Профессиональный секретарь — зачастую лицо компании. И от того, каково же это лицо, порой зависит многое. Именно поэтому хотелось бы поговорить о том, каким была, есть и будет профессия секретаря.

Еще недавно, секретари в частных компаниях аккумулировали в себе самые различные обязанности, подменяя собой целый административный аппарат. Секретарь занимался всем, включая прием посетителей и звонков, осуществляя функции делопроизводителя и печати документов, распределения работ, например, курьера или автопарка, обеспечения канцелярскими товарами, сопровождения командировок, составления рабочего графика руководителя и многое другое. Сегодня, наконец, пришло понимание того, что решение такого количества вопросов требует разделения функционала. Поэтому во многих (к сожалению, пока не во всех) компаниях секретарские обязанности были выделены в отдельные вспомогательные позиции: помощник руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка, секретарь на reception, сотрудник call-центра, офис-менеджер, делопроизводитель и прочее.

Раньше было просто — по пальцам вы могли перечесть учебные заведения столицы, которые готовили хороших секретарей, и каждая организация заранее направляла письма-заявки на выпускников. Теперь же их готовят во множестве учебных заведений. А претендентов на эту должность из числа тех, кто считает, что для выполнения обязанностей секретаря достаточно внешних данных и владения персональным компьютером, еще больше. Но, несмотря на насыщенность рынка, найти толкового секретаря весьма проблематично.

Прежде чем приступить к поиску кандидатов, необходимо не только четко обозначить должностные обязанности и разграничить полномочия. Личные и профессиональные качества, которыми должен обладать секретарь, определяются спецификой работы компании, сложившейся корпоративной культурой и стилем руководства.

Вам нужна девушка, которая будет встречать гостей и приятным голосом отвечать по телефону? Или юноша, способный вести дневник ваших встреч и планировать дела на будущее, перераспределяя ваше время так, чтобы вы все успевали и при этом не чувствовали излишней загруженности? А может быть, сoffee-lady, знакомая с правилами этикета, умеющая не только красиво подать напитки, но и помнящая о вкусах и пристрастиях каждого гостя? Возможно, вы предпочтете помощника крепкого хозяйственника. Или просто экзотический цветок — украшение вашей приемной? Решать вам. Только помните, что секретарь не многорукий Вишну, способный одновременно делать качественно несколько дел. Это, скорее всего, скорая помощь — первый помощник руководителя, проводник его интересов, связующее звено с сотрудниками компании и с миром в целом. Именно поэтому, приоритетная направленность должностных обязанностей при подборе секретаря столь важна.

Вторым этапом становится определение тех личностных характеристик, которыми должен обладать потенциальный претендент на данную вакантную должность. Это очень важный момент! Необходимо четко понимать, кого вы ищете, что для вас важно и значимо — практические навыки и опыт работы или уровень образованности? Умение поддержать беседу с гостями в ваше отсутствие и внутреннюю интеллигентность? Умение самостоятельно принимать решения в критических ситуациях или пунктуальное выполнение распоряжений руководства? Кто важнее для вас — профессионал, уверенный в своей непогрешимости, или хамоватый ас своего дела, супермен, успевающий объять необъятное, безропотный исполнитель или творец? Сова, спящая до обеда, но развивающая бешеную деловую активность по вечерам, или жаворонок, к приходу шефа подготовивший информацию по двум десяткам газетных изданий, но выработавший свой ресурс к вечеру, или тягловая лошадь? Словом, определитесь и дерзайте!

Как учит нас опыт, разумнее всего поиск осуществлять среди сотрудников своей компании. Это люди проверенные, хорошо изученные, возможно, «заскучавшие» на своей должности. Кто как не они, знакомы с организационной структурой компании, ее спецификой, деловыми связями, корпоративной культурой, регламентацией, трудовым распорядком, в конце концов, с людьми? А, следовательно, на обучение секретарским навыкам будет затрачено минимум времени.

Если подходящая кандидатура внутри коллектива не найдена, можно зарегистрироваться на интернет-сайтах, разместить вакансию, ждать ответной реакции или самостоятельно отслеживать размещенные резюме, поддерживать взаимовыгодную связь с учебными заведениями, выпускающими специалистов по нужному вам профилю. Дабы не ошибиться в выборе, всегда есть возможность заранее пригласить несколько человек на практику и посмотреть на претенденток в деле.

Конечно же, нельзя недооценивать предложения серьезных кадровых агентств, но, к сожалению, взгляды работодателя и сотрудников агентства на то, каким должен быть кандидат, часто не совпадают. Вроде бы и резюме неплохое, и внешние данные не дурны, а вот что-то удерживает нанимателя от окончательного решения. В этой ситуации агентство и работодатель — по разные стороны баррикад, работодатель заинтересован в том, чтобы кандидат проработал как можно дольше. Агентство же, в свою очередь, получает процент от сделки, а, следовательно, чем чаще сотрудники в компании заказчика будут меняться, тем выше его прибыль. Хотя стоит, конечно, оговориться, что многие агентства заинтересованы в собственной деловой репутации по данному вопросу.

