Внутренний рекрутинг присутствует так или иначе в каждой компании. Где-то есть специальные менеджеры и целые отделы по подбору персонала, где-то за это отвечают линейные руководители, которые сами формируют свои отделы и находят нужных им подчиненных. И те и другие используют разные способы поиска резюме, проводят по-разному интервью с кандидатами, предъявляют разные требования к будущим сотрудникам. Но все они делают одинаковые ошибки.

Избежать вообще ошибок никому не под силу. Но можно хотя бы частично минимизировать потери времени, сил, денег при поиске персонала. Для этого существует аудит системы рекрутинга.

Для того чтобы понять, что в вашей компании не все хорошо с рекрутингом, достаточно «организовать» звонок, попробовать пообщаться с рекрутерами или лицами, принимающими решения, попробовав получить четкое описание вакансии. Смею заверить — в большинстве компаний это плохо организовано. Вот и весь аудит, скажете вы! О чем еще говорить и что, собственно, аудировать?

Итак, все понятно. Но что на самом деле делать и что именно аудировать, будет понятно, когда мы сперва определимся с тем, для чего аудит нужен именно в вашей компании. Начнем с цели аудита. Если в бухгалтерском ключевая цель его понятна и регламентирована законом, то в нашем случае целями могут быть:

1. Повышение эффективности поиска и подбора персонала и выявление наиболее слабых мест в системе рекрутинга.
2. Соблюдение корпоративных и профессиональных стандартов поиска кандидатов и соответствие существующей системы рекрутинга бизнес-задачам компании.

Другими словами, можно это описать так: что можно/нужно изменить в нашей системе рекрутинга, чтобы за те же деньги и время делать больше, или как делать то, что необходимо, но с меньшими затратами ресурсов и выполняя при этом долгосрочные задачи компании-работодателя.

Вы вполне можете сами продумать для себя цели вашего аудита. Когда вы определитесь с целями, можно перейти к инструментам. Их немного, они понятны и доступны. Это наблюдение за рекрутером, анализ документов, изучение открытых источников и скрытые проверки. Более подробно опишем, что именно мы хотим изучить и какие используем методы:

1. Проведение скрытых проверок или мистери-шоппинг — прохождение потенциальным кандидатом этапов от отправки резюме до получения предложения или обратной связи по итогам собеседования.
2. Мониторинг сайта компании, интернет-пространства и социальных сетей.
3. Наблюдение за рекрутером, проводящим собеседование, его записями.
4. Изучение места проведения собеседования и условий.
5. Изучение системы автоматизации процесса подбора и хранения данных о кандидатах и сотрудниках на испытательном сроке.
6. Анализ каналов привлечения кандидатов, объявлений о найме.
7. Анализ статистики проведенных собеседований, принятых кандидатов.
8. Анализ внутренних документов используемых рекрутером, его переписки с кандидатом и работодателем.
9. Анализ требований к кандидату со стороны работодателя.
10. Анализ этапов адаптации принятого кандидата на рабочем месте.

Эти десять пунктов являются важными, но пока вам не очень понятен алгоритм аудита, тем более, если вы захотите сделать его самостоятельно, верно?

Так давайте это сделаем.

Шаг 1. Определяем актуальную и реальную вакансию. Лучше, чтобы это была распространенная в вашей компании вакансия и чтобы сотрудников на эту позицию было несколько. В таком случае оптимизация будет максимальной и плюс к тому у вас будет больше статистики для обработки. Например, менеджер продаж. Он есть практически в каждой компании. И иногда их количество может доходить до сотен и тысяч сотрудников. Представляете, какая экономия для бизнеса, если каждого из них мы сможем находить на 10 дней раньше, чем до процедуры аудита? При наборе всего 100 сотрудников в год — это 1000 дней. Почти три года.

Но как подобное сделать? Надо прийти к директору и спросить, по какой должности в компании самые большие проблемы? Это и будет тестовой должностью для аудита. Для повышения релевантности можете выбрать несколько позиций.

Шаг 2. Изучаем требования и мотивацию кандидата, сравниваем с рыночными. Поиск сотрудников может занять много времени, но будет совершенно бесполезен, если кандидатам ваша вакансия и компания совершенно не интересны. Помните — вакансия это тот же товар. И его надо продать. А покупатели-то на ваш товар есть на рынке?

