К кадровому делопроизводству относится документооборот, связанный с управлением штатных единиц, их движением, учетом рабочего времени и расчетом заработной платы.

Автоматизация кадровой системы еще несколько лет назад заключалась в том, что информация просто хранилась не в бумажном виде, а в электронном. Так называемые электронные архивы, конечно, помогали в работе различных компаний, но сегодня процесс автоматизации вышел на принципиально новый уровень.

Рассмотрим, что собой он представляет, для каких целей нужен и необходим ли дифференциальный подход в установке, внедрении и освоении таких программ.

Автоматизация кадровой системы оптимизирует бизнес-процессы и помогает решать такие задачи, как:

• Ведение штатного расписания.
• Регистрация приказов.
• Получение аналитической информации.
• Учет и распределение корпоративной информации.
• Ведение картотеки с личной информацией о каждом сотруднике.
• Оформление командировок, контроль за предоставлением отпусков.
• Табельный учет рабочего времени.
• И тому подобное.

Условно автоматизированные системы кадрового производства можно разделить на две категории:

1. Для больших организаций (по численности персонала).
2. Для малых предприятий (с небольшим количеством работников).

Как правило, основное делопроизводство в отделе кадров некрупных организаций ведется в бумажном формате. В ECM-системе реализуется хранение результатов согласования и общая информация о сотрудниках. Для того, чтобы ускорить и упростить процесс подписания документации, следует минимизировать количество согласующих лиц. Этого бывает достаточно для успешной работы.

Более полную версию автоматизации кадрового делопроизводства используют крупные компании с расширенным штатом работников.

Выделяют несколько подгрупп в таких электронных системах. Это:

1. HRM-система — значительная по объему и функционалу система, решающая задачи по автоматизации учета кадров (содержит данные о персонале, движении, распределении и т. д.);
2. WRM-система необходима для решения стратегических и тактических задач;
3. HCM-система включает в себя количественные и качественные показатели кадров.

Подобная система кадрового делопроизводства минимизирует ошибки в управлении и ведении бизнеса и, кроме того, значительно повышает рентабельность компании.

Прежде чем начать пользоваться такими автоматизированными системами, необходимо определить спектр задач, которые будут входить в их компетенцию. То есть, четко поставить цели, достичь которых можно с помощью систем кадрового делопроизводства.

Следующим этапом будет установка и внедрение системы.

Параллельно можно проводить обучение кадров пользоваться этими системами.

На рынке HR-технологий сейчас множество предложений программных продуктов такого рода. Если сделать грамотный выбор и придерживаться вышеуказанных этапов при освоении программы, то можно увеличить производительность на 10–15%. Это весьма внушительные результаты.