«Не позвали»: как добиться приглашения на важные совещания

Когда для корпоративной культуры характерно большое количество совещаний, мы часто пытаемся найти способ сбежать с них. Но порой такие встречи необходимы: принятые на них решения могут влиять на вас или на вашу команду, кроме того, вы можете испытывать дискомфорт из-за того, что вам не дают участвовать в важной дискуссии. Независимо от того, нарочно или случайно вас не позвали на встречу, вот что вы можете предпринять, чтобы обеспечить себе место за столом.

Для начала сделайте паузу

Мы часто говорим о том, что надо сократить число совещаний, которые мы посещаем, и о том, как важно, чтобы на них присутствовали только ключевые сотрудники. Но если смотреть правде в глаза, в некоторых ситуациях оказаться исключенным из дискуссии не будет приятно никому. Хотя вы и понимаете, почему вас могли не позвать, вам все равно обидно, что ваше присутствие оказалось ненужным. Особенно это касается случаев, когда ваше отсутствие на совещании станет поводом для сомнений в вашей команде и среди коллег, которые могут начать думать: «Почему же нашего начальника нет на встрече? Не означает ли это смены власти в организации?» Прежде, чем что-то предпринимать, дайте себе объективный ответ на вопрос, действительно ли важно ваше присутствие на встрече.

Спросите себя:

Принимаете ли вы решения на эту тему?
Окажут ли результаты совещания значительное влияние на вас или вашу команду?
Можете ли вы поделиться знаниями или информацией, которой нет у других?
Имеете ли вы уникальную точку зрения на обсуждаемую проблему?

Если вы ответили «да» на любой из этих вопросов, начинайте разбираться, почему вас не позвали.

Проанализируйте свою ценность

Ваша ценность — вот то, что гарантирует вам постоянное место за столом. Если организатор встречи не позвал вас на нее, он может не понимать, что именно может изменить ваше присутствие. Спросите себя, какой уникальный вклад вы можете внести в обсуждение. Как вы поможете достичь поставленной цели этой встречи?

Возьмем для примера одного из моих клиентов (назовем его Марком). Марк — помощник директора в исследовательской организации. Его руководитель проводил совещания, где обсуждалась реорганизация, но не приглашал на них Марка. А тот чувствовал, что должен не только присутствовать, но и вести эти совещания. Марк стал сомневаться в том, что его мнение ценят. Когда он наконец решился разобраться в ситуации, то выяснил, что его начальник был разочарован тем, что ему приходилось самому вести эти встречи. Делал он это только потому, что ему казалось, будто Марк не проявляет интереса к разработке идей и к продвижению процесса реорганизации в целом.

Марк был удивлен. Он считал себя ключевым игроком в принятии решений, однако его действия говорили о другом. Он старался не переходить дорогу своему начальнику в вопросах реорганизации бизнеса, и этот пассивный подход сыграл с ним злую шутку. Теперь, чтобы вновь заслужить доверие руководителя, ему нужно восстанавливать репутацию ценного сотрудника. Только в этом случае Марк сможет занять место за столом совещаний и впоследствии взять на себя их проведение.

Оцените свое поведение

Вас могли не пригласить на встречу из-за того, что другим не нравится ваше поведение.

Так случилось с еще одной моей клиенткой (назовем ее Карен). Она была частью команды, которая контролировала соблюдение законодательства в быстрорастущей биотехнологической компании. Карен работала с отделом маркетинга, чтобы убедиться, что рекламные кампании и материалы соответствуют методическим рекомендациям правительства. Обычно ее всегда приглашали на главные маркетинговые совещания, но она стала замечать, что все больше и больше встреч проходят без нее. Ее не звали вплоть до того момента, когда обсуждение рекламных кампаний значительно продвинулось вперед и решения маркетинговой команды уже нельзя было изменить. Эта ситуация стала причиной конфликтов между командой контроля за соблюдением законодательства и командой маркетинга, так как Карен приходилось сворачивать уже готовые рекламные кампании на самом последнем этапе.