Как это понять? Самый простой способ — дать объявление и ждать, будет отклик или нет? Другие способы — спросить у знакомых рекрутеров (специализированных на этой должности или индустрии), HR-менеджеров, посмотреть аналитику заработных плат, пообщаться с кандидатами и узнать, что им предлагают в других компаниях. Самый «шпионский» способ — под видом кандидата прийти в компанию конкурента. Я лично его не рекомендую. Во-первых, маловероятно, что то, чем занят конкурент, подходит вам, во-вторых, займет много времени. Ту же информацию, если понадобится, вы добудете и более быстрым способом. Самый правильный способ узнать о вашем товаре — общаться с покупателем, то есть с кандидатами.

Шаг 3. Надо разобраться, как описание вакансии передается от заказчика к рекрутеру. Например, ваш заказчик — начальник отдела продаж, а вы — внутренний рекрутер. Если вам по телефону сообщили, что нужен суперпродажник и чтобы у него, конечно же, глаза горели, то я вам сочувствую. Непонятно, чем меряет этот руководитель горенье глаз. Амперметром? Требования, во-первых, должны быть формализованы и желательно не менее, чем на двух страницах. Те описания, которые вы вешаете на работных сайтах, — это лишь неполная версия. На самом деле о вакансии вы должны знать в пять раз больше! И плюс вам необходимо обязательно лично с будущим боссом кандидата обсудить потенциального сотрудника. На 80 процентов успех поиска — это личная совместимость с руководителем и корпоративной культурой компании.

Как проверить, что вы понимаете, кто ей нужен? Проведите сперва собеседование на вакансию с руководителем потенциального кандидата. После этого он сообщит вам все, что думает о понимании вакансии. Вы потратите всего час, ну и непременно свои нервы, но сэкономите много дней на поиск «идеального» кандидата.

Шаг 4. Важно правильно, грамотно и привлекательно формулировать описание вакансии, которое вы размещаете в открытых источниках. Вам важно не только описать, что нужно от кандидата и каковы его обязанности, но и сообщить о его выгодах, помня, что вакансия — всего лишь товар, который надо продать. Вы пишете в объявлении «зарплата по договоренности»? Ждите — будет сплошной негатив от тех, кто сегодня получает до 100 тыс. рублей, а вы на собеседовании предложите 70. Итак, помните, что те, кто сегодня получают 40, очень активно будут присылать свои резюме. А они вам нужны? Заявляя реальную заработную плату, вы привлечете реальных кандидатов, а не тех, которые будут занимать ваше время. В описании вакансии есть ваш телефон, личный мэйл и ваше имя? Если нет — исправьте это прямо сейчас. Вы сами-то предпочитаете общаться с объявлением или конкретным человеком?

Как сделать «адекватное» объявление? Покажите описание вакансии сотруднику, который сейчас работает в вашей компании на этой должности. Уверен, вы узнаете кое-что новое об этой вакансии уже через несколько минут. Исправьте и покажите еще раз!

Шаг 5. Вы используете для поиска резюме разные источники. Работные сайты, рекомендации друзей, социальные сети, объявления в газетах, собственный сайт, конференции, сайты конкурентов. Но вы, кроме того, знаете, какой источник дает реальных кандидатов. Притом таких, которые потом у вас приживаются и приносят прибыль. Можно ли анализировать, сколько откликов дал каждый источник? Конечно! И будет красивая статистика. Некоторые компании это даже делают. Но ведь вам нужно не просто их количество и часы занятого драгоценного вашего времени. Вам важнее количество успешных сотрудников. Лично я не встречал таких компаний, которые бы регулярно мониторили — из каких источников пришли самые нужные, самые успешные кандидаты.

Шаг 6. Проверьте, как просто попасть в вашу компанию? Какой путь проделывает кандидат, чтобы стать сотрудником? Мы провели исследование и выяснили, что 80 процентов компаний не выложили на своем сайте внятную информацию для кандидатов. В 50% случаев звонок кандидата в компанию не доходит до отдела персонала, на отправленное резюме отвечает один работодатель из 20. И так далее.

Как понять, где теряются бюджеты, потраченные на привлечение кандидатов? Просто попросите двух-трех ваших знакомых пройти все этапы трудоустройства в качестве кандидата в вашу компанию. Послушайте и запишите их истории. И главное — не просто записывайте, а сразу исправляйте те моменты, которые от вас зависят. Если от вас ничего не зависит, увольняйтесь сами.

