Организация праздника — как правило, результат работы коллектива, пусть даже и небольшого. Это и составление сценария, и приглашение гостей, и решение ряда технических задач… А в итоге — совершенно непредвиденный результат. Ведь на то, каким он окажется, влияет такое множество факторов, что некоторые из них трудно предвидеть даже опытному организатору, не то что начинающему. И тогда труд нескольких последних недель или даже месяцев может пойти насмарку.

Что необходимо предпринять, дабы учесть все факторы риска и максимально обезопасить себя от разных досадных неожиданностей (полностью вряд ли получится, такое уж это непредсказуемое дело — организация коллективных мероприятий)? На этот вопрос мы и попытаемся ответить, обратив ваше внимание на ряд наиболее часто встречающихся ошибок организаторов.

Ошибка первая: неправильная оценка целевой аудитории

Мне часто приходится слышать: «Нас привезли на остров и дали футбольные мячи, но никто не играл» или: «Вышла девушка и стала говорить, а ее никто не слушал». Таковы обычно последствия неправильной оценки аудитории.

В 90% случаев неудовлетворительный результат при проведении мероприятия напрямую связан с подобной неправильной оценкой целевой аудитории. Когда люди приходят на мероприятие, они готовы включиться в происходящее, у них есть определенные надежды и ожидания. И когда их ожидания абсолютно не соответствуют происходящему, возникает диссонанс действия и восприятия аудитории. Именно поэтому, прежде чем приступить к планированию мероприятия, следует внимательно изучить аудиторию предполагаемых участников и максимально адаптировать действие под ее привычки и интересы. Например, если в компании работает 80% женщин и каждый раз накануне Нового года их везут ужинать в хороший ресторан, не стоит внезапно менять формат празднования на катание на лыжах. В мужском коллективе не подходят развлечения типа конкурса сценической речи или актерской импровизации, для интеллектуально развитой аудитории не стоит проводить вечер в стиле «Карнавальной ночи», поскольку люди скорее всего начнут развлекаться тем, что станут подсчитывать отличия вашего действа от оригинала.

Поэтому подготовку к любому коллективному мероприятию следует начать с оценки целевой аудитории. Для этого необходимо ответить на такие вопросы:

• Каков состав целевой аудитории?
• Чем любят заниматься приглашенные на мероприятие?
• Чего они НЕ станут делать?
• Что может произвести на них неизгладимое впечатление?

На практике во все брифы мы вписываем вопросы, помогающие оценить целевую аудиторию, то есть выяснить ее численность, средний возраст, соотношение мужской и женской части, социальный статус, опыт участия в мероприятиях подобного рода и пр.

Ошибка вторая: неправильное распределение функций

Каждый должен заниматься своим делом. Так, скажем, составление психологических портретов приглашенных не стоит поручать ивент-агентству, поскольку оно призвано организовывать мероприятия, а не заниматься тестированием тех, к кому у него даже и доступа-то нет. Конечно, задача агентства — предусмотреть все возможные ошибки и неприятности, но никто не знает своих гостей лучше, чем сам заказчик.

В моей практике был примечательный случай организации празднования десятилетия одной крупной компании. У этой фирмы было множество клиентов в банковском секторе (она занималась разработкой соответствующего программного обеспечения) на уровне известнейших мировых банков. Ею управляли четыре директора, которые без конца колесили по свету в поисках наиболее выгодных сделок. В один прекрасный момент они вспомнили, что юбилей компании — уже через месяц. Наше агентство предложило несколько версий сценария, которые до самого начала мероприятия никто, кроме pr-менеджера компании-заказчика, не успел прочитать…

Мы наняли самый роскошный зал в городе, пригласили оркестр из двух десятков человек, отрепетировали и поставили великолепное шоу. Когда оно закончилось, генеральный директор, как раз вернувшийся из-за границы по случаю юбилея компании, пригласил меня как главу ивент-агентства в свой кабинет. У него было очень грустное лицо. «Все это потрясающе, — начал он печально, — но никто так и не провозгласил ни одного приветственного тоста. А ведь многие гости приехали специально, чтобы сказать нам несколько слов». Что можно было ответить человеку, который подписал сценарий не глядя и доверил подготовку мероприятия менеджеру-новичку, не знающему в полной мере специфики бизнеса компании? Это было одно из наших лучших мероприятий, но у меня до сих пор кошки на душе скребут, когда вспомню, как смотрел на меня генеральный директор. Ивент-продукт всегда должен соответствовать заявке, но как поступить, если заявку заказчик фактически не предоставил?

