Перегруженность работой обычно подкрадывается незаметно. Вы не успеваете опомниться, как вместо того, чтобы работать с 9:00 до 17:00, вы работаете с 8:00 до 19:00 и не справляетесь со всем этим…

Ванесса Робинсон, глава отдела развития HR-методик в Дипломированном институте персонала и кадрового развития, советует в письменном виде отслеживать, как увеличивается количество выполняемых вами дел. «Не позволяйте увеличившемуся объему работы стать нормой, — говорит она. — Записи обеспечат вам материальный довод для того, чтобы начать обсуждать создавшуюся проблему с боссом».

Существует опасность попасть под влияние массового стремления как можно больше времени проводить на работе, когда все остаются на работе допоздна, чтобы продемонстрировать, что они стараются изо всех сил. Робинсон говорит, что это может быть лишним: «Теоретически во время рецессии многим приходится сворачивать свой бизнес, поэтому на самом деле работы может быть меньше, чем вам кажется».

Познайте самое себя

Райан Ахерн, глава отдела исследований и развития из Института директоров, подчеркивает, что руководители должны хорошо понимать, что они делают, чтобы эффективно справиться с увеличивающейся рабочей нагрузкой.

«Вы должны хорошо знать свои слабые и сильные стороны. Когда вам лучше работается — утром или во второй половине дня? Что вы можете лучше сделать сами, а какие полномочия стоит делегировать другим?»

Будьте на виду

Если ваша нагрузка увеличивается, то же самое происходит с вашими подчиненными. Сейчас неподходящий момент, чтобы прятаться за монитором с открытым переполненным почтовым ящиком. «Ваши подчиненные нуждаются в поддержке, и им будет нужно ваше руководство, — говорит Ахерн. — Для вашего бизнеса важно, чтобы вы им это обеспечили».

Не откладывайте на потом

Компания Ричарда Мейбери priorityattitudes.com предоставляет компаниям консультации по поводу того, как повысить продуктивность работы. Он считает, что откладывание дел в долгий ящик «почти превратилось в модель поведения по умолчанию. Мы перенаправляем электронные письма с BlackBerry или используем функцию «напомнить позже» в Outlook, полагая, что таким образом решили проблему. Прочитайте письмо один раз и примите решение. Либо удалите его, либо перешлите по адресу, либо включите в календарь, чтобы заняться им в определенный день.

Избегайте драматизма дедлайнов

Работа никогда так не утомляет, как когда надвигается дедлайн. Джо Уитборн, менеджер по маркетингу из Дипломированном института менеджмента, советует избегать проблем, связанных с пропущенным дедлайном. Фокус в том, чтобы вместо того, чтобы установить один крупный дедлайн, наметить себе несколько промежуточных этапов по выполнению задания, таким образом вы более спокойно подойдете к выполнению своей цели».

Наведите порядок на столе

«Перегрузка на работе часто проистекает из ощущения, что на вас навалилось слишком много требований с разных сторон, и все они требуют вашего внимания», — говорит Уитборн. «Один из способов избавиться от этого ощущения, это держать свой стол в чистоте и порядке. Чем меньше вещей будет вас отвлекать, тем больше вероятности, что вы эффективно выполните основные задачи».

Сосредоточьтесь на главном

Если ваши время и энергия становятся на вес золота, не расходуйте их на вещи, не имеющие судьбоносного значения для вашего бизнеса.

«Легко переключиться на задачи, с которыми можно быстро справиться, — говорит Уитборн. — Но спросите себя, способствует ли данная задача вашей конечной цели. Если нет — это трата времени».

Без паники!

Чрезмерная реакция на всякие побочные явления — верный способ начать накапливать снежный ком дел. По мнению Юджина Фаррелла, менеджера компании AXA ICAS, специализирующейся на организации деятельности в компаниях, в последнее время повышению рабочей нагрузки способствовала реакция на… новости о свином гриппе.

Дайте себе передышку

Когда работа накапливается, возникает соблазн погрузиться с головой в дела, чтобы поскорее разделаться с ними. Однако бывает полезно время от времени делать паузу.

«Всегда хорошо логически подойти к оценке своих действий, — говорит Фаррелл. — Обращайте внимание на такие предупредительные сигналы, как растущая раздражительность, нетерпеливость, гнев, гиперчувствительность и склонность принимать решения на эмоциональном, а не на рациональном уровне».

Виктория Баранова
По материалам «Деловая сеть»