Шаг 7. Это аудит собеседования. Многие считают, что рекрутер занимается именно собеседованием. Но, как вы уже поняли, это всего лишь одна из его многих функций. Итак, после бега с препятствиями кандидат попадает на собеседование с рекрутером. Какое впечатление произведет эта встреча на потенциального сотрудника? Можно предсказать ее итог на 90 процентов. Попробуйте найти положительные и отрицательные отзывы о собеседованиях и рекрутерах. Сравните, каких больше? После идеального собеседования рекрутер может качественно обосновать работодателю, почему он рекомендует или не рекомендует данного кандидата и ответит на вопросы работодателя. А кандидат после «идеального» собеседования или попадет в компанию или будет ее рекомендовать друзьям. И не только в качестве работодателя, но и как поставщика товаров или услуг. Ваши рекрутеры на такое способны? Не знаете? Запишите их собеседование на видео.

Ваше удивление начнется тогда, когда они вначале даже не представятся, про компанию скажут пару слов в стиле «мы лидеры», не смогут внятно рассказать о требованиях к самому кандидату. Да и собеседование начнут не с предложения «чая-кофе», а с вопроса-допроса «расскажите о себе». И встреча будет проходить не в переговорной, а в офисе, где находится еще несколько человек. Вы помните, что вам надо продать свою вакансию? Вам нравится вести переговоры и убеждать купить ваш товар, когда за соседними столами вас слушают еще десяток человек?

Собеседование должно не только быть правильно построено, но и проходить в располагающей обстановке.

Итак, что делать? Просто примите участие в нескольких встречах рекрутера с кандидатом. Или отправьте «тайного покупателя» и попросите заполнить анкету по итогам встречи.

Если вы работаете на рынке, допустим, корпоративных продаж, то знаете, сколько усилий и времени занимает у менеджера продаж вручение визитки представителю потенциального клиента. Так вот, в вашем отделе рекрутинга в день может проходить несколько десятков собеседований. Умножьте это на 24 рабочих дня и 12 месяцев. И кандидаты — это тоже ваши покупатели. А у ваших рекрутеров есть в правилах давать визитку каждому кандидату?

Шаг 8. Рекрутер, который рекомендует кандидата своему работодателю, сделал немало. Но почему из 10 рекомендованных только один-два реально выходят на работу? Да потому что кандидат нанимается не к рекрутеру, а к конкретному руководителю. Значит, все, о чем мы говорили на шаге 7, проверьте еще раз, но на уровне собеседования кандидата с лицом, принимающим решения.

Шаг 9. Кандидат сказал «да», и вы договорились о дате его выхода на работу. Хорошая новость? Только в том случае, если вы будете контролировать, что происходит в этом промежутке времени в голове у него. В это время ведь он может также ходить на другие собеседования, собирать дополнительные сведения о вашей компании, получать контрпредложения от нынешнего работодателя. Можем ли мы ему это запретить? Нет. Можем ли мы сделать так, чтобы именно наше предложение было для него лучшим? Да.

Для этого просто надо с ним поддерживать связь, задавать вопросы, как идет увольнение, все ли хорошо и т. д. Возможно, вы это не делаете. Но не говорите, что в вашей истории рекрутинга не было ситуации, когда вы подготовили для нового сотрудника стол, компьютер, завели корпоративную электронную почту, даже приготовили задачи на первую неделю, а он… утром в назначенные день просто не пришел. Было такое? Если да, то вы просто забыли о нем на период между увольнением и выходом на рабочее место. Если в вашей рекрутинговой биографии такого не было, то, значит, вы начинающий рекрутер и работаете в профессии совсем недавно, верно?

Шаг 10 — адаптация нового сотрудника в вашей компании. Это тоже частично работа рекрутера.

Уверен, что, проведя такой аудит, в чем-то вы узнаете себя и своих сотрудников, вы получите подтверждение — вы «и так знали» об этом. Но самое главное — вы теперь можете объяснить работодателю, что рекрутинг — это не только работа рекрутера по проведению собеседования, но и усилия всей компании по продаже ваших вакансий лучшим кандидатам!

Что делать дальше?

Вы провели аудит, и далее необходимо презентовать его результаты. Можно себе самому, своим сотрудникам, своему руководителю. Решайте сами кому. Но из презентации должно быть понятно, что стоит исправить уже сегодня, а что в ближайшее время. Материал надо систематизировать по уровням принятия решения, определите, на что можете влиять именно вы, а на что нужно одобрение и участие других сотрудников отделов. Аудит без рекомендаций по улучшению не имеет смысла. Можно даже его не проводить. Я знаю, что у вас плохо с рекрутингом. Но не знаю, в чем именно проблема в данный момент. После проведения аудита уже можно дать конкретные советы по улучшению.

Так что успехов вам в оптимальном, систематизированном и экономном рекрутинге!

Ильгиз Валинуров
По материалам «Otiss»