Часть 1

Ошибка восьмая:
Избыток ручной работы

Эффективность работы рекрутера зависит и от того, насколько много «ручных» действий он совершает. Просто удивительно, сколько рабочего времени «поедают», казалось бы, простые и маленькие действия, а также то, что традиционно считается неотъемлемой частью рекрутинга. К числу «убийц времени» можно отнести: прием резюме по факсу, прием откликов по телефону, «бумажную» базу данных соискателей, «структурированную базу данных» с ручным внесением резюме, а также телефонный рассказ о том, как добираться до места собеседования. Рассмотрим каждого по отдельности.

1. Работая по различным вакансиям, рекрутер обычно указывает в своих объявлениях весь спектр возможных контактов — телефон, факс, адрес эл. почты. Это связано с боязнью «потерять» ценного кандидата из-за того, что ему вдруг окажется недоступен какой-либо из указанных видов связи.

Но вакансия вакансии рознь. Работа по вакансиям низового уровня, как правило, немыслима без таких инструментов, как факс и телефон. Более того, подавляющее большинство претендентов на такие вакансии вообще не представляет, что такое «резюме» и потому общение с ними сразу начинается с телефонного интервью и устного выяснения ключевых моментов их трудовой биографии.

А для подавляющего большинства претендентов на вакансии среднего и высшего уровня электронная почта является привычным и удобным инструментом работы. Однако, соискатели на такие вакансии, видя в объявлении номер телефона, часто предпочитают вначале позвонить и порасспросить о вакансии поподробнее, прежде чем высылать свое резюме. Как правило, подобные «уточнения» отнимают большое количество времени рекрутера и заканчиваются традиционно — предложением отправить резюме на указанный в объявлении адрес.

По нашим наблюдениям, практика обязательного указания телефона для вакансий среднего и высшего уровня в 85% случаев оказывается совершенно неоправданной и приводит лишь к увеличению бессмысленной коммуникативной нагрузки на рекрутера. В самом крайнем наблюдавшимся нами случае, большая часть рабочего времени специалиста уходила на бесконечные ответы по телефону, а на основную работу (разбор резюме, размещение вакансий, собственный обзвон перспективных кандидатов) практически не оставалось времени.

Аналогичная ситуация складывается и с приемом резюме по факсу. Резюме, полученное по факсу, редко бывает надлежащего качества, часто в нем «зажевываются» ключевые моменты (например — контактная информация), из-за чего резюме становится непригодно к дальнейшему использованию. Разбор же полученных по факсу резюме отнимает гораздо больше времени, нежели разбор электронных писем.

Кроме того, в настоящее время электронная почта бывает более доступна соискателям, нежели факсовые аппараты. E-mail доступен как с рабочего места, так и в многочисленных интернет-салонах и кафе, многие соискатели имеют дома ПК с выходом в Интернет, в то время как факсом они могут воспользоваться лишь с рабочего места (на виду у всех остальных сотрудников), либо из отделения связи, предоставляющего услуги по отправке факсов.

Таким образом, в случае работы с вакансиями среднего и высшего звена оптимальным решением является указание в качестве основного средства связи адреса электронной почты, сокращая, таким образом, лишние и малопродуктивные телефонные обсуждения.

2. Боязнь «потерять соискателя» приводит также к накоплению неоправданно большой «бумажной» базы резюме. Собственно, «базой данных» это собрание не является — просто напросто все полученные резюме копятся в одной или нескольких больших кучах с минимальной систематизацией, постепенно занимающих все большее пространство офиса. Подобное скопление «ценных бумажек» бывает мало полезно в повседневной работе рекрутера, но если он все-таки решает «поработать с базой», то эта «работа» может затянуться на несколько часов. Как правило, результативность работы с «бумажной» базой бывает удручающе мала.