Я поговорила с ее коллегами в команде маркетинга, и они рассказали, что присутствие Карен на встречах вызывало раздражение. Они понимали, что ее задача — помогать управлять правовыми рисками компании. Но на совещаниях она все время критиковала чужие идеи и всегда занимала консервативную позицию, когда дело касалось ситуаций в зоне неопределенности, оставляя маркетинговую группу деморализованной. Члены команды хотели, чтобы Карен внимательно слушала и работала вместе с ними над развитием новых идей, концентрируясь на поиске решений, а не на проблемах. Когда Карен получила этот отзыв, она поняла, что хотя ее знания и информация были уникальными, ее поведение мешало по достоинству оценить и использовать ее вклад.

Если вас не пригласили на встречу, попросите своих коллег поделиться мнением о вашем стиле общения и о том, что можно в нем изменить, чтобы другие тоже могли оценить ваши идеи. Карен стала уделять внимание тому, чтобы больше слушать и предлагать решения, а не просто обозначать проблему с соблюдением законодательства. Эти изменения помогли ей наладить отношения с коллегами в команде маркетинга и гарантировать ей место за столом на следующих совещаниях.

Используйте правильную стратегию

Чтобы наверняка получить приглашение на следующую встречу, вам в зависимости от ситуации потребуется использовать разные стратегии. Вот несколько советов, они могут помочь преодолеть некоторые типичные преграды, с которыми часто сталкивались мои клиенты:

Ваш босс присутствует на всех встречах, а вас не приглашает

Поговорите со своим боссом о своих рабочих интересах и целях.
Прямо поясните, почему именно вам интересно посетить то или иное совещание, и спросите, что еще вы можете сделать, чтобы быть полезным на таком совещании.
Спросите его, есть ли какие-нибудь проекты, над которыми вы можете поработать и которые помогут вам стать частью совещательной команды.
Если ваш босс согласится с тем, что вы должны присутствовать на следующей встрече, не стесняйтесь напомнить ему об этом. Например, вы можете спросить: «Как по-вашему, будет ли полезным на предстоящей встрече по стратегии поделиться результатами анализа конкурентных преимуществ, над которым я работал последнее время?»

Ваш коллега специально вас исключает

Договоритесь о встрече с ним, чтобы поговорить о тенденции, которую вы заметили.
Чтобы объяснить коллегам, почему вы должны быть на том или ином совещании, выбирайте причины, связанные с делом, а не личными интересами или чувствами.
Если вас и дальше будут исключать, попросите уже приглашенного (и надежного) коллегу послать электронное письмо организатору в поддержку вашего присутствия (в идеале — с копией другим участникам). Ваш коллега может написать что-то вроде «Хуан, я думаю, что точка зрения Кейти будет весьма интересна нашей группе на собрании. Нам стоит добавить ее в список приглашенных». Таким образом, это решение уже не останется на усмотрение только того сотрудника, который вас исключает.

Организатор вас просто не замечает

Для начала задумайтесь, достаточно ли времени вы уделяете укреплению связей с коллегами. Узнавая больше о них, вы увеличиваете шансы на то, что и они будут больше знать о вашей работе и о том, чем вы можете быть полезным на совещании.
Если есть какое-то конкретное совещание, на котором вы непременно хотите присутствовать, скажите об этом своему руководителю и спросите, что вы можете для этого сделать.
Проактивно делитесь с организатором встречи своими соображениями о том, как ваша работа соотносится с целями совещания.
Сделайте себя полезным. Поделитесь уместной информацией с организатором встречи и предложите свою помощь. Например, вы можете сказать: «Селин, я знаю, что вам нужно обсудить новую клиентскую стратегию на предстоящем собрании. Я подумал, что вот эта информация поможет вам. Если хотите, я буду рад поделиться ею и обсудить с коллегами на этом совещании».

В любой из этих ситуаций вас могли не позвать на встречу просто случайно. Зачастую эту ошибку можно исправить, просто дав знать организаторам, что вы хотите присутствовать на встрече, и объяснив, каким может быть ваш вклад.

Если вас не зовут на встречи, проще всего найти виноватого и сетовать на то, что вас исключили. Однако это не поможет получить приглашение на совещания. Ваша задача — доказать, почему вы должны на них присутствовать.

Нина Боуман