За последние несколько лет значимость отдела кадров в управлении организацией существенно возросла, причина тому — осуществление им стратегической функции. Однако можно ли считать, что ведение кадрового делопроизводства стало менее важным?

Несмотря на смещение акцентов и усиление роли директора по персоналу в организации как одного из ключевых лиц, принимающих решения в отношении самого главного ресурса, а именно коллектива, вопросы учета кадров по-прежнему стоят на повестке дня. Только теперь скорее всего мы можем говорить о восприятии учета кадров и оценки кадрового документооборота с точки зрения управления рисками. Оформление отпусков вполне можно рассматривать через призму такого управления.

Правильный подход к планированию и управлению процессом предоставления отпусков и документирования событий будет являться инструментом снижения рисков, возникающих в данной сфере. Первое, что ассоциируется с рисками в отношении отпусков, — возможные финансовые потери: штрафы за несоблюдение стандартов, судебные разбирательства, их последствия и т. д. Если вы обратитесь к статистике судебных дел, связанных с трудовыми отношениями, то в первую очередь отметите большой процент судебных разбирательств, посвященных расторжению трудовых договоров. Гораздо меньше объем претензий со стороны работников по отпускным вопросам. В основном претензии предъявляются в связи с несоблюдением обязательств работодателя по каким-либо видам отпуска и некорректным расчетом отпускных.

Необходимо, впрочем, обратить внимание не только на очевидные риски финансового характера, но и на совокупность рисков другого плана:

• репутационные (внутренние и внешние) и имиджевые риски. К внутренним вполне обоснованно отнести утрату доверия к отделу персонала со стороны коллег, которая губительно влияет на любые попытки управления изменениями, при том что отдел участвует в стратегическом управлении организацией, и т. д.;
• риски истощения пула ключевых людей организации;
• риски негативных изменений корпоративной культуры и, как часть этого процесса, снижение мотивации к новым достижениям, интереса к инновациям и т. д.

Есть ли у вас план?..

Рассматривая оформление отпусков как часть управления рисками, в большинстве случаев мы избавляем себя от сомнений при принятии решений в плане «делать или не делать что-либо». У нас появляется возможность уменьшения количества принимаемых решений по конкретным ситуациям и возникает переход к планированию на основе прогноза наступления рисков. Кроме того, следуя по данному пути, мы можем обосновать любой наш выбор: либо полное устранение риска, либо его игнорирование, либо минимизацию. Зачастую компании намеренно идут по пути игнорирования известных им рисков, так как понимают, что ресурсы, затраченные на полное их устранение, могут быть несопоставимыми с возможными потерями при наступлении рисковых событий.

Нужно ли начинать планирование в определенный период, например приурочивать его к составлению графика отпусков? Эта процедура может производиться в любой момент. Начните с анализа: все ли, упомянутое ниже, находится в вашем информационном поле? Достаточно ли у вас информации для планирования и дальнейшего принятия решений? Лучше, если вы будете обладать необходимыми ее источниками до момента составления графика отпусков.

Итак, какие информационные блоки нужны?

1. Документы, фиксирующие индивидуальные особенности ваших работников, необходимые для отнесения их к тем или иным категориям, определяющим специфику предоставления отпуска. Возможные источники — личное дело: биографические данные, относящиеся к исполнению работником его трудовых обязанностей, копии приказов; трудовой договор; личная карточка работника.
2. Внутренние локальные нормативные акты, статьи которых относятся к теме отпуска.
3. Коллективные договоры, если таковые существуют.

Мой опыт привел меня к ведению комплексного файла в формате Excel, где отображаются все нюансы, необходимые для работы отдела персонала, если организация насчитывает менее 300 работников. Таблица позволяет в момент планирования отпусков и составления графика использовать единственный источник информации для принятия решений, а не собирать по крупицам все, что находится в информационных блоках 1–3, упомянутых выше. Помимо прочего, данное приложение обеспечивает ведение статистики по кадрам. В этом файле заключена информация, дающая возможность правильно отнести сотрудника к той или иной группе для предоставления отпуска.

