Сегодня во многих компаниях контроль рабочего времени сотрудников является особенно актуальным. В кризис, когда компании стараются максимально оптимизировать свои расходы, работники сталкиваются с усилением контроля и учета их рабочего времени. Тем не менее, контроль не для всех сотрудников одинаково эффективный.

По разным данным, от 10% до 30% рабочего времени персонал тратит непродуктивно. Главный пожиратель времени — это конечно интернет, который сотрудники используют в личных целых. От одного до трех часов в день уходит на общение в соцсетях, скачивание электронных книг, онлайн-покупки и другое. Так нужен ли контроль рабочего времени сотрудников и насколько он будет эффективным?

Необходимость контроля

«Важно дать определение понятию «контроль». При правильной организации бизнес-процессов, вопросов планирования / отчетности, построения коммуникаций и т. п. понятие контроля органично встроено в деятельность компании, даже если и само понятие «контроль» вообще не звучит», — говорит ведущий консультант по рекрутингу компании Brain Source International Ольга Штиль.

Другой вопрос, добавила она, что иногда под контролем понимается организация слежки за сотрудниками. Например, когда мониторятся электронные сообщения, звонки. Это негативная практика, которая усиливает недоверие в коллективе, может грозить возникновением серьезного внутреннего кризиса.

Контролировать рабочее время можно и нужно, но подходить к этому процессу следует с четким пониманием для чего это делается, для каких категорий сотрудников и для каких должностей.

«Подход контроля присутствия сотрудников в офисе с 9 до 6 уже теряет актуальность. Все больше компаний строят графики, основываясь на пожеланиях сотрудников. Люди — не роботы, и у всех разные циклы мысленной или биологической активности. При работе с 9 до 6 люди начинают «терять горизонт», особенно там, где нужно проявлять креатив и думать головой», — подчеркнула директор по персоналу международного центра интернет-торговли Allbiz Ирина Клиницкая.

По ее мнению, контроль должен касаться выполнения задач. Дисциплинарные рамки нужны, но они должны быть гибкие. «Когда мы жестко контролируем сотрудника, мы своими собственными руками снижаем его эффективность», — говорит эксперт.

Кому нужны проверки?

Эксперты советуют не устанавливать тотальный контроль для всех работников без исключения. Творческие люди, например, могут работать со смещенным графиком — одни могут продуктивнее работать утром, а другие вечером. А у менеджеров встречи с клиентами могут быть расписаны до позднего вечера. Другое дело секретари, бухгалтера, работники производства, в работе которых важна пунктуальность, потому что они учувствуют в единой производственной цепочке.

«Многое зависит от сферы деятельности предприятия. Совершенно разный подход может быть в банке и в рекламном агентстве. Понятно, что в банке очень много обязательных процедур, невыполнение которых четко и в срок угрожает эффективному функционированию банка. Для рекламного агентства эффективная работа состоит в качественном креативе, новизне подхода и идее, а не в строгом следовании политик, стандартов и процедур, соответственно, тотальный контроль для творческих людей будет вообще не эффективным инструментом для их продуктивной работы», — отметила Ольга Штиль.

В то же время Ирина Клиницкая считает, что контроль нужен, особенно промежуточный. Нужно понимать и постоянно мониторить, чем занимается сотрудник. Но это не значит, что человека стоит дергать каждый час и контролировать все его действия. Контроль на ранней стадии помогает выявить проблему с пониманием задачи и посодействовать ее решению.

«Нужно работать в тандеме с сотрудником. Образно говоря, сотрудник как комнатное растение — он завянет, если его не поливать. То есть, если не уделять ему внимание, то он может потерять мотивацию. Руководитель 80% своего времени тратит на поддержку подчиненных», — говорит она.

Влияние кризиса

Естественно работодатели заинтересованы в увеличении продуктивности сотрудников, потому что это сказывается на прибыли компании. Если они тратят свои ресурсы на персонал, то взамен хотят получать качественно выполненную работу в определенные сроки. Но эффективность работы зависит не просто от контроля, она зависит от правильно поставленных задач.

«В нашей компании контроль усилился только по задачам. Во время кризиса мы провели оценку того, кто чем занимается, убрали все возможные дублирования функций и проанализировали выполняемые задачи. У нас нет сотрудников, которые не задействованы на 100%. Да, количество задач увеличилось, но все прекрасно понимают сегодняшние экономические реалии. Вакансий на рынке больше не становится и за позицию в хорошей компании люди конкурируют. Нужно научиться адаптироваться к новым условиям», — отметила Ирина Клиницкая.

Стоит отметить, что контроль в компании зависит от множества факторов. «Например, важное влияние оказывает личность руководителя/собственника бизнеса. Часто выходцы из силовых структур, военные, бывшие сотрудники службы безопасности переносят свой опыт на бизнес. В таких компаниях могут использоваться различные методики контроля, вплоть до использования полиграфа», — отметила Ольга Штиль.

Те же, кто «взрощены» в рамках бизнес-среды использует такие методы гораздо реже, ориентируясь все-таки на различные бизнес-инструменты, которые в достатке можно найти в литературе и на различных тренингах.

Большинство компаний никак не могут попрощаться с советским мышлением постоянного контроля присутствия человека на рабочем месте. «Они внедряют системы учета рабочего времени, но не учитывают того, что можно быть в офисе с 9 до 6 и тратить 80% времени на безделье, личные вопросы или соцсети. Контролем фактического присутствия сотрудника в офисе, мы ничего не добьемся. У каждого должны быть четкие задачи и дедлайны. Руководитель отстраивает рабочие процессы, выступает наставником и проверяет на промежуточных этапах», — считает Ирина Клиницкая.

Ирина Малык