Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок.

Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. В связи с этим обучение и введение в должность планируются и проводятся раздельно.

Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний. Скорее всего, для них это будет первый реальный рабочий опыт, и, следовательно, им нужен более подробный и развернутый объем информации.

Программы введения в должность

Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы. Для персонификации процесса введения в должность создаются программы для каждого отдельного сотрудника. Содержание программы зависит от следующих условий:

• содержание работы;
• статус и уровень ответственности;
• рабочее окружение;
• личностные особенности сотрудника.

Участники процедуры:

• Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
• Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
• Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
• Как правило, подразделение управления персоналом.

Организация процедуры

Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем, чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем может быть следующим:

• подробная история компании и ее развитие;
• высшее и среднее звено управления;
• наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
• описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
• содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
• система качества;
• взаимодействие с другими отделами или людьми;
• техника безопасности на предприятии (инструктаж);
• список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организуется формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников. На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке. Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.

В течение первой недели организовывается встреча сотрудника и куратора с менеджером по обучению для разработки индивидуального плана обучения.

В период процесса адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются периодические встречи с целью фиксации достигнутых результатов выполнения программы введения в должность.

Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

Перечень необходимых действий

Перед приходам нового работника необходимо:

• убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
• договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
• проверить, готово ли его рабочее место;
• дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
• приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
• подготовить необходимые пропуска;
• позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.

Первый день:

• совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
• объяснить правила по компенсации возможных затрат;
• ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
• ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
• обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
• ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
• ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);
• провести инструктаж по технике безопасности;
• провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;
• ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;
• ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
• ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
• ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;
• представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
• предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;
• представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.

До конца периода адаптации:

• ознакомить со специальными процедурами;
• ознакомить со спецификой его работы в отделе и организации;
• проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки;
• объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, используемые правила и процедуры;
• ознакомить с требованиями и стандартами выполнения работы;
• ознакомить с системой отчетности.

Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.

Сергей Mopдвин