Для того, чтобы не тратить бесполезно драгоценное рабочее время, необходимо в основу формирования базы данных положить иные принципы. Если нет возможности перевести базу в электронный формат, следует хранить лишь те резюме, которые относятся к так называемой «высшей категории», т. е. резюме редких специалистов и кандидатов с уникальным опытом. При этом крайне желательно на хранящихся резюме делать какие-либо пометки относительно собственных впечатлениях от конкретного специалиста, если была возможность с ним пообщаться. Причем, ценность такие пометки имеют только в том случае, если они информативны для всех подборщиков, имеющих доступ к данному собранию резюме. Пометки типа «Похожа на свекровь» могут рисовать для вас полноценный образ, но абсолютно бесполезны для всех, кто будет работать с этим резюме после вас. Подобный подход позволяет резко уменьшить количество хранящихся в базе резюме, но зато сильно повышает эффективность работы с ней.

3. Электронная база данных, призванная экономить время рекрутера и упрощать работу с ней, нередко сама становится причиной нерационального использования рабочего времени. Касается это, в первую очередь, так называемых «структурированных баз данных», т. е. баз данных, имеющих большое количество формальных полей, заполняемых вручную. Это приводит к тому, что рекрутер, желающий добавить в б/д то или иное резюме, вынужден потратить до получаса времени, «забивая» необходимые поля в ней. Мало того, что подобная операция «отъедает» рабочее время, так еще и из-за постоянного временного цейтнота, рекрутер часто формально относится к заполнению форм, стараясь отделаться от этой обязанности побыстрее. В итоге, хранимая базой данных информация теряет свою ценность и сама база утрачивает всякий смысл.

Одним из встреченных нами вариантов решения проблемы заполнения б/д в компаниях с большим потоком входящих резюме является введение должности оператора, основная должностная обязанность которого — «забивание» полученных резюме в базу данных. Однако, подобное решение отнюдь не является оптимальным, т. к. оператор, как правило, не обладает достаточной квалификацией для качественной сортировки резюме, а кроме того, проблема формального отношения к заполнению и здесь не теряет своей актуальности.

На наш взгляд, оптимальным решением является использование неструктурированных баз данных (т. е. хранение полных текстов резюме с расширенными возможностями поиска по хранящимся файлам), либо применение «интеллектуальных» баз, автоматически распознающих в сохраняемых резюме ключевые поля — ФИО, контакты и пр.

4. Четвертым «пожирателем времени» становится рассказ о маршруте до места собеседования. Как правило он занимает от трех до семи минут в зависимости от понятливости собеседника и простоты маршрута. В течение рабочего дня это описание повторяется несколько раз, что в сумме составляет до часа рабочего времени. При этом, далеко не всегда эта традиционная часть рекрутерской работы бывает необходима.

Разумеется, в случае с кандидатами на низовые позиции, все общение с которыми строится с помощью традиционных средств коммуникации, избегнуть объяснения маршрута можно, лишь переключив соискателя на секретаря или коллегу с тем, чтобы маршрут рассказали они. В некоторых компаниях для этой цели используется специальный цифровой автоответчик (к его недостаткам относится невозможность соискателя задать уточняющие вопросы). А вот при работе с соискателями, широко использующими электронную почту у рекрутера есть замечательная возможность избавить себя от маршрутной рутины, уточняя — удобно ли кандидату получить описание маршрута по электронной почте. И если удобно, сворачивать разговор и отправлять ему заранее подготовленное описание, которое можно сопроводить и картой маршрута.

Помимо экономии времени, электронное описание маршрута уменьшает количество заблудившихся соискателей, в то время как при записи адреса «на слух» соискатели часто упускают часть важной информации, надеясь на свою память и знание местности.

Таким образом, уменьшая количество «ручной» работы в процессе рекрутинга, специалист получает возможность более эффективно использовать свое рабочее время. А о дополнительных возможностях автоматизации процесса рекрутинга вы можете прочитать в материале «Технологии «электронного офиса» в рекрутинге», опубликованном в электронном журнале «Работа с персоналом: подбор, обучение, мотивация».

