажды сгорела лампа проектора во время важной презентации. Пришлось обыграть это как запланированный трюк, спеть небольшую оперную арию, после чего воодушевленная аудитория практически без вопросов и обсуждений согласилась с проектом, предложенным на презентации», — вспоминает Александр, директор. Такие случаи не только помогают развеселить аудиторию, но и впоследствии оставляют веселые или смешные воспоминания о совещании. А это в свою очередь помогает сломать стереотип, что совещание — это скучная трата времени, как это произошло в одной крупной компании. Объявив о начале совещания, генеральный директор попытался сесть на стул стоящий сзади, но промахнулся. Через секунду он лежал на спине с запрокинутыми вверх ногами, на которых красовались яркие носки с главным героем мультсериала «Симпсоны». Смех был единственным более-менее достойным способом выйти из сложившейся ситуации. Зато сотрудникам это совещание запомнилось надолго.

Завершение совещания — важный и ответственный момент. Понятно, что расходиться никому не хочется, и поэтому задача руководителя — снизить болезненный эффект расставания, например, пообещав всем участникам встретиться на новом совещании в самое ближайшее время, либо же разослав на память участникам краткое изложение результатов проведенной встречи, которые должен был записывать секретарь или специально назначенный модератор.

Анна Кокоба
По материалам «Инвестгазета»