Какие правила нужно соблюдать рекрутерам при обмене текстовыми сообщениями с кандидатами? Несколько рекомендаций от экспертов MightyRecruiter.

1. Просите разрешения, а не прощения

В некоторых организациях считается, что «лучше просить прощения, чем разрешения». Но при переписке с кандидатами возможности извиниться может и не быть. Спросите у кандидата, не против ли он переписываться. Определите, есть ли у кандидата предпочтения по времени и частоте получения сообщений.

2. Лаконичность

Текстовые сообщения должны быть содержательными. Сразу переходите к делу, пусть каждое слово имеет значение. Избегайте длинных приветствий, пустых фраз и лишних знаков препинания.

Сообщения удобны тем, что позволяют освободить кратковременную память. Поэтому предупредите кандидата, когда сеанс переписки завершен. Не оставляйте его в сомнениях — ожидать ли от вас дополнительной информации.

3. Уместность

Текстовые сообщения кандидатам полезны для назначения встреч, координации логистики, согласования действий и предоставления дополнительных сведений. А также для отправки срочных уведомлений и связи с кандидатом, который не ответил на электронные письма или голосовые сообщения. Эти задачи могут быть выполнены в рамках правила двух минут тайм-менеджмента и займут меньше времени, чем переписка по почте.

Старайтесь не задавать вопросы, которые требуют более сложных ответов, чем «да/нет», и на которые трудно ответить однозначно. Ограничьте отправку сообщений рамками рабочего времени в часовом поясе кандидата, допускайте только небольшие отступления.

4. Профессионализм

Текстовые сообщения относятся к неформальной коммуникации. Но это не повод понижать профессиональные стандарты. Переписка с рекрутерами часто влияет на опыт кандидата в целом.

Старайтесь не использовать интернет-жаргон, литспик или сокращения. Избегайте эмодзи, смайликов и нестандартных текстовых элементов. При необходимости используйте знакомые сокращения, но сохраняйте деловой тон общения.

5. Тактичность

Отправляя сообщения кандидатам, вы попадаете в их личное пространство. Относитесь к этому как к привилегии, и следите за тем, чтобы не оказывать давление. Избегайте излишне эмоциональных сообщений, а также с важным содержанием или решениями.

Недопустимо уведомлять кандидата о прекращении взаимодействия сообщением. Вы и ваша организация выше этого. Сообщать такие новости следует как минимум по электронной почте, а еще лучше — телефонным звонком.

6. Оперативность

Люди ожидают, что текстовые сообщения помогают быстро решать дела. Добивайтесь этого в общении с кандидатами. Несмотря на занятость, помните, что ваша работа предполагает эффективный найм, коммуникации и управление ожиданиями.

Если вы не можете ответить сразу, подтвердите получение сообщения кандидата и отметьте, что предоставите ответ к определенному времени. Не стоит «хвастаться» своей высокой занятостью и ссылаться на то, что ответить не позволяют встречи без остановки.

7. Будьте собой

Если кандидат пригласил вас в свое личное пространство, вы многое сделали правильно. Действуйте с уверенностью в себе и в том, что предлагает ваша организация. Избегайте шаблонов и специфических HR-терминов, используйте естественный для себя стиль общения.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание