Упоминать в письме то, что адресат и так уже знает, — это дурной тон.
Лучше сообщите ему что-то новое.
Зигмунд Фрейд

Это отличный совет для тех, кто ведет деловую переписку, особенно на английском. Во время создания курса бизнес-английского для новой платформы носители языка дали дельные советы и подсказки, чтобы успешно написать деловое письмо, которыми мы и поделимся с вами в этой статье.

Однако прежде чем перейти к самим советам и фразам из писем, давайте усвоим несколько простых правил:

• всегда указываем тему письма (Re: Business offer from Microsoft, например, вполне сойдет);
• пишем вежливо и по делу с самого начала (иначе никто не дочитает сообщение до конца);
• меньше тем в одном письме (можно вообще сделать связку «одна тема — одно письмо»);
• избегаем сложных времен и конструкций (пусть лучше будет просто и понятно, чем красиво и размыто или даже неверно);
• соблюдаем структуру (приветствие, главная часть и заключение);
• если просто отправляем файл, то пишем к нему хотя бы пару предложений («Здравствуйте, вот отчет за май, если будут вопросы — с радостью отвечу!»).

Чтобы верно написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, сохраните в закладки следующие сайты:

• onlinecorrection — неплохой ресурс, который проверит ваше сообщение на предмет ошибок в грамматике, лексике, пунктуации и в зависимости от диалекта. Есть также функция автоматического внесения правок, кроме того, можно вносить текст напрямую на сайте без загрузки отдельных файлов;
  
  
• paperrater — здесь есть возможность загрузить документ или вставить текст напрямую на сайт и проверить наличие ошибок в написании, уровень плагиата, а при загрузке файла можно выбрать тип документа, чтобы ошибки исправлялись более точно;
  
  
• grammarly — больше расширение для браузера, чем отдельный сайт. Сервис поможет вам сразу же находить ошибки в предложениях, которые вы пишете в любом из сообщений.

А теперь перейдем к полезным фразам и советам написания делового письма.

Приветствие

Оказывается, даже незнакомые люди нам очень дороги, поэтому британцы и американцы сразу так и обращаются к тому, с кем впервые начинают формальное общение:

Dear Sir or Madam — вот фраза на случай, если вообще неясно, кто наш адресат (в смысле, мадам или месье).

Скажем прямо — это большая редкость или простая лень так обращаться к человеку, ведь сейчас все можно найти в социальных сетях, поэтому подобный секретный прием применяем только, когда реально не нашли никаких имен.

Если все титулы и имена известны, начинаем сообщение так:

Dear Mr. (или Ms.) и фамилию нужного нам человека (можно и имя, если хотите). Например, Dear Ms. Jamie Adams.

Кстати, Dear Mrs. нам подходит только, если мы наверняка знаем, что наш адресат замужем, поэтому не рискуйте и просто пишите Dear Ms. Даже замужняя леди не обидится, ведь Ms. показывает лишь принадлежность к женскому полу.

Основная часть

Не теряем время и сразу признаемся, зачем потревожили человека:

I would like to или I am writing to — пишу вам, чтобы …

Например, I would like to find out about your partner program — Пишу, чтобы узнать о вашей партнерской программе.

Если у вас какая-то просьба, можно сказать так:

I would appreciate if или would be grateful if… — буду очень благодарен или благодарна, если…

К примеру, I would appreciate if you let us take part in your conference. — Буду очень вам благодарна, если вы позволите нам принять участие в вашей конференции.

Когда мы сами предлагаем помощь, можно начать таким образом:

I would be happy или pleased to — буду рад(а) что-то для вас сделать.

I would be pleased to do a research for you. — Буду рад провести для вас исследование, например.

А если так вышло, что вы пишете ответ и не можете помочь человеку в его просьбе, используйте подобные фразы:

unfortunately или I regret that, I am afraid that — это все выражает сожаление в стиле «дело не в тебе, дело во мне».

Если, к примеру, не можете написать для кого-то статью — Unfortunately, I can not write the article for you.

Кстати, когда вы пишете от лица всей компании, лучше везде упоминать местоимение we:

Unfortunately, we can not write the article for you.

И еще, чтобы показать максимум вежливости, часто дописывают подобную фразу: Please, let me know if you need more information — Пожалуйста, дайте знать, если понадобится больше информации.

Либо что-то в духе We look forward to hearing from you — Ждем с нетерпением вашего ответа.

Заключение

Тут тоже есть разделение на знакомых нам и незнакомых. Yours sincerely (искренне ваш) подходит для известных нам личностей, а yours faithfully (тоже искренне ваш) — для неизвестных. Сложно, да? Пишите тогда best regards или best wishes (с наилучшими пожеланиями или с уважением), ведь так можно писать всем.

На случай, если нужно вести переписку через мессенджеры или Skype, уровень формальности уже ниже и можно опустить всякие best regards, sincerely и dear mister president. Все остальное пишем также вежливо и красиво.

А если вам доведется общаться с коллегами совсем неформально, запомните следующие сокращения:

• CU — see you — увидимся;
• cuz — because — потому что;
• thx — thanks — спасибо;
• RUOK — are you okay? — Ты в порядке?

А если пришлют что-то совсем смешное, можно ответить так:

• lol — laughing out loud — ржунимагу;
• LMAO — laughing my ass off — так смешно, что я пацталом.

Все, теперь наша совесть чиста, ведь мы подготовили вас практически к любому сценарию переписки с иностранными коллегами и партнерами. Осталось только не стесняться и написать первыми!

Журнал для руководителей и HR-ов

Максим Сундалов
Деловой мир