К кому-то скоро придут праздники, к бедным эйчарам же — новые заботы, ведь мероприятия еще нужно организовать. И главные вопросы, головная боль эйчара и «ивента» — как выбрать площадку, подрядчиков, накормить гостей, проследить за всем от и до. Рецепт и лечение — ниже.

Если время от времени вы организовываете мероприятия, то вам приходится обращаться к услугам кейтеринговых компаний. О чем же позаботиться особо, чтобы избежать проблем и головной боли на мероприятии? Есть несколько моментов. Загвоздка в том, что сыграть против вас может любой из них — отразиться на питании гостей, испортить им впечатление от праздника. И начнем мы с выбора подрядчика.

Оцениваем предложение кейтеринговой компании

Предложение — ваша первая «лакмусовая бумажка» при оценке потенциального партнера по кейтерингу.

На что обратить внимание:

1. Сезонность меню (учтено ли это в предложении). Зимой обычно едят больше, чем летом. А летом намного больше пьют. Салаты популярнее летом, горячее — зимой. Не забывайте про погоду и особенности площадки, на которой пройдет мероприятие. Для пикника на солнечной поляне не стоит выбирать салаты на основе майонезных или кремовых заправок. Кроме того, обязательно обратите внимание на круг приглашаемых гостей: что их привлечет, а от чего стоит отказаться. Для больших международных мероприятий может понадобиться меню нескольких видов, например, с вегетарианскими или кошерными блюдами.
   
   
2. Не много и не мало. Организатору всегда неприятно, когда после банкета или фуршета остается много еды: похоже, что заказ был сделан неправильно, а значит, и заплачено больше чем нужно. Однако еще хуже, если еды не хватило и гости ушли голодными. Как же избежать этих ошибок?

Способ есть! Надо заранее посчитать расход еды и напитков на человека. Если вы проводите банкет на 4–6 часов, то минимум на человека — 1,2 килограмма пищи. Для фуршета на 3–4 часа будет достаточно 700–900 граммов на персону. Напитки для фуршета заказывают из расчета 1–1,5 литра на приглашенного, для банкетов — 1,5–2 литра (если это довольно долгий банкет).

Материально-техническая база кейтеринговой компании

1. Официанты. В предложении обязательно должны быть указаны форма одежды официантов, а также их число в расчете на стол. Особенно это важно, если у вас будет VIP-зона.

Официанты — это одно из самых слабых мест кейтеринга. Работать официантом в кейтеринговой компании не очень престижно: это считается временной или разовой занятостью (отработал — и до свидания). В итоге ресторанам выездного обслуживания сложно гарантировать профессионализм этой части персонала. В столице есть лишь несколько кейтеринговых компаний, у которых хотя бы часть официантов состоит в штате. Это дает хоть какую-то гарантию качества — по крайней мере в наиболее важных зонах. В основном же кейтеринговые компании набирают персонал на время. В итоге на мероприятиях, организуемых разными компаниями, зачастую работают одни и те же люди. В пиковые периоды, например, в декабре, когда компании массово организуют праздники, нужно много официантов, поэтому на корпоративах часто работают новички, а это неизбежно сказывается на расторопности и качестве обслуживания.

2. Схема расстановки столов. Она тоже должна прилагаться к полученному вами предложению. И тут еще раз обратите внимание на то, сколько официантов будет обслуживать каждый стол — это важно! Иногда бывает так, что официант отошел и долго не возвращается. Это неприятно для гостей и, конечно же, может испортить общее впечатление от праздника.

Желая сэкономить на площадке для проведения праздника, компании иногда пытаются оптимизировать пространство — максимально плотно расставить столы. Это ошибка! Она может привести к неудобству и задержкам в обслуживании. К каждому столу у официантов должен быть легкий доступ.

3. Общие возможности компании. Нелишне поинтересоваться, сколько гостей компания может обслужить в принципе. Это особенно важно, если речь идет о масштабном мероприятии. Лишь немногие кейтеринги способны на собственной технической базе обслужить 1000–1500 человек. Таких компаний вряд ли найдется немного. Все остальные будут арендовать оборудование и мебель друг у друга. Это не обязательно станет проблемой, порой в этом нет ничего страшного. Но лучше, если вы знаете об этом заранее и готовы к тому, что зоны на площадке будут обставлены по-разному. Хуже, если результатом становится более низкое качество обслуживания, чем вы ожидали.

4. Посуда. К материально-технической базе относятся и коллекции посуды, и стекла. Попросите компанию показать все доступные варианты на ваше количество гостей. Для VIP-зоны или частной вечеринки нередко предлагаются очень интересные, красивые, необычные коллекции.

5. Особенности техзадания. Этот пункт тесно связан с материально-технической базой компании, очень важен и сам по себе. Проанализируйте техническое задание, которое вам прислал подрядчик по питанию. В нем обязательно должны быть обозначены три пункта:

• запрос по электричеству,
• метраж технической зоны,
• подключение воды.

