Несколько месяцев назад к нам с входящим запросом обратился руководитель небольшой компании, сдающей недвижимость в аренду. Ему понадобилось пять секретарей со свободным английским, знанием делового этикета, делопроизводства и «слепой» печати. Отличные внешние данные также значились отдельным пунктом в ТЗ на подбор. Над проектом работали две сотрудницы, ежедневно проводившие по 4–5 собеседований в день с кандидатками. Были подготовлены задания по общему делопроизводству и тесты по английскому. Через неделю выбор руководителя пал на двух очень подходящих кандидаток, одна из которых… стала вытирать пыль в его кабинете и приемной. Одна из сотрудниц кадрового агентства решила уточнить требования руководителя и договорилась с ним о встрече. Результат ошеломил. Вот что подразумевал молодой генеральный директор под делопроизводством: «Лечу я из Москвы в Лондон, а она (секретарь) в это время, чтобы обратный билет купила и номер в отеле забронировала. И визами занималась!»

Неслучайно мы решили начать статью с реальной, но анекдотичной истории. Рекрутерам часто поступают странные, нелогичные, а порой и вовсе абсурдные заявки на подбор персонала. Другая ситуация — внешний или внутренний Заказчик ограничивается коротким звонком с требованием: найдите мне такого-то (название должности). Логика проста: его время дорого, а думать и искать — функционал рекрутера. Подход не только нелогичен, но и весьма дорог в финансовом отношении. Соотнесем затраты на подбор «не знаем какого» специалиста с затратами времени на его адаптацию на испытательном сроке и затраты на поиск замены. Добавим сюда время на простои в работе, неоднозначную информацию о компании, которую уволенный специалист будет распространять на рынке труда. Золотой поиск, не правда ли? И совсем уж заоблачная цена образуется, если подбор был на стратегически важного специалиста для компании.

К примеру, отделу кадров или кадровому агентству дают задание подыскать главного бухгалтера. Если помимо условий работы, количества подчиненных в отделе и перечня участков бухгалтерского учета Заказчик ограничится перечнем формальных условий (пол, возраст, образование) — можно смело считать, что поиск будет длиться долго, а если и закончится, то скорее всего, не слишком удачно. Ошибка первая: к примеру, восстановление учета в компании — это другие требования к профессиональному опыту и другой «ценовой сегмент» кандидатов. Исполнителю в данном случае можно только четко прояснить те задачи, под которые компания берет специалиста. Вторая ошибка — отбор кандидата, не сумевшего «вписаться» в коллектив со сложившимися отношениями и корпоративной культурой. Результат — потерянное время, деньги на подбор и, как это часто бывает — обострившиеся отношения между сотрудниками компании.

Одна из ключевых задач отдела персонала компании — сделать процесс подбора максимально эффективным и управляемым. Но это невозможно, если между Заказчиком и Исполнителем не будет четкого взаимопонимания по поводу совместной(!) работы. В данном случае Исполнителем может быть как внутренний рекрутер, так и сотрудник кадрового агентства.

Хорошим подспорьем в работе для обоих случаев может быть четко и грамотно составленная письменная заявка на подбор сотрудника. Она должна быть согласована с Заказчиком, определять сроки работы, ответственного за реализацию данного проекта и еще ряд пунктов, на которых хотелось бы остановиться подробнее.

1. Название должности. Под привычным функционалом менеджера по продажам может скрываться все, что угодно. Оптовая торговля или розница? Активный поиск клиентов с «холодным» обзвоном или прием входящих запросов? На каком уровне специалист будет вести переговоры? На уровне первых лиц компаний, если речь идет о продажах b2b (к примеру, оборудование для энергетических предприятий)? Насколько товар известен на рынке — это мировой известный бренд или принципиально новая, малоизвестная марка, которую необходимо продвигать? От задач, которые будет выполнять специалист в этом случае, будут зависеть требования к способностям и умениям кандидатов, а также к их мотивации и личностным качествам. Если на активные продажи подойдет энергичный и подвижный кандидат с опытом поиска клиентов и не успевшего «профессионально выгореть», то такой кандидат не удержится на однообразной работе в клиентском отделе известной компании, если его функционал сведется к приему звонков и оформлению документов. Нельзя забивать микроскопом гвозди!