Таким образом, если вы собрались устроить праздник с размахом, то некоторые вопросы надо решить заранее (хотя и их решение лучше все же доверить специалистам или, по крайней мере, проконсультироваться с ними) К ним относятся:

• выбор места проведения мероприятия (лучше, если можно выбирать из пяти-семи мест разного плана),
• выбор тематики мероприятия,
• выбор ведущих,
• утверждение окончательной версии сценария.

Все остальное лучше доверить специалистам. Тогда успех мероприятия станет более предсказуем.

Ошибка третья: непроверенные организаторы мероприятий (инвенторы)

Узнать, хорошо ли работает та либо иная компания или отдельный ее представитель, можно только на практике. Как же в таком случае обезопасить себя от недобросовестных и ненадежных поставщиков услуг? На такой вопрос у меня есть ответ, подтвержденный многолетним опытом работы, но и это не дает стопроцентной гарантии отличного результата!

Во-первых, желательно собрать рекомендации от компаний, которые уже работали с данной фирмой. Но при этом необходимо помнить, что успех выполнения задачи зачастую зависит от грамотности ее постановки. То есть, если ваши партнеры работали конкретным организатором праздников успешно, это еще не значит, что так же прекрасно пойдет дело у вас: если вы некорректно поставите задачу поставщику услуг, то, возможно, не получите того, чего хотите именно вы, а не то, чего хотел рекомендовавший вам эту фирму.

Во-вторых, необходимо тестировать услугу на этапе переговоров. Так, у нас всегда вызывают подозрение партнеры, которые нарушают сроки или нечетко отвечают на вопросы. Если ответы на поставленные вопросы даются с опозданием, где гарантия, что заказанный продукт вы получите вовремя?

В-третьих, необходимо письменно оформлять все договоренности. Одно из требований к нашим менеджерам — иметь под рукой переписку с подрядчиком непосредственно на самом мероприятии. Как ни странно, часто это простое правило не все соблюдают, что дает возможность недобросовестным партнерам изменять договоренность после начала сотрудничества и диктовать заказчику условия тогда, когда у него уже нет возможности ничего изменить. Практика письменного оформления договоренностей очень выручает нас во время выездных мероприятий или в случаях, когда переговоры ведутся одним менеджером, а проект осуществляет другой.

Ошибка четвертая: несоблюдение сторонами сроков выполнения работ

Организацию мероприятия можно сравнить с таким процессом, как, скажем, выпечка хлеба. Это значит, что тесто нельзя поставить в печь, пока оно не подойдет. Есть определенные сроки, которые невозможно сократить даже в случае крайней необходимости. Об этом следует помнить всем, кто имеет отношение к организации мероприятий.

И хотя в нашем активе есть мероприятие, которое было организовано за 19 часов с момента поступления заявки, не стоит откладывать принятие важных решений (см. ошибку вторую) на последнюю ночь и ожидать от подрядчиков чудес. Даже их невероятная сноровка может тут не помочь.

Как часто приходится сталкиваться, например, с тем, что макеты никак не могут утвердить на протяжении двух-трех недель, а затем просят срочно все переделать за два дня до праздника. Бывает и так, что клиенты вообще вдруг загадочным образом исчезают накануне утверждения сценария. Мы ведь не чародеи. Поэтому после оценки целевой аудитории, утверждения места проведения мероприятия, его концепции и примерного состава гостей следует составить календарный план работ, согласовать его со всеми участниками процесса и тщательно его придерживаться.

Мы в своей работе используем для этого так называемый дедлайн, т. е. крайний срок, до которого тот либо иной процесс должен быть гарантированно завершен, например:

• утверждение концепции — до 10 июля;
• запуск приглашений в печать — до 12 июля;
• разработка плана сценария — до 15 июля;
• утверждение макетов декораций — до 17 июля;
• предоплата изготовления декораций — до 19 июля;
• утверждение схемы рассаживания участников — до 20 июля;
• утверждение меню — до 22 июля;
• начало монтажных работ — 26 июля.

