Ты хочешь провести очередное полуторачасовое совещание? Прочти эту статью — возможно, в этот раз тебе стоит ограничиться банальной летучкой. Или вообще твой вопрос можно поднять на неофициальной встрече.

Прозасидевшиеся

К заседаниям относятся регламентированные деловые встречи высокостатусных руководителей и VIP-персон, во время которых решаются наиважнейшие стратегические вопросы. «Заседаться» имеют привычку депутаты, члены парламента, а в вот в рамках компаний это, как правило, только учредители. В зависимости от глобальности, уровня важности, а также количества вопросов, поставленных на повестку дня (решает заседание судьбу мира или обсуждает стратегический план развития на следующий год), эти «сборища» могут длиться от нескольких часов до нескольких дней. В последнем случае, разумеется, десятиминутными кофе-брейками не отделаться, необходимы перерывы на обед, сон и легкий душ для бодрости ума и духа.

Статский советник

Совещание — слово не менее грозное и говорящее о серьезности решаемых задач. Обычно совещание имеет тематический и специализированный характер и проводится для обмена мнениями, обсуждения текущей ситуации, возникшей проблемы и стратегических вопросов. Тематика совещаний может быть самой разной — начиная с земных и насущных проблем типа «Об итогах работы областной службы занятости населения» или «О семеноводстве сельскохозяйственных культур» и заканчивая такими серьезными вопросами, как «Развитие ядерного оружейного комплекса страны», «Звездообразование в Галактике и за ее пределами». Соответственно совещаться могут главные астрономы страны, председатели колхозов, владельцы «красных кнопок», а также учредители и наемные топ-менеджеры, менеджеры среднего звена и отдельные специалисты. По длительности совещания редко затягиваются на день и обычно укладываются в 2–3 часа.

Телепортируюсь

Совещание или конференцию ты можешь провести и в другой форме. Интернет-конференции чем-то напоминают сетевые игры — в них могут принимать участие сразу несколько человек, даже если они находятся в разных точках земного шара. Для проведения этих высокотехнологичных форм совещаний используются программы Team-speak, Skype и некоторые другие. Для осуществления связи обычно необходимы наушники и микрофон (или наушники, совмещенные с микрофоном). В подобного рода интернет-конференциях есть ведущий спикер (один или несколько), который контролирует и направляет ход совещания, и остальные участники. В задачи спикера обычно входит не только контроль за ходом совещания и направление его в нужное русло, но и привлечение к обсуждению всех участников, чтобы те не могли отвлекаться на жевание булочек, раскладывание пасьянса «Косынка» или процедуры окрашивания ногтей.

Вызов на ковер

Ковер — понятие условное, под ним обычно подразумевают видимое или невидимое пространство перед столом начальника, обладающее страхонагнетательным свойством и заставляющее признаваться и раскаиваться даже в тех грехах, которых подчиненный не совершал. Вызов на ковер — это пять минут, которые могут испортить настроение на весь день (премируют и награждают орденами обычно в другом месте) и сон — на несколько часов, а то и ночей. На ковер принято вызывать провинившихся в чем угодно, ими могут быть кто угодно — топ-менеджеры, руководители, менеджеры среднего звена, молодые и зрелые специалисты.

Созрел план

Планерка — наиболее часто проводимая форма встреч руководителя с подчиненными (сотрудниками среднего и нижнего звена), щедро снабженная графинами (с водой) и графиками (с текущими и планируемыми показателями конкретной деятельности). В отличие от предыдущих типов собраний планерки призваны не только информировать сотрудников и получать от них обратную связь, но и мотивировать на новые стахановские подвиги. Именно поэтому многие руководители стараются проводить планерки с самого утра или в первой половине дня — чтобы боевого запала хватило на весь день. Минимальная длительность планерки — 30 минут, максимальная — один час. Самая плохая планерка — затянувшаяся. Она не только не вдохновляет, но и утомляет, значительно снижая эффективность рабочего дня.

