Это повторяется каждый год! HR-специалисты ломают голову над тем, как спланировать самое лучшее корпоративное мероприятие для сотрудников компании. Задача не из легких, учитывая необходимость не только организовать веселый праздник, но и решить цели компании.

Ошибочно полагать, что новогодний корпоратив — пустая трата времени и денег. На самом деле это мощный HR-инструмент, который нужно использовать на все 100%.

Предлагаем вашему вниманию ТОП-10 советов, которые помогут вам учесть все детали при подготовке самого важного корпоративного события года.

1. Цель

Прежде чем приступить к планированию, ответьте на вопрос «Зачем данное мероприятие нужно компании?». Сплотить коллектив? Познакомить и сдружить между собой отделы? Адаптировать новых сотрудников? Разрядить обстановку в кризисный момент? Четкие цели помогут грамотно расставить акценты при подготовке сценария праздника.

2. Сроки

Начните планировать мероприятие за несколько месяцев. Это решит минимум три важных задачи:

Вы избежите суеты в организации. Особенно если в компании долгий процесс согласования этапов подготовки;

Будет возможность привлечь к участию в программе коллектив. Например, сделать внутрикорпоративный конкурс, предварительно поделив сотрудников на команды;

Вы сэкономите бюджет. Многие артисты предлагают бонусы при раннем бронировании. Нужно учесть, что в декабре цены коллективов повышаются в 2 раза).

3. Доверьтесь профессионалам

Привлеките к подготовке профессионалов. Если в вашей компании нет ивент-специалиста, воспользуйтесь услугами внешних агентств. Профессиональные организаторы мероприятий каждый год придумывают интересные небанальные концепты программ, которые не оставят вас равнодушными.

Лучше всего составить бриф по мероприятию, в котором прописать требования и цели. Отправить заявку минимум 3 агентствам, среди которых уже выбрать близкое вам по идеям, стоимости услуг и ведению переговоров.

4. Фокус-группа

Если вы полагаетесь только на свои силы, соберите фокус-группу из сотрудников компании. Как говорят «Одна голова — хорошо, а две — лучше». В рамках мозгового штурма могут родиться классные идеи, фишки относительно предстоящего праздника.

5. Мнение коллег

Подготовьте анкету с вопросами относительно новогоднего торжества и проведите опрос команды. Важно не спускать идею сверху, а учитывать пожелания сотрудников.

6. Зоны ответственности

Корпоратив — мероприятие коллективное, поэтому здорово, если сам коллектив будет задействован по максимуму. Распределите роли среди сотрудников. Кто-то встречает гостей, кто-то отвечает за сувениры при награждении, кто-то контролирует тайминг мероприятия, а кто-то выносит грамоты и т. д. Отдача от команды превзойдет ваши ожидания, если вы грамотно распределите обязанности согласно талантам и умениям коллег.

Многим сотрудникам важно быть значимыми. Не поверите, как, казалось бы, незначительная роль сумеет поднять дух и повлиять на самоощущение демотивированного работника. А вам грамотное делегирование задач поможет разгрузить себя и стать не только организатором, но и полноценным участником вечера.

7. Явка обязательна

Как повысить явку сотрудников на Новогоднее торжество? Этот вопрос также заставляет изрядно задуматься HR-менеджеров. Здесь на помощь придет реклама, только не внешняя, а внутрикорпоративная. Напишите о мероприятии интересно, вовлекающе, эмоциально! Не забудьте упомянуть легенду вечера, дресс-код и бонусы при описании. Сотрудникам важно понимать, почему нельзя пропускать такое событие! Сделайте новостную рассылку, повесьте постеры с ярким изображением о предстоящем празднике, это также будет ловить внимание команды и напоминать о предстоящей вечеринке.

8. Привлечь руководство

Вовлеките в подготовку события руководство компании. Активная позиция и участие в празднике первых лиц дает невероятный эффект мотивации команды. Сделайте серию новостей о празднике в видео-формате.

Например, руководитель компании рассказывает, что уже почти подготовил свой уникальный костюм и, обращаясь к сотрудникам, задает вопрос: «А ты уже готов к новому году? Скоро увидим!».

9. Итоги года

Новый год — это подведение итогов. Не забудьте не только наградить отличившихся сотрудников, но и отметить новичков. Возможно, человек только пришел в компанию, но его уже оценили и поблагодарили за первые успехи. А вам было бы это приятно?

10. Проверочная работа

Важна каждая деталь! Самое верное решение при предотвращении неудач в организации мероприятия — это составление чек-листа подготовки. Негативно повлиять на ход события может даже маленькая оплошность. Например, потеряли один сувенир для награждения, и сотрудник остался без подарка или взяли грамоты для вручения директорам компании, а рамки забыли.

Поэтому рекомендую внести все детали, даже незначительные в чек-лист. Отмечайте пункты по ходу подготовки и не забудьте проверить готовность за день до мероприятия.

Пусть процесс организации корпоративного Нового года будет максимально продуктивным, интересным и незабываемым! А отдача и благодарность коллектива и руководства вдвойне превысят вложенные в подготовку силы, время, и зарядят на новые классные командные проекты!

Анна Веневская