Составление такого плана позволяет избежать множества ошибок, особенно при подготовке сложных мероприятий. Благодаря этому вы сможете учесть ряд нюансов, оценить загруженность коллектива, работающего над проектом, составить график платежей, прогнозировать четкость выполнения работы. Если календарный план был составлен грамотно, любое отклонение от него является серьезным поводом для беспокойства и помогает вам исправить ошибку на этапе подготовки, а не заниматься этим на стадии монтажа декораций или во время проведения мероприятия.

Ошибка пятая: неорганизованность команды

Очень часто грамотно подобранные и заинтересованные в результате труда люди могут допускать значительные ошибки в подготовке и проведении мероприятия на стадии выполнения работ. Это, как правило, происходит из-за того, что у них нет общего видения процесса и его ожидаемого результата.

Чтобы этого избежать, мы в своей работе готовим множество документов для членов команды, принимающих участие в организации действа. Среди них — общий сценарный план мероприятия, логистическая схема, планы расположения декораций, координации служб и пр. Это позволяет каждому участнику процесса понимать смысл происходящего и при необходимости изменять взаимодействие людей. Также мы тщательно проводим предварительное моделирование ситуации во время подготовки и проведения мероприятия.

Обычно проводятся два-три общих собрания основного коллектива, готовящего мероприятие, что необходимо для хорошей координации работ. Во время таких собраний становится понятно, каких неожиданностей тут можно ожидать и как решать возникшие проблемы. У каждого из участников процесса своя сфера ответственности, а также дублирующая роль (на случай непредвиденных ситуаций).

Если риск велик и невозможно учесть все нюансы (например, мероприятие проводится на площадке, на которую вы не имеете доступа ранее определенного срока, или нет возможности отрепетировать сложные действия, в частности монтаж и эксплуатацию дорогостоящего оборудования), мы рекомендуем создавать численный запас персонала. Тогда при необходимости основной персонал будет решать возникшие проблемы, а дублирующий — осуществлять главную задачу проекта.

Ошибка шестая: неучтение возможных непредвиденных расходов

Думаю, многим знакома ситуация, когда, к примеру, вы в хорошем настроении приходите в ресторан в надежде на прекрасный вечер (ведь столько сил было вложено в его организацию множеством людей) и вдруг оказывается, что:

• для того чтобы включили свет, нужно дополнительно заплатить 500 долларов (такой случай произошел недавно с одним из наших партнеров — банком);
• за пользование посудой надо доплатить (по пять гривен за каждый стакан, а всего для банкета их нужна тысяча(!);
• стулья (всего 600 штук) не расставлены так, как необходимо для рассадки гостей, мероприятие начинается через два часа, и чтобы все успеть вовремя, вам необходимо дополнительно нанимать технический персонал. Такой малоприятный эпизод был однажды и в нашей работе;
• для того чтобы ваши музыканты могли выступить на сцене, нужно заплатить «местным» музыкантам 500 долларов (якобы за аренду) и пр.

В ответ на ваш вопрос «Почему же вы раньше не сказали?!» администратор разводит руками и говорит, что:

• был болен и не мог с вами общаться;
• вы вели переговоры с другим администратором, а его вчера уволили и новый ничего не знает о ваших договоренностях;
• в заведении всегда были них такие правила, и это ваши проблемы, если вы их не знаете…

Вы, конечно, понимаете, что если подадите в суд на этого администратора (или ресторан), то непременно выиграете но мероприятие должно начаться через два часа и и за это время вы не успеете даже подать иск.

Поэтому вы вынужденно платите необходимую сумму, а потом идете сдаваться на милость вышестоящему менеджеру компании — вдруг он войдет в ваше положение? А именно на это и был расчет таких горе-подрядчиков.

Как избежать подобных ситуаций? Не стесняться задавать вопросы даже проверенным партнерам и оформлять, как уже говорилось, все договоренности письменно. Многие наши соотечественники приучены к вере в честное слово. Именно этим и злоупотребляют некоторые недобросовестные подрядчики. В отдельных случаях может иметь быть искажение передачи информации, и лучшее средство против этого — тщательно прописанный договор.

А чтобы избежать перерасхода бюджета, добавляется отдельная статья — «Непредвиденные расходы». Как правило, она составляет от 0,5 до 5% от общей суммы. Что касается нашей работы, то, поскольку практически ни один наш клиент не оплачивает эти расходы, мы стараемся заранее основательно просчитывать все и предварительно согласовывать с клиентами каждую цифру в бюджете мероприятия.