Как показывает практика, далеко не на всех площадках легко выполнить все запросы подрядчика. Поэтому мы всегда рекомендуем проводить трехстороннюю встречу на месте: вы (или агентство, которое отвечает за мероприятие), представители кейтеринговой компании и владелец площадки, которую арендуете для проведения. Лучше всего организовать даже две таких встречи: первую — как можно раньше, еще когда выбираете площадку, а вторую уже перед мероприятием, когда готов план всех технических зон и размещения декораций. Так все стороны будут чувствовать себя более комфортно и смогут работать спокойно.

Тестинг

Это опция, которую я настоятельно рекомендую требовать от кейтеринговой компании. Это нормальная практика, поэтому не стесняйтесь. Даже если уверены в компании — например, в прошлом году уже пользовались ее услугами.

К сожалению, и повара иногда увольняются, приходят новые, а из-за этого может сильно измениться вкус привычных блюд. Мы меняли подрядчика по кейтерингу не раз — именно по этой причине.

Попросите, чтобы на тестинге присутствовал шеф-повар, который будет готовить на самом мероприятии. Каким бы профессионалом ни был менеджер кейтеринговой фирмы, который работает с вами, однако любые изменения ингредиентов или целых блюд ему придется согласовывать с шеф-поваром. Общение напрямую позволит вам сэкономить время и сделать это эффективнее. Если какое-то блюдо вам не понравилось, попросите его заменить. Это нормально. Лучшие кейтеринги на такой случай даже готовят один-два запасных варианта.

На тестинге вам должны продемонстрировать сервировку, варианты посуды, стекла, одежду официантов и оформление столов.

Проведенная дегустация даст вам четкое представление о профессионализме подрядчика по питанию, а подача блюд, сервис и общение с работниками кейтеринговой фирмы — материал для размышления и выводов.

И помните: все, что вы утвердили на тестинге, вам должны повторить на самом мероприятии!

Взгляд со стороны

Это еще одна «лакмусовая бумажка» для выбора подрядчика. Постарайтесь посетить какое-нибудь мероприятие, на котором работает этот подрядчик. Вам должна быть интересна не только красивая картинка, не только как все прекрасно накрыто и как оформлены столы… Обязательно зайдите на кухню, посмотрите насколько чисто и аккуратно здесь работают. Соблюдаются ли санитарные нормы? Есть ли посторонние запахи? Все ли убрано? Также обратите внимание на персонал, который выезжает на мероприятие. Насколько профессиональны и опрятны менеджеры и официанты. Это лицо вашего мероприятия. Заранее мы всегда договариваемся, чтобы у официантов были медицинские книжки.

По возможности загляните на площадку загодя — посмотрите на монтаж, подготовку и накрытие столов. Соблюдаются ли нормы санитарии здесь? Многое вам сразу станет понятно.

Использование технологической группы

Еще один метод, который очень помогает, — привлечение технологической группы. Когда я только начинала как event-менеджер, я еще не очень разбиралась во всех тонкостях и деталях. И вот я взяла в помощь нескольких профессионалов, которые вместе со мной следили за процессом и качеством работы, проще говоря, за тем, как кейтеринговая компания выполняет свои обязанности. Настоятельно рекомендую этот метод вам! Безумных денег такое не стоит, а спите вы спокойно ;).

Кого включить в состав? В технологической группе не нужен шеф-повар: два шефа на одной кухне не уживутся. А вот технолог и банкетный менеджер будут полезны. Что они могут? Отследить, чтобы у вас все было по регламенту, чтобы горячее вынесли горячим, а салаты и закупаемые продукты были свежими, не заветренными, чтобы все было вовремя, а на тарелках лежало ровно столько, сколько должно.

Технологическая группа поможет проследить и за баром. Расходы на спиртное составляют значительную часть бюджета, но нередко организаторы сталкиваются с тем, что после мероприятия нельзя забрать остатки алкоголя, а ведь он, в отличие от еды, быстро не испортится. Причина в том, что все бутылки оказываются открытыми. Технологическая группа проконтролирует, чтобы все открывалось по мере необходимости, а бармен отчитался о расходе пробками ;).

«Контрольная закупка»

Самый простой инструмент контроля — весы. Перед началом мероприятия выберите любые стол и блюдо на нем. Возьмите обычные весы и проверьте, совпадает ли вес с заявленным (в подписанном меню). Зафиксируйте результаты в присутствии сотрудника кейтеринговой компании. Конечно, на самом мероприятии вы уже ничего не измените, но зато сможете предъявить претензию после. Да и подрядчик, если будет знать, что вы можете проверить любое блюдо, вряд ли решится на обвес.

Конечно, есть еще масса нюансов, о которых невозможно рассказать в рамках небольшого материала. Но даже если вы возьмете на вооружение то, о чем я рассказала сегодня, уверена, что ваша работа будет спокойнее, приятнее и эффективнее!

Анна Варшавская