Улетная свежесть

Летучка — небольшое (не дольше 30 минут) собрание на рабочем месте, направленное на решение сиюминутных задач и призванное мотивировать персонал. Например, дать кому-нибудь «волшебный пендель», сообщить о необходимости задержаться после работы для разгрузки внеочередной фуры с партией турецких джинсов и т. д. Возможно, пендель не помешал бы и топ-менеджеру, однако достается он, как правило, сотрудникам среднего и нижнего звена. В редакциях газет и журналов летучки используются для распределения заданий, а также с целью выяснить ситуацию по наполнению и ходу подготовки номера.

Пятиминутка: коротко о главном

Несмотря на название, пятиминутка может длиться и десять, и пятнадцать, и даже тридцать минут. Она необходима для координирования решений операционных задач на предприятии, информирования о тактических изменениях, а также служит стимулирующим элементом (например: руководитель предприятия собирает персонал склада, чтобы прилюдно поздравить грузчика Васю с днем рождения).

Штурмовое предупреждение

Мозговые штурмы в работе применяют не только копирайтеры — штурмовать можно практически все. Мозговой штурм — это прежде всего кратковременная форма совместного обсуждения в условиях цейтнота, которая используется на собраниях и планерках для определения дальнейших действий или решения реальной проблемы, требующей быстрого и оригинального выхода из ситуации. Особенность мозгового штурма заключается в том, что он представляет собой мини-сессии по 3–5–10 минут. Максимальная длительность мозгового штурма не должна превышать часа. Зачастую бывает так, что рабочие вопросы ты не успеваешь решить в рабочее время. Тогда тебе могут помочь неофициальные встречи, на которых вовсе не возбраняется полуделовое общение.

Пагубная страсть

С частыми перекурами сотрудников борются многие компании, однако в некоторых сферах деятельности перекур действительно является двигателем прогресса (особенно это касается копирайтеров, рекламистов, дизайнеров, арт-директоров и т. п.). Перекур не только релаксирует, но и временно стимулирует мозговую деятельность, помогая рождению гениальных идей. Кроме того, перекур — отличная возможность наладить и укрепить социальные связи: узнать наконец, как зовут коллегу со второго этажа; разговориться с начальником и, к своему удивлению, обнаружить, что он не такой уж и бука; выяснить, что с бухгалтером Машей ты училась в одной школе и т. п. Воспитание корпоративного духа — налицо!

Массовые гулянья

На первый взгляд корпоративный праздник — довольно бестолковое дело: денег в него вкладывается много, а результата мало. Но в реальности такое мероприятие способствует сплочению коллектива и позволяет на короткое время избавиться от бремени статуса и жестких оков внутрикорпоративной иерархии. Это, пожалуй, единственный вид коллективного времяпрепровождения, где присутствуют сразу все работники, от руководства до системных администраторов, а также люди, которые относятся к фирме лишь косвенно (партнеры, консультанты, клиенты компании). Если объединить праздник с тренингом или семинаром и провести его на природе, то можно не только узнать, что думают сотрудники о деятельности компании, но и обменяться опытом.

Правила успешного совещания

• Избегай проводить совещание в кабинете начальника (месте, где обычно проводят «разбор полетов»). Отдавай предпочтение нейтральным территориям. Хорошо, если для этих целей в офисе созданы специальные переговорные или конференц-залы.
• Четко определи цель совещания, чтобы не получилось так, что рассмотрение бюджета закончилось обсуждением меню столовой.
• Не ставь слишком много задач, иначе рискуешь не решить ни одной. Попробуй ограничиться двумя, максимум — тремя.
• Определи состав участников. Правило «чем больше, тем лучше» здесь не работает: согласись, глупо звать на совещание руководителей всех отделов, если ты хочешь решить только вопросы логистики.
• Не назначай совещание за час до обеда (сотрудники будут постоянно поглядывать на часы и ждать, когда же все это закончится), сразу после обеда (в это время думать и обсуждать хочется меньше всего) и поздно вечером (когда сотрудники будут окончательно истощены). Лучшее время для проведения совещания — первая половина дня (10–11 часов утра).
• Веди протокол совещания или, по крайней мере, отмечай для себя все важные идеи, услышанные на совещании. Проговори их в конце совещания еще раз, чтобы понять, действительно ли правильно вы расставили акценты.
• Не проводи совещание, если в этом нет необходимости и для принятия решения тебе не нужно знать коллективное мнение.

Елена Володина
По материалам «Cosmopolitan»