На этапе конкурса резюме можно отсеять все, что вас как работодателя не устраивает, например, отсутствие опыта работы, практических навыков, профессионального образования, и т. п. В личной беседе у рекрутеров или HR-специалистов есть возможность задать максимальное количество интересующих вопросов и отметить не только уверенность ответов, но и быстроту реакции претендента, находчивость, умение владеть собой и речью, степень правдивости. Не бойтесь выдвигать условия, не бойтесь задавать кандидатам вопросы, выходящие за рамки обычного интервью на темы: «опыт работы», «владение офисной техникой» и т. п.

Можно проверить наличие опыта на практике, предложив составить деловое письмо и отправить его по факсу или электронной почте. В этом задании проверяются не только грамотность претендента, его владение стилем делового письма, умение правильно расположить реквизиты, владение персональным компьютером и факсом, но и понимание того, что письмо перед отправкой должно быть подписано, заверено печатью, зарегистрировано и только потом отправлено. Вроде мелочь, но результат может дать ответы на множество вопросов, если присмотреться внимательней. Я, например, практикую пробный день (не целую смену, конечно, а два-три часа рабочего времени), который является очень показательным, как с точки зрения практических умений и навыков, так и с точки зрения культуры поведения и знания элементарных правил этики.

Некоторые работодатели решают для себя вопрос подбора секретарей несколько иначе, перепробовав все возможные варианты поиска достойных кандидатов, приглашают на работу девочек из интеллигентных семей. Образованность, начитанность, умение держать себя не скроешь, так же, как и плохое или недостаточное воспитание. Если интервьюер не торопится, а внимателен к собеседнику, то правильные выводы можно сделать довольно быстро. Практическим и профессиональным навыкам научить гораздо проще, чем умению общаться. Мало кто из молодых людей сейчас не знаком с персональным компьютером, интернетом, с программами Word или Excel, сканером и факсом. А вот вежливости, вкусу к хорошей литературе, а как результат, богатому литературному языку, образованности, умению держать себя за три месяца не научишь. Не стоит утверждать, что это единственно верное решение, скорее, оно продиктовано инстинктом самосохранения в бесплодных поисках «своего» помощника.

Настоящий, а значит, абсолютно профессиональный секретарь — на вес золота! Таких руководители ценят и «водят» за собой из компании в компанию, из организации в организацию, поднимаясь вверх по карьерной лестнице. И секретарь «растет» вместе со своим шефом. Растут его опыт, знания, умения, положение и зарплата.

Итак, секретарь готов приступить к работе. А вот насколько готов работодатель к этому? Какие должностные обязанности он возложит на секретаря? Хотелось бы подробнее остановиться на том функционале, который вменяется в обязанности секретарей большинством компаний.

К сожалению, практически забыта и ушла в далекое прошлое должность секретаря-машинистки. Современные руководители не понимают, что машинопись — это своего рода искусство, в котором важно все — от скорости печати до чувства стиля. Да, несомненно, на замену старым «Ундервудам» и «Оптима» пришли новейшие компьютерные программы, позволяющие не только быстро набирать текст, но и обладающие редакторами с возможностями проверки орфографии и синтаксиса. Но так ли они всемогущи? Могут ли заменить грамотного, образованного специалиста с присущим ему чувством языка и стиля? Кто лучше профессиональной машинистки со стажем может мягко, ненавязчиво и интеллигентно подкорректировать косноязычие шефа? И кто из вновь принятых в коммерческую компанию секретарей знает, как обратиться в письме к политическому лидеру, главе мусульманского государства, уважаемому профессору, известной актрисе? Все заменили обезличенные формулы типа «уважаемый», «уважаемая»… Стоит ли потом удивляться, что реакции на такое обращение нет или она негативна. Нужны, ох как нужны пока секретари-машинистки некрупным компаниям, которые не могут позволить себе нанять профессиональных пресс-секретарей. И должна она обладать общей и компьютерной грамотностью, правилами делового и литературного письма, чувством стиля, умением скоростного набора текста, знаниями в области делопроизводства, умением пользоваться офисной техникой.

Секретарь на reception — это визитная карточка каждой компании. Интеллигентная, доброжелательная с приятной внешностью и умением элегантно одеваться, конечно, в рамках dress-code, установленного в компании, а в случае его отсутствия, официально-делового стиля одежды. В зависимости от профиля компании, он может знать иностранный язык или обойтись без этих знаний, но одно несомненно — должен свободно владеть русским языком и грамотной деловой и литературной речью.

Сотрудник сall-center, или секретарь сall-center, осуществляет чисто технические функции. Но нельзя забывать о том, что это первый человек, представляющий компанию, и от того, насколько приятным будет впечатление у абонента от первого телефонного разговора, зачастую зависит и дальнейшее развитие деловых отношений. Секретарь сall-center должен обладать грамотной речью и приятным голосом, деловитостью, знаниями правил ведения телефонных переговоров, умением быстро ориентироваться, бесконфликтностью.

