Что делать HR-специалисту, чтобы его не сократили в кризис как второстепенного сотрудника? Как должен измениться его подход к работе? Как доказать руководству, что именно вы — ценный работник, с которым не следует расставаться ни при каких обстоятельствах?

Все HR-специалисты прекрасно помнят, что прошлая волна кризиса 2008–2010 годов довольно сильно затронула HR-сферу. Многие компании, вынужденные сокращать персонал, долго откладывали сокращение в ключевых подразделениях, но зато без долгих колебаний расставались с HR-специалистами. Как известно, сокращение — не тот опыт, который хочется пережить еще раз.

Тем не менее, независимо от того, удалось ли вам тогда удержаться на своем месте, или нет, экономическая рецессия заставила всех HR-в задуматься о месте и роли HR-отдела в жизни вашей компании. Результаты этих размышлений не всегда можно назвать радостными. Поэтому сейчас, в ожидании новых ударов кризиса, HR-специалистам стоит проанализировать свои перспективы. Насколько вас ценит ваша компания? Насколько прочны ваши позиции? Сможете ли вы удержаться на своей должности в кризис? И можно ли еще что-то сделать, чтобы доказать вашей компании, что HR-отдел — слишком ценное подразделение для организации, чтобы можно было жертвовать им в кризис?

Критики — а «по совместительству» и адвокаты HR-сферы, уже давно заявляют, что HR-отрасль должна серьезно меняться, чтобы выжить. И в этой точке зрения есть свой резон: бизнес-процессы сейчас весьма динамичны, и эта динамичность распространяется и на найм сотрудников, и на работу с персоналом в более широком смысле. Это значит, что и HR-работа не может и не должна оставаться прежней; требуются серьезные изменения.

Во время кризиса эта мысль получает дополнительное значение: HR-отдел не должен дать обойти себя другим подразделениям. Ведь часто другие подразделения компании ценятся гораздо выше, так как считаются, если и не ключевыми для бизнеса, то, в любом случае, более полезными, чем HR-отдел. Но «не дать себя обойти» в данном случае как раз означает измениться, здесь невозможно «пустить пыль в глаза», поскольку результаты работы каждого подразделения достаточно прозрачны.

HR-отдел не сможет доказать свою высокую ценность, если круг его забот ограничен лишь административными задачами и оформлением документов сотрудников. Ах да, есть еще одна задача: подбор персонала. Но именно эта потребность у большинства организаций резко падает в период кризиса. Часто именно это становится главным доводом за частичное, а то и полное сокращение HR-подразделения «до лучших времен». Компаниям проще экстренно восстановить документооборот потом, когда угроза минует, чем тратиться на ежемесячные зарплаты сотрудников сейчас.

Однако у современной HR-работы есть и задачи, и инструменты, которые имеют значительный потенциал — именно тот потенциал, который позволяет HR-менеджеру стать стратегическим бизнес-партнером. Часто навешиваемый на HR-сферу ярлык несовременной, рутинной и вторичной отрасли — всего лишь ярлык. HR может выполнять задачи первоочередной важности, заранее прогнозировать события, выполняя тем самым упреждающую функцию. Действия HR-профессионалов могут самым позитивным образом сказаться на успешности коммерческой деятельности компании, увеличить стоимость компании на рынке, — и это совсем не фантазии! То есть, итоговый вклад HR-ов в управление компанией вовсе необязательно ограничивается оформлением и перекладыванием бумажек и подбором новых сотрудников взамен уволенных.

Часто руководство компании не осознает этих возможностей HR, и потому не нагружает ими свой HR-отдел. Но это именно тот случай, когда нужно проявлять «умную инициативу». Главная проблема состоит в том, что «продвинутые» функции HR трудно измерить и оценить. Они нуждаются в целенаправленном продвижении со стороны HR-директора, HR-менеджера. Без этих усилий работа HR-подразделения останется недооцененной, даже в том случае, когда реальный вклад достаточно велик.

Руководство всегда ожидает от HR практической пользы, попутно надеясь, что HR-подразделение не станет слишком большой обузой, а в идеале — сумеет окупить свою деятельность самостоятельно, причем будет выполнять свою работу тихо и незаметно. Это разумные и понятные ожидания, учитывая суровость текущей экономической ситуации. Поэтому HR-отделам и приходится повсеместно доказывать свою ценность, а в случае провала оказываться «за бортом». Компания, как и Ноев ковчег, в эпоху экономического катаклизма может взять с собой только самое необходимое.

Какие действия HR-отдела ценны для компании?

Так что же ценного и полезного может дать HR-профессионал компании, что обезопасит и его самого? Можно сколько угодно заявлять о своей «ключевой роли» в жизни бизнеса, но что толку, если за этим не стоит реальность? Среди руководителей компаний редко попадаются люди, верящие громким заявлениям. Нужны цифры и факты, то есть — что-то более осязаемое и весомое.

Естественно, речь идет об аналитике. Обратите внимание — не о формально собранных цифрах, представленных в HR-отчетах, а именно о качественно подготовленной аналитике. То есть, должны быть приведены не только параметры и информация об их изменениях, но и проанализированы их вероятные причины, определены вероятные тенденции, сделаны прогнозы, предложены варианты решения проблем.

