Отдать нельзя оставить

Очень часто бизнес-процессы, отнимающие большое количество времени, а подчас становящиеся «головной болью» для руководителя, не являются профильными для компании. Сосредотачиваясь на них, руководитель уделяет меньше времени основной деятельности фирмы. Действенным инструментом для решения этой проблемы может послужить аутсорсинг.

«Подводные камни» аутсорсинга

Во всем мире аутсорсинг непрофильных бизнес-функций давно стал частью корпоративной политики многих компаний — лидеров рынка. Среди предпринимателей, впрочем, отношение к аутсорсингу финансовых услуг пока настороженное. Достаточно много «неверующих», встречаются и откровенно недовольные.

Недоверие к аутсорсингу в СНГ вызвано несколькими причинами, в том числе:

неготовностью переходить к «белому» учету и отчетности;
нежеланием главных бухгалтеров выпустить из-под контроля ту или иную функцию ни целиком, ни даже частично;
опасением «утечки информации»;
слишком масштабными изменениями бизнес-процессов;
негативным опытом состоявшихся проектов (низким качеством работы или увеличением затрат.

Выбирая аутсорсера, ориентируйтесь на компании с большим опытом работы в области аудита и консалтинга. Именно они за годы аудиторской и консалтинговой практики накопили бесценный опыт работы, библиотеку практических решений и прецедентов, сумели наладить профессиональный контакт с фискальными органами и, наконец, привлекают квалифицированный персонал. Большинство крупных аудиторских и консалтинговых компаний имеют в своем составе подразделение, занимающееся аутсорсингом бизнес-процессов.

Выбрав провайдера, следует уделить значительное внимание подготовке договора. Наличие договора, четко разграничивающего права и обязанности сторон, зоны ответственности и регламенты взаимодействия, — это еще и возможность обезопасить себя от излишнего внимания со стороны фискальных и налоговых органов. По нашему опыту, сам факт наличия договора с солидной компанией — провайдером услуги по ведению бухгалтерского учета во многом помогает нашим клиентам успешнее выстраивать отношения с налоговыми властями вообще и упрощает процесс прохождения налоговых проверок, в частности.

В большинстве случаев при проведении налоговой проверки предприятия, бухгалтерский учет которого передан на аутсорсинг, налоговые инспекторы работают напрямую с представителями компании-провайдера в их офисе. Это одно из очевидных преимуществ аутсорсинга, позволяющее не только не отрывать от дел руководство предприятия-клиента, но и избежать «лихорадки», вызываемой такими проверками. Ведь опыт построения успешных взаимоотношений с фискальными органами и прохождения налоговых проверок у провайдера по определению больше.

В свете вышесказанного очень трудно давать рекомендации по оформлению договорных отношений с провайдером. Попробую привести лишь самые общие.

В договоре оказания услуг (SLA — Service Level Agreement) следует предусмотреть:

профиль клиента;
зоны ответственности сторон (например, участки учета);
объем и перечень основных и дополнительных услуг (в том числе место их предоставления);
базовую шкалу показателей по выполнению работ/предоставлению услуг;
регламенты взаимодействия;
коммерческие аспекты сотрудничества (стоимость работ, затраты переходного периода, текущие и будущие инвестиции в активы и технологии). При этом стороны должны обязательно согласовать алгоритм расчетов в случае увеличения объемов услуг;
основы контроля качества, стандарты;
дату начала и срок действия контракта, схему выставления счетов и оплаты услуг;
ответственность сторон и штрафные санкции в случае нарушения обязательств.

Безусловно, стороны должны стремиться к заключению максимально детализированного договора. Однако создание и поддержание партнерских отношений во многом гораздо важнее юридического оформления имеющихся договоренностей.

Успешный проект аутсорсинга уже порождает определенное доверие и способствует взаимопроникновению культур. Соответственно, переход на новый уровень отношений основан не столько на коммерческих интересах, сколько на долгосрочном взаимовыгодном партнерстве. В этом случае, как правило, все возможные разногласия устраняются путем переговоров сторон, заинтересованных в положительном результате.

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг

Каковы действия компании, поручающей аутсорсеру частичное выполнение бухгалтерских операций? Прежде всего, следует определить, что передавать на внешний подряд. Аутсорсинг может повлиять на существующую бизнес-модель различными способами: снизить затраты, помочь штатным сотрудникам приобрести профессиональные знания и опыт, улучшить, расширить бизнес-модель или кардинально ее преобразовать.

У крупных территориально распределенных холдингов есть особые причины на то, чтобы использовать аутсорсинг бухгалтерского учета: их бизнес быстро развивается, они постоянно осваивают новые рынки, наращивают количество бизнес-единиц, стремятся уйти от разрастания непрофильных подразделений. Аутсорсинговые компании могут предложить готовые решения, полученные благодаря накопленному опыту, и менеджменту не нужно «изобретать велосипед» при постановке финансовой функции.

Небольшие фирмы, используя аутсорсинг, могут повысить качество отчетности и минимизировать риски при незначительном увеличении стоимости содержания бухгалтерско-финансового блока. Как правило, им недостаточно ресурсов для того, чтобы самостоятельно выстроить, развивать и поддерживать высококачественную систему учета.

А представительствам международных компаний аутсорсинг бухгалтерского учета полезен тем, что нет необходимости вникать в особенности ведения учета по нашим стандартам.

Один из ключевых вопросов — какие именно учетные функции передавать на аутсорсинг, или, проще говоря, «где поставить точку». Здесь возможны два подхода:

«От обратного»: владельцами принимается стратегическое решение передать на аутсорсинг всю учетную функцию, о чем ставятся в известность соответствующие службы. Несогласные с данным подходом должны аргументированно доказать владельцам и топ-менеджменту компании, что та или иная функция должна остаться внутри. Таким образом, методом исключения выбирается ряд процессов, которые не выйдут за пределы компании.
Постепенный переход от простого к сложному: сначала на аутсорсинг передаются самые очевидные «кандидаты» — стандартные рутинные процессы, связанные с вводом и обработкой большого количества операций (например, обработка авансовых отчетов или расчет заработной платы).

Так, базовый ежемесячный пакет услуги по расчету заработной платы включает в себя:

расчет заработной платы работников клиента, в том числе расчет всех налоговых выплат по заработной плате и отчислений в государственные внебюджетные фонды, а также подготовку отчетных документов по данным расчетам в установленной форме;
расчет вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, заключенным клиентом с физическими лицами;
расчет оплаты по листам временной нетрудоспособности, отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении, выходных пособий и прочих компенсационных выплат, предусмотренных законодательством;
подготовка форм обязательной отчетности в ИФНС, ФСС и ПФ, в том числе индивидуальных;
подготовка индивидуальных расчетных листков;
подготовка расчетной ведомости;
подготовка платежных документов на выплату доходов, а также перечисление налогов и сборов;
доставка результатов расчета в центральный офис клиента.

По мере развития отношений с провайдером ему передаются и менее рутинные, но стандартные процессы, например учет кредиторской и дебиторской задолженности, банковские операции, кадровый учет.

Логика аутсорсинга проста и в то же время притягательна: если кто-то в состоянии выполнять какие-либо функции быстрее, лучше и эффективнее вас, обеспечивая высочайшие стандарты безопасности и контроля, причем эти функции не являются вашей ключевой бизнес-идеей, — вы должны использовать эту возможность.

По материалам «Управление компанией»