Ошибка седьмая: все пьяны…

Не секрет, что основное внимание при организации праздника у нас традиционно уделяют питанию. В 99% случаев фуршет — главнейшая статья бюджета любого мероприятия. Так, за всю мою восьмилетнюю практику организации мероприятий у нас не было ни одного случая отравления на фуршете, но были, увы, случаи неумеренного употребления алкоголя. То есть с едой все было в порядке, а вот с напитками…Что сделать для того, чтобы гости не переусердствовали со спиртным?

Многие наши клиенты еще при первой встрече предупреждают: «Мы любим выпить». Наше правило — идти навстречу клиенту, тем не менее мы не можем согласиться с тем, что это возводится в закон, поскольку основная задача корпоративных и других мероприятий — это работа с приглашенной аудиторией и получение нужного отклика, способствующего определенным бизнес-задачам.

Что же происходит, когда гости массово злоупотребляют спиртным? Это значит, что все средства, потраченные на празднество, выброшены, собственно говоря, на ветер, поскольку гости, скорее всего, не воспримут ту идею, которую должно донести до них это мероприятие! Кроме того, они вернутся домой в плохом самочувствии и будут воспринимать организованный для них праздник исключительно как попойку с печальными для здоровья последствиями. И прекрасные декорации, оригинальные сценарные ходы, именитые ведущие и прочие атрибуты статусного мероприятия окажутся совершенно бесполезными. А его основная идея может вообще не прозвучать.

Недавно нам пришлось провести для одной логистической компании мероприятие, посвященное открытию нового склада. Сотрудников изо всех регионов пригласили на торжественную церемонию его открытия. Мы придумали сценарий с торжественным перерезанием ленточки и увлекательной корпоративной игрой, посвященной истории компании. Но, увы, в последний день перед праздником клиент сообщил, что принято решение докупить еще 190 бутылок вина (в дополнение к пиву и шампанскому). Стояла тридцатитрехградусная жара, на тентах решили сэкономить, съестное заказали из того расчета, что будут фуршет и барбекю в течение двух часов. Естественно, приняв более литра алкоголя на каждого под палящим солнцем при недостаточном количестве закуски, гости вряд ли хорошо повеселились на открытии нового склада…

Не уверена, что они запомнили торжественные слова, сказанные в середине мероприятия, и вряд ли будут гордиться компанией, которая проявила такую своеобразную заботу о людях, найдя средства на постройку склада и выпивку, но не подумав о защите от летнего зноя и полноценном питании. Кроме того, думаю, компании стоило позаботиться и просто о здоровье и безопасности своих сотрудников, организовав ввиду трудностей с бюджетом, как и задумывалось изначально, увлекательную игру на свежем воздухе, а не откровенную попойку.

Как же избежать ситуации, когда люди чересчур увлекутся спиртным и не станут участвовать в задуманной вам программе? Для этого существует несколько простых способов, если вам доподлинно известно, что участники действа — публика пьющая:

1. Люди должны быть постоянно заняты (конкурсы, общение, танцы, номера с участием артистов или коллег) — вот самые простые и не требующие особых денежных вложений варианты.
2. Не следует выносить сразу большое количество алкоголя — аперитив должен быть тщательно рассчитан, не более 50–70 граммов спиртного на человека.
3. Ни при каких обстоятельствах не следует побуждать людей пить. Надо полностью исключить конкурсы типа «кто больше выпьет» (мне известен один летальный исход такого конкурса) и сократить до минимума тосты, если они предполагаются.
4. Закуски следует выносить на протяжении всего вечера с небольшими перерывами в 25–30 минут.

Следуя этим простым правилам, мы избежали множества печальных последствий и не раз слышали: «Это был первый случай, когда, вместо того чтобы пить, мы были заняты увлекательной игрой. Спасибо!»

«…И опыт, сын ОШИБОК трудных…»

Таким образом, мы вкратце изложили основные ошибки, которые могут возникнуть при организации праздников. Естественно, жизнь полна неожиданностей, и все предусмотреть невозможно, но, надеюсь, наши советы уберегут вас от многих досадных недоразумений и сложностей.

Желаем удачи!

Наталья Пигулевская
По материалам «Я — перший»