Чего больше всего не хватает современным сотрудникам? Правильный ответ — времени. Когда список дел растет как на дрожжах, поможет лишь системный подход к работе. Как эффективно организовать свое рабочее время?

Хроническая нехватка времени — одна из главных проблем людей XXI века. Поток информации увеличивается, скорость общения растет, а вместе с ними и требования работодателей к современным сотрудникам: мобильность, готовность всегда и везде быть на связи, реагировать на запросы в течение нескольких минут…

Вместо тайм-аута — тайм-менеджмент

Вот и ломают работники голову, что сделать в первую очередь — ответить на вопрос клиента или отправить факс заказчику, отчитаться о командировке или позвонить в отдел кадров? Чтобы окончательно не превратиться в пресловутую белку в колесе, приходится расставлять приоритеты и тщательно планировать свое рабочее время. Помочь в этом призвана технология «управления временем» или тайм-менеджмент (от английского time-management) — набор приемов и методов, позволяющих оптимизировать трудовую деятельность. Далее — несколько рекомендаций на этот счет.

Планируем «простой»

Планируя свой день, мы часто заполняем его до предела, не учитывая «накладки», возникающие в реальной жизни. И ужасно расстраиваемся, когда из-за 20-минутного стояния в пробке, наш тщательно продуманный график рассыпается, как карточный домик. Кроме того, планируя дела, мы часто недооцениваем расход времени, необходимый на их выполнение, и переоцениваем собственные возможности. Вывод: не заполняйте свой рабочий день до предела, оставляйте запас времени на форс-мажор.

Блочная система

Составляйте списки текущих дел (to-do-lists), разделяя задания на тематические блоки, например «позвонить», «купить», «ответить на письмо», «прояснить с руководством». Сев за телефон, звоните всем людям из списка, чтобы окончательно «закрыть» этот блок, а отправляясь на беседу с шефом, выясняйте все вопросы в один присест — тем самым вы сэкономите и свое, и его время. Вычеркивать из списка выполненные задания полезно и с психологической точки зрения: к концу дня у вас будет наглядное доказательство того, сколько вы успели.

Шаг за шагом

Если вам часто приходится выполнять схожие задания, то на помощь могут прийти так называемые «контрольные листы» (checklists). Будь то командировочные сборы, прием зарубежной делегации или подготовка выставочного стенда на промышленной ярмарке — любое из этих мероприятий состоит из промежуточных этапов, которые остаются неизменными. Поэтому один раз составив универсальный пошаговый список дел, вы сможете использовать его снова и снова, и вам не придется каждый раз ломать голову над тем, что и в какой последовательности делать. Кроме того, контрольные листы — это отличный способ быстро передать полномочия коллеге на время вашего отсутствия или болезни.

Принцип четырех минут

«Все задания, на выполнение которых требуется не более четырех минут, следует выполнять немедленно, независимо от их срочности», — рекомендует в своей книге «Вы еще занимаетесь организацией или уже живете?» специалист по карьере Кордула Нуссбаум (Cordula Nussbaum). Отправить факс, подшить важный документ, внести изменения в календарь — все это не занимает много времени, но и не отвлекает от действительно важных дел. Дополнительный бонус: к концу рабочего дня у вас нет чувства, что вы оставляете «хвосты».

За работу — с будильником

Парадокс: чем больше времени у нас есть на выполнение того или иного задания, тем дольше мы над ним сидим. Поэтому прежде чем приступить к очередному делу из списка, попробуйте поставить самому себе временные рамки, по принципу: на написание этого мейла я даю себе 10 минут, на составление презентации — полчаса, на подготовку отчета — час. Если надо — заведите будильник и действительно старайтесь закончить работу «по звонку».

За двумя зайцами погонишься…

Когда работы скапливается слишком много, мы часто беремся за несколько дел одновременно: говорим по телефону и отвечаем на электронную почту, сидя на очередном заседании, думаем над составлением отчета. Однако работа «на два фронта» хороша до тех пор, пока выполнение одного задания не сказывается на результатах другого. А если закрадываются ошибки, или если оба задания требуют от вас максимальной концентрации, то от параллельного выполнения двух работ следует отказаться — потому что все равно придется переделывать.

Несовершенное совершенство

Совет перфекционистам: не все задания следует выполнять на сто процентов, это напрасная трата сил. Презентация с большим количеством фотографий и диаграмм с точки зрения публики смотрится, конечно, хорошо, но и без оных выполняет свою функцию. При этом время, затраченное на отбор картинок, можно было бы потратить на решение других, более важных задач.

Отключись!

Не становитесь рабом техники и не позволяйте ей диктовать ритм вашей работы. Отключайте телефон на время важных совещаний и в те моменты, когда необходима полнейшая концентрация. Вместо того, чтобы ежесекундно проверять входящую почту, делайте это поэтапно, например, раз в час. Это поможет отделить зерна от плевел: не бросаться на выполнение каждого нового задания, а сортировать их по степени важности.

Системный подход

Стол, заваленный папками и бумагами, компьютер, в котором с трудом удается найти нужный документ, папка «Входящие», в которой бессистемно складываются все электронные послания, — все это существенно замедляет рабочий процесс. Конечно, есть люди, которым креативный хаос необходим для успешной работы, однако если вы не относитесь к их числу, то желательно навести порядок. Хорошо организованное рабочее место, системный подход к архивации документов помогут сэкономить рабочее время.

Разделяй и властвуй

Научитесь делегировать полномочия. Шеф дал два часа на составление презентации? Вместо того чтобы самому копаться в годовых отчетах последних трех лет, попросите практикантку найти и сравнить ключевые цифры, а сами спокойно работайте над содержанием.

С ловкостью дипломата

Научитесь говорить «нет». Конечно, готовность помочь — это хорошее качество, однако лишь до тех пор, пока оно не мешает вам заниматься вашими непосредственными обязанностями. Поэтому сначала следует выполнить свою работу и лишь затем — со спокойной совестью — помогать коллеге.

А чтобы тот не обиделся, необходимо прямо сказать ему, что в данный момент вы не в состоянии заняться его делом, рекомендует эксперт по вопросам карьеры и автор книги «Вы еще занимаетесь организацией или уже живете?» Кордула Нуссбаум. Для сослуживцев, которые так и норовят переложить свою работу на других, эксперт рекомендует иметь наготове парочку ответов, которые позволят элегантно выйти из ситуации. Например: «Даже не старайтесь, вам не удастся меня разжалобить». Говоря эту фразу с улыбкой, вы сможете обратить все в шутку и не вызовете раздражения у собеседника, считает Кордула Нуссбаум.

Юлия Сеткова
По материалам «Deutsche Welle»