Теперь все чаще можно встретить вакансию «личного секретаря руководителя», что, по сути, является той же должностью секретаря-референта. Это первый помощник руководителя, выполняющий комбинированные обязанности секретаря и референта, организующий текущую работу организационно-исполнительного характера и информационное обслуживание, помогающий руководителю рациональнее перераспределять свое время, осуществляющий взаимосвязь руководителя с сотрудниками компании и внешним миром. Ему доверяется подготовка деловой переписки руководителя, текстов его выступлений, проектов решений совещаний, заседаний, коллегий, редактирование документации, консультирование по определенным вопросам, контроль исполнительской дисциплины и соблюдения регламентов.

Секретаря-референта должны отличать высокие организаторские способности, деловитость и собранность, умение нейтрализовать конфликтные ситуации, вести деловую переписку и деловые переговоры, обеспечить грамотное составление рабочего графика руководителя. Приветствуются также практические навыки осуществления визовой поддержки, взаимодействия с агентствами по бронированию авиа- и железнодорожных билетов, отелей и т. п.; владения иностранными языками и персональным компьютером, офисной техникой.

Помощник руководителя — верхняя ступень в карьерной лестнице секретаря. Во многих компаниях должностные обязанности помощника аналогичны обязанностям секретаря-референта, кроме того, это сотрудник, решающий не только служебные задачи своего шефа; координатор его деловой, а частично и личной жизни, управляющий штатом секретарей, референтов, водителей, а иногда и прислуги. Помощник должен быть в курсе всех нюансов работы компании, участвовать во всех бизнес-проектах своего начальника, руководить подготовкой к коллегиям и совещаниям, переговорам и презентациям. Именно он отслеживает деловую переписку шефа, решает огромное количество других задач, находясь на постоянной, порой круглосуточной связи со своим руководителем.

Офис-менеджер — достаточно спорная должность, объединяющая в себе обязанности секретаря и хозяйственника или точнее — администратора. Принято считать, что многим компаниям не хватает именно этого специалиста, в обязанности которого входит организация работы офиса в целом, координация работы подразделений, курьеров, автопарка. А также делопроизводство, прием звонков, факсимильной и электронной почты, обеспечение компании канцтоварами, продуктами, подарками и пр. Конечно же «есть женщины в русских селеньях», но, по моему мнению, не может один человек полноценно и качественно, а зачастую и одновременно, осуществлять столько операций.

Возможно, эта должность не только имеет право на существование в маленьких компаниях с небольшим объемом документооборота и закупок при отсутствии автопарка и многих других участков работы, но и выручает работодателей в определенных жизненных ситуациях. Например, в период становления бизнеса. Однако когда появляются симптомы укрупнения компании, разрастания бизнеса, необходимо реалистично подходить к этому вопросу и нанимать узкопрофильных специалистов, например, делопроизводителя или сотрудника административно-хозяйственной службы.

Делопроизводство — это отдельный серьезный участок работы, и от того, насколько качественно организована работа с документами, во многом зависит и порядок внутри компании. В обязанности делопроизводителя входит весь спектр работы с документами: получение, сортировка, регистрация, доведение до руководства и исполнителей входящей корреспонденции; контроль исполнения документов; работа с внутренними и исходящими, организационно-распорядительными документами; договорная работа; ведение базы данных и архива компании, а также многое другое. Поэтому главной рекомендацией является наличие опыта предыдущей работы. Желательно в государственных органах, так как именно там существует хорошо отлаженная система делопроизводства. И просто идеально, если ваш кандидат имеет опыт работы и в государственных, и в коммерческих организациях. Кроме того, претенденту необходимо владение персональным компьютером, всеми видами офисной техники. А также умение работать с большими объемами информации, внимательность, собранность и аккуратность.

Coffee-lady — новая должность, введенная в настоящее время в немногих российских компаниях, а зря. Если вы успешно ведете бизнес, если уважаете своих партнеров, то вопрос кому и как подать кофе во время переговоров не менее важен, чем первая встреча гостя или грамотное проведение телефонных переговоров. Будет не слишком удобно, если вместо зеленого чая секретарь подаст красный, а сахар насыплет в чашку, перемешает ложечкой и положит ее рядом с блюдцем. Если чайная пара будет от разных сервизов, а на стакане с водой останутся отпечатки пальцев. Да мало ли еще тонкостей этикета. Поверьте, это целое искусство и заниматься им должны профессионалы. Кандидату на эту должность желательно иметь специальное образование либо опыт работы в ресторанном бизнесе или catering.

Конечно же, ввести в штатное расписание полный перечень должностей в соответствии с перечисленным функционалом может себе позволить далеко не каждая компания. Более того, в этом нет необходимости в рамках становления или развития мелкого и среднего бизнеса. Однако, возлагая на секретаря дополнительные обязанности, необходимо помнить о том, что любой, а тем более дополнительный труд должен соответственно вознаграждаться. Так же, как и о том, что излишняя загруженность приводит к определенным пробелам в работе.

Должностные функции, возлагаемые на секретаря, могут видоизменяться и трансформироваться. Но необходимость в ней не отпадет до тех пор, пока будет присутствовать иерархическая структура системы управления.

М. Тарасова
По материалам «Otiss»