Головна  Карта сайту  Розміщення реклами на порталі
  СПІЛЬНОТА КАДРОВИКІВ І ФАХІВЦІВ З УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
Ласкаво просимо
  УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
  Новини
  Бібліотека статей
  Нормативна база
  Зразки документів
  Виробничий календар
  Книжкова полиця
  Хто є хто
  Глосарій
  Опитування
  Розміщення реклами
  Наші партнери
  Форум
Нові матеріали
Підписатися на розсилку





Facebook
Реклама
Реклама
Як зробити онлайн-зустрічі продуктивнішими?
Новини / В світі
03.08.2022
Як зробити онлайн-зустрічі продуктивнішими?
 

Життя в умовах війни змусило призвичаїтись до змін не тільки в повсякденному житті, а й на роботі. Багато робочих процесів перейшли на дистанцію в онлайн-формат, як і проведення нарад та бізнес-зустрічей. Як і раніше нагальні питання вимагають рішень через комунікацію. І якщо раніше це вирішувалось швидко на місці в офісі, то сьогодні рішення приймаються під час онлайн-мітингів.

Як організувати ефективну онлайн-зустріч команди під час війни?

Існує така хибна думка, що до ділових зустрічей не слід готуватися, тоді вони виходять більш спонтаннішими та якісними, проте все залежить від мети зустрічі та кількості питань на розгляд. Якщо на вас очікує серйозна нарада з партнерами, інвесторами, керівниками, то якісна підготовка зробить свою справу.

Для організатора мітингу процес підготовку від початку до кінця займає декілька етапів.

1. Етап запрошення

Всі учасники повинні знати тему й мету, імена доповідачів, час і місце зустрічі. Найкращим чином буде проведення онлайн-опитування, де в процесі учасники зможуть остаточно визначитись із найзручнішим днем та часом. Під місцем зустрічі мається, звісно ж, застосунок чи онлайн-сервіс, що дозволить провести дистанційно.

2. Підготовчий етап

Важливий момент підготовчого етапу полягає в тому, що готовим повинен бути не тільки організатор мітингу, але і його учасники, інакше ефективність такої зустрічі під загрозою. До речі, ефективною бізнес-зустріч може бути лише в тому випадку, якщо кожний її учасник розуміє причину збору, має план проведення та теми для обговорення, заздалегідь підготовлений вести дискусію.

3. Етап проведення

Визначиться зі своєю роллю на діловій зустрічі. Ви можете бути її активним учасником з питання, доповідачем чи модератором, відповідальною особою.

Якщо ви відповідальна особа чи модератор, то ви відповідальні за те, щоб завчасно колеги отримали посилання для зустрічі, вчасно могли з’явитися на нараді і все у них працювало відповідно. Для цього заздалегідь підготовте учасників, щоб їх гаджети та налаштування були виставлені правильно. Щоб зрозуміти, що всі учасники розуміють мету збору, запропонуйте їм провести рефлексію та відповісти на питання, чого вони очікують за результатами зустрічі. Хай кожний назве, щоб звіритись з загальною спрямованістю.

Модератор відповідає за відповідне відкриття презентацій та інших документів, вчасну відправку потрібних посилань тощо. Пам’ятайте й про регламент часу. Завчасно попередьте про це доповідачів. По закінченню регламенту часу, передавайте слово наступному доповідачу, представляючи його.

4. Етап підбиття підсумків

На етапі підсумків кожний учасник мітингу повинен мати чітке розуміння, які подальші завдання стоять перед ним та за які дедлайни він повинен впоратись. Хорошою звичкою стане для модератора висилати одразу після зустрічі короткі вижимки та рішення по кожному питанню зустрічі. Це дасть змогу зафіксувати прийняті рішення, відповідальних та строки.

Обговоріть заздалегідь з учасниками мітингу наступні моменти:

  • Якщо під час бізнес-зустрічі розпочалась тривога (дайте можливість колегам перейти в безпечніші місця або припинити мітинг і відновити його по закінченню тривоги).
  • Якщо у колег відсутній інтернет-зв’язок чи виникли інші проблеми, учасник повинен заздалегідь попередити про це організатора та повідомити причини його відсутності.

Поради, як зробити онлайн зустрічі продуктивнішими

Якщо ви помітили, що ваші онлайн-наради припинили бути цікавими, продуктивними, ефективними, час покращити їх якість власними зусиллями.

Бійтесь формальностей. Формальна нарада модератор-доповідачі — перший крок до безрезультатних зустрічей, де навряд чи вирішується стратегічні проблеми команди. Урізноманітніть нараду додатковими цікавими форматами проведення, урізноманітніть презентації особистим стилем та харизмою, додайте до виступу особисті жарти.

Не допускайте помилки вмістити в одну зустріч всі нагальні питання, які потребують рішення. Краще сконцентруватися на одному важливому завданні для команди, щоб вирішити всі моменти та звітувати.

Якщо ви справді піклуєтеся про ефективність наради, то приділіть особливу увагу атмосфері наради. До війни нараду в офісі можна було продумати детально та створити атмосферу завдяки вибору нестандартній локації чи оформленню зустрічі. Зараз це можна зробити тільки за допомогою словесної турботи, чесності, відкритості спілкування, дружнього підбадьорювання. Пам’ятайте й про те, що атмосфера здорового конфлікту, прийняття рішень збуджує інтерес учасників, робить зустріч живою, цікавою. Позитивну атмосферу наради може утворити й керівник, застосувавши похвалу, відзнаку окремих спеціалістів за роботу тощо.

