Вопрос обратной связи — один из самых сложных в области лидерства. Каждый лидер хочет, чтобы его команда создавала наилучшие результаты. Единственный способ сделать это — научить людей делать лучше. Однако многие руководители обращают внимание на свой стиль обратной связи в последнюю очередь, что негативно влияет на общий результат компании.

Как же давать обратную связь, чтобы получить желаемый результат и сохранить хорошие отношения в коллективе?

Спросите сотрудника, что он думает по поводу обсуждаемого вопроса или сложившейся ситуации

Отличный способ начать разговор и обсуждение — задать сотруднику вопрос, который открывает возможности для самоанализа. Спросите, что он думает о проекте, что, по его мнению, он может улучшить, и какие положительные стороны он видит. Считает ли он, что проект был успешным? Какая его любимая часть? Какие этапы для него были самыми сложными? Независимо от того, что он говорит, это отличный способ открыть дискуссию, поскольку она позволит вам увидеть ситуацию глазами сотрудника.

Даже если то, что думает сотрудник, полностью отличается от вашего мнения, это подскажет вам, с чего начать разговор, и что наиболее важно для решения. Например: «Я думаю, вы сделали потрясающую работу, отвечая на вопросы аудитории, но я согласен, вы могли бы рассмотреть некоторые из этих моментов в самой презентации».

Продолжайте задавать вопросы на протяжении всего обсуждения. Лучшее развитие происходит тогда, когда человек чувствует, что ему не просто приказывают что-то изменить, а он сам видит, как и почему нужны улучшения.

«Оберните» обратную связь двумя комплиментами

Начните с похвалы того, в чем человек преуспевает, затем дайте честную и прямую обратную связь, и завершите еще одним комплиментом. Например: «Ваша недавняя работа над проектом заслуживает похвалы — вы вкладываете много времени и усилий, и я ценю это (комплимент). Тем не менее я думаю, что вам нужно больше времени уделять рассмотрению жалоб (критика), хотя жалобы, которые вы уже рассмотрели, были обработаны профессионально (комплимент)».

Таким образом, слушатель будет более восприимчив к тому, что вы говорите, и поймет, что вы видите не только негативные стороны его работы — вы оба просто пытаетесь сделать работу лучше.

Давайте обратную связь вовремя

Чем дольше вы будете ждать перед тем, как дать обратную связь, тем менее полезной она будет. Если вы видите что-то, что хотите изменить, немедленно сообщите об этом человеку, чтобы он мог внести изменения. Никто не хочет узнать, что он мог сделать лучше, но уже слишком поздно.

Кроме того, неприятно узнавать о том, что, то, что вы делаете, было проблемой, но вы узнали об этом в последнюю очередь. Покажите людям, что они могут доверять вам, будьте открытым и помогайте им.

Давайте обратную связь о проекте, а не о человеке

Никто не хочет, чтобы на него нападали лично, поэтому обращайте внимание на задание, а не на человека. Например, скажите: «Добавление более подробной информации на этот слайд будет подчеркивать вашу точку зрения». Нежели: «Способ, которым вы сформулировали этот слайд, слишком запутанный».

Мы не можем путешествовать во времени и не допускать ошибок, которые мы уже совершили. Тем не менее оглянуться назад и исправить ошибки бывает полезным. Вот почему нужно делать акцент на действиях и на том, как их можно улучшить в будущем.

Предложите действия

Одна из частей обратной связи должна быть посвящена методам улучшения. Вместо того, чтобы просто сказать «сделайте это лучше», покажите человеку, как они могут сделать что-то лучше. Мало того, что это делает вас лидером, решающим проблемы, а не жалующимся боссом, у человека будет гораздо больше шансов внести изменения, если он поймет вашу позицию в этом вопросе.

Когда люди видят в вас кого-то, кто помогает им исправляться и развиваться, они с меньшей вероятностью сделают ошибку в будущем, потому что они будут более охотно приходить к вам для получения более конструктивной обратной связи.

Сосредоточьтесь на будущем, а не на прошлом

Не сосредотачивайтесь слишком сильно на отрицательной обратной связи. Она должна помогать человеку стать лучше, а не «посыпать голову пеплом» из-за своих ошибок.

Избегайте слов «необходимости»

Если в разговоре с сотрудником вы будете использовать слова «должен» и «нужно», это вынудит человека обороняться. Вместо этого укажите контекст. Когда человек понимает, почему что-то должно быть определенным образом, он гораздо успешнее справится с этим. Если кто-то всегда задерживает отчеты, попробуйте объяснить ему, что означают эти задержки для остальной части команды или почему отчет должен быть выполнен вообще. Люди, скорее всего, помогут вам, когда они узнают, почему это имеет значение.

Приведите личный пример

Отличный способ заинтересовать собеседника — привести личный пример. Расскажите о ситуации, когда столкнулись с подобной проблемой. Это покажет человеку, что он не единственный, допустивший такую ошибку.

Приведите аргументы

Людям нравится слышать обоснование предложений. Когда в чем-то они начинают видеть смысл, то с большей вероятностью внесут изменения.

Сделайте обратную связь привычной и постоянной

Чем более последовательной и открытой будет обратная связь, тем более открытой будет ваша команда, особенно, когда сотрудники увидят, как помогают изменения. Если люди не привыкли слышать обратную связь, им сложно воспринять информацию, поскольку слишком сильно их убеждение о том, что они сделали что-то ужасное. Поощряйте честность и постоянную обратную связь на рабочем месте.

Давайте обратную связь не только об ошибках, но и о достижениях

Это показывает, что вы серьезно относитесь к изменениям. Если сотрудник уже внедрил изменения, сообщите ему, что вы признаете и цените его понимание и старания. Каждый хочет получить бонусные очки от руководителя. Положительный отзыв об усилиях сотрудника повысит его восприимчивость в будущем.

Журнал для руководителей и HR-ов

Кейт Мацудайра