Вы задумались о структуре своей компании? Придется всерьез заняться анатомией. Нет, нет! Вы неправильно нас поняли! Мы не сомневаемся, что с вами все в порядке. Пожмите руку своему зеркальному отражению. А вот как быть с компанией — она-то в зеркало не влезает?

Откуда ноги растут

Каждая организация — это организм. Сравнение подкупает своей новизной. Мозг организации — ее руководитель. С этим спорить как-то неловко. С остальными частями тела сложнее. Многовековая эволюция бизнеса вызвала к жизни множество самых причудливых созданий — многоруких, многоногих, многоголовых… Известно одно: раз уж высшие организмы на Земле принадлежат к отряду позвоночных, то и в основе любой организации лежит скелет. Его-то и принято называть структурой компании.

Между тем любой врач скажет: дефекты скелета отзываются в самых неожиданных местах. И очень трудно лечатся.

«Сделай идею»

Как ни прискорбно, в условиях дикой природы развитие бизнеса часто идет вкривь и вкось, в полном небрежении к законам эволюции. Потому что в бизнесе каждый сам себе — творец. Как идет процесс творения? В начале, как и водится, бывает слово (идея; миссия; концепция etc.).

Несложно, собравшись вместе, выработать красивую миссию компании. Подогнать под нее цели и стратегии не так просто, но тоже можно. Разрисовать функции подразделений и отделов — тоже задача вполне разрешимая (особенно если начинать с чистого листа). А вот построить правильное и гармоничное «тело» этой компании уже труднее.

В любом бизнесе роль скелета (несущего каркаса) играет организационная структура компании. Именно оргструктура определяет то, каким образом соединены между собой подразделения и отделы, как они взаимодействуют между собой.

Кстати. Неплохо, конечно, заниматься структурным анализом, если вы начинаете бизнес с нуля (как нарисуем, так и будем жить). Но так бывает не всегда: зачастую приходится резать «по живому». Даже если предприятие родилось недавно, что делать, если «дитя» растет слишком быстро? Мозг вроде бы уже развился, а скелет еще не окреп: искривление позвоночника обеспечено. Проблемы со структурой часто возникают именно в тех компаниях, которые по тем или иным причинам быстро прогрессируют.

Как срезать штаты

Организационная структура в современном менеджменте заменяет хорошо известное «красным директорам» штатное расписание. В свое время штатное расписание, или «срез по персоналу», был базовым, структурообразующим документом любой организации — этаким образцовым, эталонным скелетом. К заранее расписанным и утвержденным должностям привязывался и фонд оплаты труда. Это наглядно иллюстрирует тесную связь между организационной и финансовой структурами — связь, которую до сих пор никто не отменял.

Как скелет состоит из различных групп костей, так и организационная структура совмещает в себе несколько подструктур, связанных между собой. То, как будет выглядеть та или иная схема, зависит от точки зрения.

Так, производственник раньше всего обращает внимание на линейную структуру, которая позволяет воедино связать разные участки производственного процесса. Если требуется знать, как именно осуществляются штабные функции — делают другой срез, управленческий. Так появляется функциональная структура. Разные сочетания этих аналитических методов (включая и старый знакомый «срез по персоналу») дают более или менее полную картину структуры предприятия. Из тех же самых базовых схем строятся три известных варианта оргструктур — линейно-функциональная, дивизиональная и система бизнес-единиц.

Кстати. Россия внесла и свой вклад в практику менеджмента: здесь имеется своя оригинальная структура — личностно-ориентированная. Для удовлетворения амбиций отдельных руководителей придумываются должности, подразделения и даже целые предприятия. (В сущности, такая практика — не что иное, как оборотная сторона жесткой линейно-функциональной системы, ненужные отростки от «вертикали власти»).

И все же оргструктура — не схема. И не диагностическая методика. Это еще и рабочий инструмент. Скелет должен работать. Он должен обладать двумя качествами — с одной стороны, быть жестким, чтобы на нем держались мышцы, нервы, сосуды, с другой стороны — гибким. Тело должно двигаться, реагировать на внешние воздействия, двигать конечностями, иногда бежать, иногда сидеть на месте.

Как заставить скелет обрасти мышцами и задвигаться?

Matrix. Кадр за кадром

Можно, конечно, пойти испытанным путем: нарисовать пирамидку, на верхушке привычно разместить себя… Но с вершины пирамидки не видно фундамента. Да и стыдно уже использовать дедовский способ в начале XXI века.

Есть довольно простой алгоритм оценки организационной структуры предприятия и «включения» ее в работу. Если все сделать по порядку и как следует, в результате получится матрица — многие специалисты, поэтому именуют такую систему матричной структурой.

Как это делается?

Сначала надо составить список основных функций предприятия. Их можно записать в таблицу верхней строчкой по горизонтали — тогда слева по вертикали можно будет перечислить тех, кто отвечает за выполнение этих функций (пока что — не фамилии, а структурные единицы).

Найдите, в каких клеточках таблицы функции и исполнители пересекаются (ваши манипуляции будут напоминать игру «Морской бой»). Таким образом, отыскивается то звено, которое отвечает за ту или иную работу — если оно и вправду за нее отвечает, ставьте в нужном месте галочку. Если нет — ставьте прочерк. Прочерки обозначат вам пробелы как в исполнении функций, так и в загрузке работников.

Эти таблички-матрицы — не что иное, как проекции разных сторон вашего предприятия. Их можно составить для многих отраслей. После этого гораздо легче составить схемы персональной ответственности для каждого подразделения и рациональное штатное расписание.

Мало того: «сверку» матрицы оргструктуры надо производить не реже, чем раз в квартал — или так часто, как потребуется. Иначе ваша структура быстро станет неактуальной и перестанет работать. Собственно, эта работа и называется регулярным менеджментом.

Устраняйте перекосы

При оценке выполняемости функций хорошо бы выполнять несколько правил.

Если в вашей матрице много прочерков — есть повод призадуматься. Если какая-то важная функция ни за кем не закреплена, но кто-то эту работу все равно делает — не торопитесь его поощрять. Ругайте себя: грош цена вашей структуре.

И наоборот — если за одну работу отвечает сразу несколько структурных единиц (или сотрудников), возникает ненужное дублирование функций.

И еще: когда решаете, кто кому подчинен и сколько у кого полномочий, не забывайте о нормах управляемости. Подумайте и о соотношении полномочий и ответственности: здесь часто возникают перекосы — причем не всегда в сторону урезания «свобод». Но в данном случае совершенно не важно, какая чашка весов перевешивает — важно, что нет баланса.

Итак, вы не хотите, чтобы ваш бизнес напоминал бесформенную амебу? Ешьте кальций и выкладывайте по косточкам свою организацию.

Борис Гамаюнов, Ольга Гринева
По материалам «The Chief»