Табличный редактор позволяет хранить информацию и составлять на ее основе график отпусков в одном рабочем пространстве. Пользуясь закладками в таблице, вы легко переходите от листа с информацией к листу с графиком.

График отпусков

Теперь, располагая всей необходимой информацией, вы готовы к началу формирования графика отпусков. Самая интересная стадия этого процесса — утверждение данной формы директором по персоналу (или другим уполномоченным лицом), когда на основе полученных заявлений от подразделений вы составляете правильную картину отдыха ваших коллег с минимальным уровнем риска возникновения конфликтных ситуаций.

Проследим алгоритм действий при составлении графика:

1. Вы направляете запрос в подразделения с просьбой указать даты начала и окончания планируемого отпуска каждого сотрудника. В этом же письме сообщается, что в случае, когда сотрудник хочет разбить отпуск на несколько частей, одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней. Рекомендую также опросить коллег на предмет особых обстоятельств, которые необходимо учесть при формировании графика.

2. Вы напоминаете руководителю структурного подразделения о том, что он визирует полученные от коллег данные, тем самым подтверждая свою ответственность за непрерывность бизнес-процессов. Завизированные для планирования даты руководитель направляет вам.

3. По мере получения информации вы вносите ее в график. На данном этапе наступает ваша ответственность за соблюдение всех прав работников и положенных им льгот, а также обязательств со стороны работодателя при предоставлении отпусков.

4. Проставьте даты ежегодного основного оплачиваемого отпуска и сверьте обоснованность предоставления заявленных дат. При подсчете обратите внимание на то, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.

5. Для определенного круга сотрудников проверьте стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

6. Для недавно принятых коллег отпуск может быть предоставлен авансом до истечения шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Но это не обязанность работодателя. Следует учитывать, что ранее шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен, в частности:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работникам в возрасте до 18 лет.

7. Изучив комплексный файл по сотрудникам, отметьте в графике тех из них, которым положен удлиненный отпуск (большинству коммерческих организаций необходимо уделить внимание сотрудникам моложе 18 лет — им, как правило, предоставляется отпуск больше).

8. Опять вернитесь к комплексному файлу и определите, кому положен дополнительный отпуск. Для коммерческих организаций актуальны следующие категории:

• люди, занятые на работах с вредными условиями труда;
• сотрудники с ненормированным рабочим днем;
• работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

9. В комплексном файле определите работников-совместителей и сверьте свой график. Отпуск по совмещаемой работе проставляется одновременно с отпуском по основному месту работы на основании заявления работника. При этом последний имеет право не предъявлять документ, подтверждающий факт предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы. Если продолжительность ежегодного отпуска по совместительству меньше, чем на основной работе, то работодатель по просьбе совместителя должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы за соответствующий период.

10. Если к вам поступило заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, вы получаете визу руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, но при этом проверяете, отвечает ли данный случай статье ТК, где указано, когда работодатель обязан предоставить работнику неоплачиваемый отпуск на основании его письменного заявления. Такой отпуск предоставляется:

• участникам Великой Отечественной войны;
• работающим пенсионерам;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы;
• работающим инвалидам;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников.

При наличии права на неоплачиваемый отпуск по нескольким основаниям общее время отпусков без сохранения заработной платы суммируется. Вместе с тем на время отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней, предоставляемого по просьбе работника, «удлиняется» рабочий год, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Проверьте факты перенесения отпусков и не забудьте отразить необходимые изменения в графике отпусков на планируемый период. Выполнив все названные действия, можно считать процесс планирования отпусков завершенным. Вы приняли надлежащие меры по снижению риска возникновения трудового конфликта. Далее следует осуществлять администрирование отпуска (документальное оформление, расчет компенсаций за неиспользованный отпуск, перенесение и удлинение отпуска, отзыв из отпуска и т. д.).

По материалам «Управление компанией»