Таким образом, важнейшим пунктом заявки должны быть:

2. Функционал и задачи, которые предстоит выполнять сотруднику. Обязанности, которые будет выполнять сотрудник с первого дня работы — это ключ к решению задачи на подбор. Чем больше конкретики представит Заказчик — тем лучше. Неоднократно бывают случаи, когда руководитель просит найти помощника со свободным английским и «каким-нибудь еще языком». В этом случае необходимо все же прояснить, в каком объеме и какие именно переводы (письменные, устные, синхронные, с использованием специфической лексики — к примеру, технической, строительной) будет делать сотрудник. Есть также специфические задачи, необходимость в решении которых возникает от случая к случаю. К примеру, восстановление кадрового или бухгалтерского учета в компании, становление финансовой службы предприятия, разработка и вывод на рынок нового продукта и т. д. В таком случае речь идет о подборе высококвалифицированного специалиста, ранее выполнявшего такую работу или способного к ее выполнению. Как правило, зарплатные ожидания таких кандидатов высоки и далеко не всегда работодатель может держать их в штате долго, причем не всегда в этом есть необходимость. Выходом в этой ситуации может быть проектная работа или совместительство. Задача может быть поставлена и не совсем адекватно для сотрудника: ожидания от него явно завышены (серьезный «скачок» в развитии предприятия, выход на более высокие финансовые показатели и повышение позиций в рейтингах при отсутствие затрат на инвестиции в развитие или непредставление необходимых полномочий).

3. Чем обусловлено открытие данной вакансии? Новая должность, перераспределение обязанностей в отделе или замещение выбывшего сотрудника?

4. Требования к опыту работы. Логическое продолжение предыдущего пункта. Нужно ли говорить, что формальная продолжительность работы не говорит ни о чем? Гораздо важнее то, что именно и в каких компаниях делал и чего достиг кандидат. И насколько это поможет ему эффективно трудиться у Заказчика. А главное, являются ли достижения личными или это результат стечения обстоятельств или инициативой высшего руководства компании? Есть также случаи, когда опыт является скорее минусом для кандидата: коллеги из hr-сферы приводили в качестве примера свой опыт в подборе кассиров в розницу. Некоторые опытные специалисты знают тысячу и один способ кражи денежных средств из кассы, в то время как новички, как правило, осваивают кассовую программу и не идут на риск. Директора по персоналу из розницы считают такую организацию подбора более экономной.

5. Умения, знания, навыки, способности кандидата. На наш взгляд, важнейший пункт после описания функционала. Для выполнения определенной работы необходимы специальные знания, подтвержденные дипломом или сертификатом (к примеру, медицинские работники, ИТР-ы, преподаватели и др.), для выполнения более специфических задач необходимы навыки, которые можно приобрести опытным путем — к примеру, для руководящей работы. В каждом конкретном случае Заказчик определяет, готов ли он брать «готового» специалиста или есть возможность и средства на обучение сотрудника без опыта. Способности кандидата также важны для выполнения задач как в настоящий момент, так и на перспективу — отсюда логический вывод о том, что на этапе формирования заявки необходимо увидеть перспективы роста кандидата в компании и его место в организации на будущее. Хотелось бы также уберечь Заказчиков от желания найти самого лучшего, самого способного и умелого — при отсутствии возможности применить свои таланты и опыт он уйдет в более подходящую компанию с другими, более интересными задачами. Директор по персоналу, на двух предыдущих местах работы успешно внедривший систему обучения и оценки персонала вряд ли заинтересуется на долгий срок предложением совместить обязанности рекрутера и кадрового инспектора. Также нужно указать в заявке специфические требования к кандидатам, если они действительно необходимы для выполнения функционала: способность хранить тайну (особенно важна для главного бухгалтера, личного помощника, коммерческого директора и других должностей), способность быстро переключаться с одной задачи на другую, быстро принимать решения (любая работа с клиентами, руководящая работа).

При указании тех или иных способностей, навыков, Заказчику необходимо четко и максимально честно ответить на вопрос: как они будут востребованы в процессе работы этого специалиста? Здесь и сейчас или через некоторое время. Зачем вообще то или иное требование? Результатом такой вдумчивой работы будет более предсказуемый результат при подборе сотрудника и как следствие — меньший процесс увольнений с испытательного срока. Хотелось бы также предостеречь рекрутеров, снимающих заявку от желания «взять на карандаш» любое, пусть даже абсурдное требование Заказчика. Процесс формирования заявки на подбор — двусторонний и предполагает переговоры. А это значит, что есть смысл объяснить руководителю, что «креативный главный бухгалтер» — с большим процентом вероятности проблемы с налоговыми органами для компании. При поступлении подобного запроса нужно как минимум понять, что именно подразумевается под креативностью.

6. Образование. Мы согласны, что для выполнения определенной работы нужно высшее профильное образование, а иногда и ученая степень. Но в тех случаях, когда для каждодневных обязанностей достаточно среднего или средне-специального образования, требование о высшем кажется нелогичным. Также очень хочется понять, каким мудреным наукам могут научить в Заочной Академии имени Пупкина? Увы, рынок высшего образования весьма далек от совершенства — особенно это касается качества знаний выпускников. А многие современные учебные заведения продают дипломы в рассрочку, а не учат искать и систематизировать знания.

