Мы живем в мире срочных дел. Если что-то требует нашего внимания, это что-то обычно его получает, независимо от того, чем мы заняты. Если какая-то срочность возникает нечасто, то это не проблема. А вот если срочность возникает регулярно, то это уже проблема. Если вы считаете, что вам не хватает времени на то, что в действительности хочется делать, это означает, что ваша жизнь подчинена срочным делам.

Парадоксально, что самые главные дела в жизни не являются срочными. Такие как общение с семьей, работа и домашние дела, зарядка, правильное питание, медицинские осмотры, технический осмотр машины, написание завещания или планирование пенсионного пособия. Алек Макензи в книге «The Time Trap» впервые указал на разницу между главным и срочным. Стивен Кови развил эту идею в книге «The 7 Habitsof Highly Successful People».

Кови пишет, что срочность поработила нас. Когда срочные дела управляют нашей жизнью, в ней не остается места для главного. Он считает, что типичные средства и приемы тайм-менеджмента помогают нам избавиться от этого порабощения, указывая на те дела, на которые нам прежде всего не стоить тратить много времени.

Когда Кови задал тысячам человек вопрос, какие дела могли бы иметь важные положительные результаты в их личной жизни и работе, то получил ответы, которые можно разделить на семь ключевых областей:

1. Построение лучших отношений с другими людьми.
2. Улучшение своей подготовки.
3. Усовершенствование планирования и организации труда.
4. Большая забота о себе.
5. Использование новых возможностей.
6. Саморазвитие.
7. Власть.

Делайте списки

Все специалисты в области тайм-менеджмента советуют делать списки.

1. Как минимум, вам потребуется список важных дел на текущую неделю (не более 3 или 4 основных задач).
2. У многих людей есть также список необходимых дел на каждый день.
3. Помимо этого вам может понадобиться генеральный список всех дел. В него можно заносить все, что вы хотите сделать. Или же можно вести отдельный список дел, которые вы хотели бы выполнить.
4. Полный список очень полезен в случае, если вам приходится заниматься самыми разнообразными делами, такими как путешествия, отчеты, покупки.

Вы можете пользоваться любым подходящим списком дел, но составление такого списка не должно стать первоосновой вашей жизни. Человеческий мозг способен породить огромное количество идей, все из которых нам кажутся перлами, лишь потому что они являются нашим порождением. Но это не так! Начните мыслить стратегически. Уберите лишнее и оставьте только главное. Не включайте в список рутинные дела, которые вы выполняете автоматически.

Примечание: Маленькие листочки с липким слоем годятся для напоминания или для приблизительного планирования деловых встреч. Однако не стоит на них полагаться в плане построения целостной системы приоритетов. Эти листочки легко смахнуть или потерять, в особенности если вы их носите с собой.

Пользуйтесь системой ABC

Неплохо организовать ваш список неотложных дел по степени важности. Многим людям, занимающимся тайм-менеджментом, по вкусу система ABC. «А» означает наибольшую степень важности, «В» — среднюю, а «С» — наименьшую. Для организации списка таким образом, дела необходимо помечать соответствующей буквой. Вместо буквенного обозначения можно пользоваться цветовым кодированием. Независимо от того, как вы помечаете степень важности, необходимо стремиться к тому, чтобы обязательно выполнять в течение дня дела группы «А», а группы «В» и «С» по мере возможности.

Напомним, что ваша цель не вычеркнуть большинство дел, поименованных в списке. Цель в том, чтобы вычеркнуть те, которые действительно важны.

Следуйте правилу 80/20

Еще один способ взглянуть на свои приоритеты заключается в использовании правила 80/20, также называемого принципом Парето. В 1906 году итальянский экономист и социолог Вилфредо Парето пришел к выводу, что 80% всех богатств Швейцарии, где он жил, принадлежат 20% населения. В конце 1940-х американский пионер в области менеджмента Джозеф Джарэн применил этот экономический принцип к тому, что он назвал «существенным немногим и тривиальным множеством».

Вот типичные примеры правила 80/20:

• Люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба;
• 80% времени люди читают лишь 20% всех газет;
• 20% служащих пользуются 80% больничных листов;
• 20% покупателей создают 80% прибыли;
• 20% усилий дают 80% результатов.

Мы видим, что правильное управление своим временем и высокая производительность проистекают из умения выделить главное. Почти во всем, что вы делаете в жизни, в том случае если вам удастся определить эти 20% усилий, приводящих к 80% результатов, можно сказать, что вы движетесь в правильном направлении.

Прочие советы определения главного

• Записывайте свои главные дела и планы в деловой дневник, чтобы они были всегда с вами.
• Ваши дела не должны налагаться друг на друга. Четко определяйте сроки для выполнения дел в течение дня (например, встречи, прием пищи и так далее). Перепоручайте дела и упрощайте свой график там, где это можно.
• Планируйте неприятные дела на утро. Сделав их, вы почувствуете огромное облегчение, и остаток дня сможете провести так, как вам захочется (Марк Твен назвал неприятные дела самой отвратительной лягушкой, которую необходимо съесть).
• Живите по календарю. Планируйте важные дела и старайтесь придерживаться этого плана. Обязательно оставьте время для отдыха, игр, для самих себя — они так же священны, как и прочие дела.
• Людям, претендующим на ваше личное время, следует сказать, что вы заняты. Совершенно необязательно объяснять почему.
• Нужно с умом пользоваться временем в разгар рабочего дня. У каждого есть период в течение дня, когда испытываешь прилив сил и мыслей. Распределите свои дела так, чтобы самые важные из них пришлись именно на этот период. Самые легкие дела делайте тогда, когда прилив сил наименьший.
• Запланируйте себе тихий час. Это еще один способ с умом использовать ваше пиковое время, сократить число отвлекающих моментов и подумать не спеша. На работе, если это возможно, постарайтесь убедить остальных сотрудников ежедневно соблюдать тихий час. (Если вы начальник, не пытайтесь добиться этого в приказном порядке. Это не поможет.)

Дмитрий Селезнев
По материалам «Naim»