Якщо ви справді хочете виправити ситуацію та зробити наради продуктивнішими, навчіть кожного спеціаліста правилам проведення онлайн мітингів. це надасть сформувати для всій команди чіткі стандартизовані рекомендації від етапу підготовку до етапу підбиття підсумків.

Ще одна важлива порада — запрошуйте на наради лише потрібних людей, які напряму пов’язані з питанням обговорення. Як часто ви відчували на собі свою непотрібність на зустрічі, не вставивши жодного слова до виступів колег? Цим ви будете значно економити власні ресурси та час членів команди.

Ці практичні поради щодо проведення онлайн мітингів під час війни повинні допомогти вам не тільки покращити якість нарад, але й оцінити власне місце і роль в їх проведенні, допомогти колегам зрозуміти значення та важливість командних зборів.

Лоліта Платошкіна

Jobs.ua



Переглядів: 232 Надіслати другу Версія для друку
 
Дивіться також:
Як поводитися з токсичним керівником?
«Читаю новини 24/7»: що таке думскролінг та як його позбутись
Работа и личная жизнь: почему не стоит считать компанию своей семьей
7 рабочих советов, которые психологи дали на 2022 год
Як підбити підсумки року та спланувати наступний: зручний алгоритм
Як відпочивати тим, хто зовсім не вміє цього робити?
Как установить баланс между работой и отдыхом: три простых шага
Что делать, если вас любит начальник?
Шесть советов для тех, кто решил уволиться
Как вести себя с токсичным начальником: 5 полезных советов
8 типов токсичных людей, от которых лучше держаться подальше
Как пережить профвыгорание, если нет сил работать перед отпуском
Як повернутися до справ після відпустки: 13 порад
Опять ничего не успеваете? Во всем виноват ваш список дел
5 порад фахівцям, які працюють дистанційно
Как победить предновогодний завал на работе: 5 подсказок
Как легко адаптироваться к работе после карантина: ТОП-7 лайфхаков
Тайм-менеджмент для удаленщика
Как правильно работать дома
Ловушки перфекционизма: как перестать все усовершенствовать
Искусство достигать желаемого: 10 шагов к успеху по методу Дэвида Шварца
Три приема, как не думать о работе и коллегах дома
«День прошел не зря», или Как осознать, чем вы занимаетесь на самом деле в рабочее время?
Что делать, если вы сорвались на работе
Как пережить плохой день: пять полезных советов
Феномен JOMO: 9 шагов к внутреннему спокойствию
Что нужно успеть до Нового года: 10 важных дел
Как найти время на все: эффективные техники тайм-менеджмента
Как вырваться из плена соцсетей
Как обезопасить бизнес от кибератак
Что нам мешает достигать поставленных целей
3 способа настроиться на волну мотивации, если совсем не хочется работать летом
Как выиграть бой с прокрастинацией: 11 приемов тайм-менеджмента
Индивидуальный подход к организации рабочего места
Чужое мнение на работе: прислушиваться или игнорировать?
Три расточителя времени, которые мешают работать в офисе
Топ-7 простых и действенных способов улучшить настроение на рабочем месте
7 советов тем, кто боится публичных выступлений
Советы для всех, кто не может выучить иностранный язык
Как изменить свою жизнь к лучшему и привлечь нужных людей
10 лекарств, которые должны быть в офисной аптечке
Ближе к телу, или Как сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях
Как противостоять негативу в социальных сетях: что советуют психологи
Как реагировать на критику: советы психологов
Как убить в себе перфекциониста
Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день
Самый большой миф тайм-менеджмента
«Вы все меня бесите», или 7 способов сбросить негатив на работе
Три способа сделать то, на что нет желания и сил
6 идей, которые помогут вам превратить трудный день в продуктивный
Всі новини
Реклама
Видання для професіоналів
Опитування
Как Вы считаете, какие основные ошибки совершают люди, ищущие работу?
Отсутствие плана по поиску работы
Поиск работы только с помощью газетных объявлений
Поиск работы исключительно с помощью знакомых
Поиск работы исключительно через Интернет
Резюме плохо подготовлено: «пробелы» в биографии
Резюме не соответствует требованиям вакансии
Отсутствие навыков самопрезентации

Оголошення
Шановні відвідувачі!
З усіх питань щодо роботи порталу звертайтесь до 
адміністратора
2022 © МЕДІА-ПРО
2022 © HR-Ліга

Copyright © 2005–2022 HR-Ліга
Використання матеріалів із журналів Групи компаній «МЕДІА-ПРО» лише за погодженням з редакцією (адміністрацією) порталу.
Редакція (адміністрація) залишає за собою право не розділяти думку авторів матеріалів, що розміщуються.
Редакція (адміністрація) порталу не несе відповідальності за збитки, які можуть бути завдані внаслідок використання, невикористання або неналежного використання інформації, що міститься на порталі.
Відповідальність за достовірність інформації та інших відомостей несуть автори публікацій.
З усіх питань пишіть на admin@hrliga.com