7. Пол и возраст кандидата. Требование формальное и в большинстве случаев надуманное. Особенно опасно «отсекать» по формальным признакам специалистов редких профессий и носителей уникального опыта.

8. Физическое состояние, здоровье кандидатов. Для многих профессий — важное требование. Речь идет о рабочих специальностях — грузчики, водители, машинисты и др. Хотелось бы этот список расширить — выносливость, отсутствие проблем с опорно-двигательным аппаратом необходимо тем, кто весь день проводит «на ногах» — продавцы в розничных магазинах, к примеру.

9. Личностные качества. Определяются ничем иным, кроме как здравым смыслом: ориентация на результат — это прекрасно для менеджера по продажам, но совершенно не уместна для выполнения повторяющихся рутинных операций — швее, бухгалтеру, водителю и т. п. Коммуникабельность — это прекрасно, если работа связана с постоянным общением, но будет, скорее минусом, если работа предполагает максимальную концентрацию внимания (корректор, к примеру).

10. Условия работы, бонусы, компенсация. В заявке необходимо описать максимально подробно, от чего будет зависеть доход кандидата (премии, KPI, проценты с продаж), какую сумму составит фиксированный оклад. Если Заказчик готов обсуждать окладную часть, необходимо конкретно зафиксировать, при каких условиях кандидат получит минимальную и максимальную заработную плату.

11. Прочая важная информация, способная повлиять на процесс подбора: процент командировок (местные и зарубежье), необходимость и частота сверхурочной работы, условия на рабочем месте, тип корпоративной культуры, стадия развития компании и т. д.).

Еще хотелось бы отметить, что успех работы по заявке будет достижим при эффективной совместной работе Заказчика и Исполнителя. Часто требования к кандидату меняются по ходу работы, а иногда после показа одного-двух «прицельных» кандидатов руководитель либо прекращает работу по подбору, либо существенно меняет мнение о том, какой именно сотрудник нужен.

Часто эффективному подбору сотрудников мешают стереотипы как руководителя, так и рекрутера (те же самые ограничения по полу и возрасту, к примеру). На Западе за размещение объявления с требованиями «М. 25–45 лет» работодателю грозит судебное разбирательство, а у нас? Практически все объявления такие или подобные, если не считать вакансии сетевого маркетинга. Самое удивительное, что за ограничениями часто стоит вполне оправданное пожелание Заказчика, чтобы кандидат обладал теми или иными компетенциями. Разумно прояснять логичным вопросом «зачем» то или иное требование и что стоит за ним. В личной практике была работа с Заказчиком, который принципиально не брал на руководящие должности в департамент продаж женщин. Причина — неудачный опыт, ненормированный рабочий день сотрудников и командировки более 50% рабочего времени. Разумно предположить, что для активной работы, связанной с постоянными перемещениями подойдет более… только не молодой, а подвижный и легкий на подъем сотрудник! Один из способов эффективной работы по заявке на подбор — прояснение требований к компетенциям, навыкам, знаниям и личностным качествам кандидата.

Хотелось бы осветить еще одну важную тему — размещение вакансии. Объявление должно отвечать двум критериям: оно должно привлечь подходящих кандидатов и «отсечь» неподходящих. Текст вакансии лучше начинать не с требований и обязанностей, а с небольшой рекламы типа: «Стабильная производственная компания (сфера деятельности — ТНП, 10 лет на рынке), приглашает на работу…»

Привлекательно, не правда ли? Есть конкретика, серьезность — ясно, что это позиция серьезной фирмы, а не многоуровневого маркетинга. По названию компании можно найти сайт и познакомиться с деятельностью предприятия более подробно. Далее разумно указать название должности и условия работы. Как показывает наша практика, на объявления без указания уровня заработной платы меньше откликов. Не стоит и завышать уровень дохода, если единственным способом его получить будет работа 25 часов в сутки на пределе возможностей. Давайте будем честными перед собой и кандидатами! Зачем нам тратить время на соискателей, которые будут приезжать на собеседования, трудоустраиваться и уходить с испытательного срока, поняв, что желаемую зарплату они не получат?

Далее указываем место работы — район, ближайшее метро, наличие корпоративного транспорта. С учетом проблемы пробок месторасположение компании может быть весьма серьезной причиной, чтобы принять или отклонить предложение. Небольшое исключение — топовые позиции с высоким уровнем дохода и интересными обязанностями: проблема с удаленностью офиса как правило, здесь не встает.

Указываем соцпакет, дополнительные условия, график работы — все это придаст привлекательность объявлению. Главное условие здесь — «не пересладить», чтобы вакансия не напоминала авторство продавцов гербалайфа. Другое условие — указываем правду и только правду. Зачем указывать «обучение в процессе работы», если весь процесс обучения сведется к чтению должностной инструкции и мы потеряем не только кандидата, но и свое драгоценное время?

