Как бороться с потерей рабочего времени в социальных сетях, чатах, электронной почте?

Мы все чаще, сами того не замечая, просматриваем в течение дня собственные аккаунты в социальных сетях. Конечно же, чтобы следить за новостями (а вдруг что-то упустим?). Не говоря уже о постоянном контроле электронной почты. Как бороться с потерями времени и сил?

Стресс ожидания

Британские эксперты, славящиеся любопытными открытиями в социальных науках, пришли к выводу, что, просматривая электронную почту в течение дня, мы не просто убиваем значительную часть нашего времени, но и подвергаем себя излишнему стрессу. Ведь ежеминутное нажатие мышкой на значок «обновить страницу» равносильно нервному ожиданию какого-либо события в реальной жизни. По словам российского эксперта в области тайм-менеджмента Глеба Архангельского, автора бестселлера «Тайм-драйв», «реакция на каждый загорающийся в правом нижнем углу конвертик — это минимум 1–1,5 часа чистых потерь времени на переключение в течение дня (не считая времени на проверку почты)».

Как избежать негативного эффекта? Специалисты по планированию личного времени советуют в первую очередь отключить автоматическую выемку почты в Outlook и отвести на контроль переписки строго определенное время: например, один раз утром, один раз перед обедом и несколько раз во второй половине дня. Конечно, строгих правил в отношении часов проверки почты быть не может (например, тем, кто занимается продажами, требуется проверять почту как минимум раз в час). Однако в любом случае не стоит сразу отвечать на все поступающие сообщения.

Пример разделения по простому правилу от Глеба Архангельского: проверяю в 11, 15 и 18 часов; в 11 и 15 отвечаю только на срочное, в 18 отвечаю на все. При этом следует помнить, что действительно важные сообщения необходимо помечать и отвечать на них в первую очередь, а некоторые можно удалять сразу. Если в удаленном сообщении было что-то стоящее и действительно важное, автор вскоре напишет вам новое письмо. Кроме того, многие провайдеры электронной почты позволяют отправлять в определенные папки письма от тех или иных адресатов.

В некоторых компаниях существуют также более «продвинутые» коммуникационные системы, которые разрабатываются под заказ. Сергей Мехоношин, директор SolverMate (одной из фирм, которая занимается разработкой подобных решений), считает, что одновременное использование нескольких средств коммуникаций с разными возможностями вынуждает человека постоянно переключаться с одной задачи на другую: «Но наш мозг не компьютер, и ему требуется некоторое время на восстановление контекста общения. Идеальным решением этой проблемы является использование в компании развитых коммуникационных решений, позволяющих человеку быстро восстанавливать контекст и объединяющих все коммуникации в единую среду».

Внутриофисные шутки

Еще один бич современного офиса — постоянные сообщения в чате и по внутренней почте от коллег, сидящих на том же этаже. Зачастую снежный ком из внутриофисных шуток или писем по поводу утерянной чашки с божьими коровками со все новыми и новыми комментариями надолго отвлекает от реальной работы — каждый раз приходится прочитывать всю переписку, чтобы не упустить замечания от нового участника дискуссии. Лучше заранее согласовать с коллегами время, которое вы обозначили себе для просмотра текущей переписки, чтобы они понимали, когда можно писать, а когда лучше связаться по телефону.

Завис в соцсети

Что же касается аккаунтов в социальных сетях, здесь мнения экспертов не совпадают. Дело в том, что в некоторых компаниях пользование ими на рабочем месте ограниченно. В компании БАТ, например, закрыт доступ сотрудников к социальным сетям Facebook, Twitter, «Одноклассники», «ВКонтакте», «Мой мир». По словам Василия Пачкория, менеджера по IT-сервисам «БАТ Россия», эта необходимость продиктована правилами информационной безопасности, принятыми в компании. Однако в московском офисе БАТ установлено несколько компьютеров с расширенным выходом в интернет, на которых при необходимости можно проверить личную электронную почту или аккаунт в социальных сетях. Сотрудники сами определяют нужное им для этого время — надолго в сети точно не задержишься. Как отмечает Пачкория, в качестве альтернативы им предлагаются внутрикорпоративные площадки для общения, среди которых не только собственная программа для обмена мгновенными сообщениями, но и внутренние форумы по группам интересов.

У Ксении Чабаненко, генерального директора креативной мастерской «А-ТАК», специализирующейся на раскрутке стартапов, запрет на выход в социальные сети с корпоративных компьютеров вызывает улыбку: «Во-первых, это отказ от современного инструмента продвижения собственной компании. Во-вторых, управлять доступом в социальные сети можно более открыто и прозрачно: разработать некие правила пользования социальными сетями, контролировать трафик и открыто сообщать сотрудникам о превышении лимитов. Ну и, в-третьих, наложив официальный запрет, компания не остановит сотрудников, ведь существуют специально созданные обходные входы в известнейшие социальные сети, которые обычно остаются открытыми. Кроме того, сотрудник всегда может пользоваться мобильными клиентами с личного смартфона, и это остановить просто невозможно».

По словам Чабаненко, за последний год время пребывания в социальных сетях выросло на два часа: «Теперь российский пользователь тратит на общение в социальных сетях и блогах около 10 часов в месяц — это самый большой показатель по Европе». Поэтому не исключено, что в ближайшем будущем если не компаниям, то самим людям придется решать вопрос о том, сколько времени им посвящать. Рекомендации здесь те же, что и при работе с электронной почтой: выделяем время на контроль и следуем установленному правилу — например, каждые 2 часа по 15 минут, чтобы «переключиться» и отдохнуть. «Я обычно читаю блоги во время небольших пауз, например в переговорной перед началом встречи, когда доставать ноутбук или серьезную книгу нет смысла», — делится советом Глеб Архангельский.

Анна Леонова
По материалам «Forbes»