Например, такими важными для компании показателями могут стать:

• аналитические данные об отсутствии сотрудников на рабочем месте (по разным причинам: от уважительных до прогула),
• анализ данных по листкам нетрудоспособности,
• данные о текучке персонала,
• сведения об общей стоимости поиска и найма сотрудников по различным позициям, а также — о длительности этого процесса (в среднем и по разным вакансиям),
• сюда могут быть включены любые показатели, которые, по вашему мнению, важны для вашей компании, могут подсказать идеи более эффективного и экономного использования человеческих ресурсов компании.

Не забывайте измерять не только параметры ваших человеческих ресурсов, но и достижения, которые у HR-отдела есть на этой «ниве». При этом, как уже отмечалось выше, важно, чтобы эти данные не были лишь сухими цифрами; каждый параметр должен быть качественно проанализирован.

Важно, чтобы подготовка такой аналитики стала не неким единичным событием, а регулярной практикой для HR-отдела. Любые параметры, которые вы возьмете, будут полезны вдвойне, если вы сможете проследить их динамику. Именно это позволит вам делать качественный прогноз, а не «гадать на кофейной гуще». При этом именно регулярная аналитика позволяет предложить действительно умные и эффективные решения, потому что, раз вы уже некоторое время наблюдаете за процессом в развитии, то вы, скорее всего, понимаете его уже достаточно глубоко.

Такая склонность к измерению и анализу важных для организации параметров имеет очень важный «побочный» эффект: обычно это существенно добавляет ценности HR-отделу в глазах руководства. Потому что именно такая аналитика свидетельствует о наличие правильного бизнес-мышления, полезного для организации, какой бы период она ни переживала: светлый и безоблачный или же полный трудностей. Порой, если HR-подразделение нуждается в инвестициях, этот момент часто становится доводом «за».

Как убедить руководство и сотрудников в ценности HR-отдела?

Следующая задача, причем весьма непростая, — успешно «продать» результаты своей работы внутри организации. Если вы справитесь с этой задачей, это позволит вам убедить остальных сотрудников в вашей ценности, и заручиться их поддержкой. Такие действия, цель которых — продвижение HR-отдела, должны быть упреждающими. То есть, бесполезно рассказывать о том, как велика ваша польза, потрясая аналитическими отчетами, когда над вашей головой уже сгустились тучи.

Мысль о вашей важности должна приживаться постепенно и исподволь; для этого нужно работать с сотрудниками и руководителями остальных подразделений, во время встреч и общих собраний нужно ярко (и лаконично!) рассказывать им о самых важных результатах вашей работы. Рассказ не должен занимать более 3–5 минут, и должен быть действительно интересным, иначе эффект может быть противоположным. Помните, что ваши слова не должны вызывать диссонанса у сотрудников: они не поверят вашим рассказам, если вы рассказываете им о вдохновляющих результатах HR-деятельности в компании, но, заходя в отдел персонала, они видят там сонных и вялых сотрудников. Отсюда еще один вывод: отдел персонала должен производить впечатление места, где ведется энергичная и важная работа, а не пыльного архива, где перекладывают с места на место документы.

Как облегчить жизнь HR-отделу?

Как известно, мы живем в век весьма продвинутых технологий. И для части описанных выше задач (сбор и подготовка аналитики) существуют весьма неплохие инструменты, которые могут сильно облегчить вам жизнь. Согласитесь, сбор всей это информации вручную — задача не из приятных. Это долго, трудоемко, а потом еще потребуются долгие расчеты. Будет разумно поручить эту малоприятную рутинную работу специальным программам.

Возможно, сопротивление HR-специалистов, их нежелание пользоваться специализированными HR-системами берет свое начало в воспоминаниях о тех малопривлекательных, неудобных и при этом дорогих базах данных, которые использовались в HR-отрасли еще совсем недавно. Однако современные «умные» HR-системы очень сильно от них отличаются. Они интуитивно понятны и включают в себя самые разнообразные возможности, позволяют HR-специалисту быстрее справляться с разными задачами и отслеживать изменения различных параметров. Владение таким материалом увеличивает ценность и самого HR-специалиста, поскольку, благодаря используемой HR-системе он приучается видеть проблемы комплексно, в масштабе всей организации.

По данным недавнего исследования, посвященного использованию одной из таких HR-систем, респонденты отметили, что после ее внедрения качество и эффективность работы HR-отдела повысились. Одна из компаний особо подчеркнула, что внедрение HR-программы значительно экономит рабочее время HR-специалистов, которое раньше они тратили на рутинную работу: по их подсчетам, экономия составляет примерно один рабочий день в неделю, что означает 3000 сэкономленных рабочих часов в год.

Такая экономия рабочего времени на рутинных операциях позволяет HR-специалистам сосредоточиться на более важных HR-проблемах, решение которых может действительно повысить качество человеческих ресурсов организации.

Подытожим все вышесказанное. Если HR-менеджеры хотят успешно пережить кризис, они должны измениться. Должны измениться как их представления об HR-задачах в организации, так и сам подход к решению HR-задач. Тогда они смогут стать действительно ценными и уважаемыми сотрудниками организации, значение которых не сводится к неким вторичным бизнес-функциям.

Но для успеха недостаточно просто делать работу иначе, нужно позаботиться о продвижении своих достижений внутри организации. Если удастся решить эти задачи успешно (т. е., ваш вклад в развитие вашей организации действительно значителен, и это понимают как работники компании, так и руководство), то сокращения во время кризиса вам не страшны. Даже в кризис компании стараются не увольнять ценных сотрудников.

Стивен Кауфилд (Steven Cowfield)
Перевод Анны Баковской