Вторая часть объявления — обязанности и задачи сотрудника, которые тот будет выполнять. Если в заявке на подбор достаточно информации, то все пункты берем оттуда. Указываем специфику (например, для позиции «логист» нужно указать, какая именно логистика существует в компании — автоперевозки, контейнерная, мультимодальная, ВЭД и т. д.). Разная специфика — разные требования к знаниям и навыкам кандидатов. Для соискателей это необходимая конкретика — чтобы именно «наш» кандидат прочел объявление, заинтересовался и подумал: «Это же интересно, я это умею!». Если подробного описания обязанностей в заявке нет, берем их из должностной инструкции или распечатываем подобные вакансии с работных сайтов (при этом не только обращаем внимание на обязанности, но и на предполагаемый доход на данной позиции: такой экспресс-анализ покажет соответствие заявленных условий требованиям рынка труда). Когда текст вакансии будет готов — согласовываем с Заказчиком и вносим коррективы при необходимости.

Завершающий блок — требования. Перечисляем ключевые навыки, требования к знаниям, необходимые компетенции и желаемые личностные качества успешного кандидата. Отсутствие каких-либо требований и ограничений будет означать, что кадровая служба будет завалена откликами неподходящих кандидатов. Да и выглядит такое объявление не вполне реалистично.

В качестве примеров «как не надо делать» позволим себе проанализировать несколько наиболее ярких примеров реальных объявлений:

Жен. 22-32 года.
Прописка: Москва/М.О.
Образование высшее желательно юридическое. Опыт работы от 2-х лет по специальности в одном лице либо руководителем отдела, стрессоустойчивость, хорошее знание ПК (Word, Excel-формулы), место жительства не более 1 часа от м. Речной вокзал.

Удивительно, но в 22 года сотрудник только учится на старших курсах вуза и ни о каком руководящем опыте речи быть не может. Хотя в тексте указан требуемый опыт — от 2 лет. То есть, в 20 лет специалист по мнению автора объявления должен занимать руководящую должность либо как минимум, занимать ответственную должность менеджера по персоналу.

Возраст 23–45 лет
Образование высшее
Пол женский

Описание вакансии
Обязанности:

1. Контроль всех участков бухгалтерии
2. Знание экспортных операций
3. Составление, контроль, согласование заявок на оплату в управленческих программах
4. Составление и сдача балансов по нескольким юрлицам
5. Подготовка и контроль книги продаж и книги покупок.
6. Расчет и подготовка налога на прибыль.
7. Ведение участка «затраты»
8. Составление и сдача балансов по нескольким юрлицам

Требования:
Знание экспортных операций.
Знание 1С 8.1, 8.2, 7.7, Консультант+.

Итак, на ответственную должность Заместителя главного бухгалтера опыт и специальные знания почему-то не требуются, хотя предстоит сдавать отчетность но нескольким юридическим лицам. Составитель объявления не вполне владеет терминологией, так как «экспортные операции» обычно именуются участком ВЭД, валютными операциями и оформлением паспортов сделок. Опять-таки вопрос к возрасту: почему от 23 лет? Где должен работать кандидат в столь юном возрасте, чтобы приобрести его? Составление заявок на оплату в управленческих программах в большей мере относится к обязанностям экономиста, а не бухгалтера. Итак, в рамках одной позиции Заказчик явно попытался совместить несовместимое.

При публикации объявления нужно учитывать уровень позиции — далеко не все топ-менеджеры, к примеру, ищут работу с помощью печатных изданий. Если размещаем вакансию на работных сайтах, учитываем профессиональные области — так называемые тэги: нет смысла публиковать объявление «менеджер по продажам промышленной электроники» в разделе розничная торговля. А если есть возможность обновлять дату публикации вакансии без ограничений, то нужно пользоваться этим: тогда позиция будет на первой-второй странице поиска на сайтах и привлечет внимание необходимой целевой аудитории.

Работа рекрутера не заканчивается фактом размещения вакансии: уже в первые дни появятся не только отклики, но и статистические данные: сколько откликов и за какое время пришло? И сколько среди них подходящих? Если отклики совершенно не соответствуют требованиям — переразмещаем вакансию в других областях, корректируем название и текст. В самом критическом случае проводим анализ рынка труда и сопоставляем условия работы требованию рынка труда. Гораздо экономнее для Заказчика пересмотреть условия в заявке, чем тратить время и средства на работу «впустую».

Надеемся, что наши практические советы помогут повысить эффективность подбора на этапе согласования заявки и публикации объявления.

Елена Белова
HR-студия «Время людей»