Ошибка девятая:
Отсутствие информации о предметной сфере

Начиная работать по вакансии, рекрутеры часто имеют очень слабые знания о предметной сфере, в которой работает требуемый специалист. И это также может сильно снизить эффективность процесса подбора и его результативность. Незнание предметной сферы не позволяет рекрутеру качественно провести первичный отсев резюме, выстроить грамотный план собеседования, выяснить моменты, связанные с ключевыми компетенциями для данного специалиста. В итоге, подбор сводится к оценке личностных характеристик и внешнего вида, в то время как профессиональные качества специалиста остаются «за бортом». Наиболее часто эта ошибка встречается в работе представителей рекрутинговых агентств, так как им, с одной стороны, достаются вакансии самого различного плана, а с другой — в кадровых агентствах традиционно высока текучесть кадров и новые сотрудники начинают осваивать «с нуля» сам рекрутинг, им не до тонкостей чужих предметных сфер.

Разумеется, рекрутер не может быть специалистом во всех сферах, с которыми ему приходится сталкиваться. Однако, получив в работу ту или иную вакансию необходимо собрать как можно больше информации об особенностях данной профессии, ее тонкостях и сложностях. Преодолеть препятствие предметной сферы позволяет личная специализация рекрутера — принятие в работу определенного круга вакансий, особенности которых уже хорошо изучены.

Ошибка десятая:
Отсутствие плана оценки кандидата

«По правильному», перед собеседованием с кандидатом необходимо спланировать процедуру собеседования. Впрочем, план собеседования подразумевает не столько список конкретных вопросов, которые будут задаваться соискателю, сколько четкое определение критериев, которые будут оцениваться при общении с конкретным кандидатом на конкретную вакансию. И вот этим-то планом рекрутеры в большинстве случаев пренебрегают, полагаясь на некое «внутреннее чувствование». И когда дело доходит до необходимости дать четкий ответ на вопросы, касающиеся мотивации соискателя, его профессиональной компетентности и прочих конкретных характеристик, рекрутеры «плывут», не имея внятного ответа на эти вопросы.

Нужно ли говорить, что пробелы в оценке соискателя автоматически приводят к повышению риска принятия на должность неподходящего кандидата. Поэтому крайне важно составлять перед началом работы по вакансии список оцениваемых критериев и строить собеседования с кандидатами в соответствии с этим списком.

Ошибка одиннадцатая:
Промедление в обработке информации

Ошибка столь же естественная, сколь и роковая. Причем, в отличие от ряда предыдущих ошибок, ей, в первую очередь, подвержены представители компаний, а не рекрутинговые агентства. Сущность ошибки проста — получаемые резюме далеко не всегда обрабатываются рекрутерами с надлежащей скоростью. Причин тому много — от банальной нерасторопности конкретного специалиста по подбору, до особенностей вышестоящего руководства, предпочитающего «давать информации отлежаться».

Однако, в условиях современного рынка труда со все более явным дефицитом квалифицированных кадров, подобное «отлеживание» приводит к тому, что интересующий специалист устраивается в другие, более «поворотливые» компании.

Обработка информации в организациях «пробуксовывает» на самых различных этапах — начиная от обработки резюме рекрутером и своевременного приглашения интересных специалистов, до движения соискателя по дальнейшим этапам собеседований. В некоторых компаниях проходит до месяца от первичного собеседования кандидата в отделе персонала, до принятия окончательного решения о его трудоустройстве. Понятно, что количество лояльных соискателей, готовых ждать принятия решения бесконечно долго — крайне невелико. Соответственно, промедление в обработке информации — одна из самых критических ошибок в организации подбора персонала и специалист, заинтересованный в благополучном исходе его миссии, должен приложить все усилия к ускорению этого процесса.

Ошибка двенадцатая:
Отсутствие заботы о продвижении имиджа компании и вакансии, слабое или неправильное мотивирование кандидата

Как ни странно, рекрутеры часто забывают, что их работа не сводится к оценке кандидатов и отсеву неподходящих. Важнейшие заботы специалиста по подбору персонала — мотивация соискателя, развитие и поддержание у него интереса к работе в данной компании, а также формирование и поддержание положительного имиджа компании на кадровом рынке. Обе эти задачи должны решаться в том числе и на уровне отдела персонала, и находятся в компетенции рекрутеров. Грамотное мотивирование соискателей существенно снижает потери в кандидатах, а формирование позитивного кадрового имиджа способствует увеличению количества и качества соискателей на вакансии компании. Однако, при всей несомненной пользе описанных процедур, в 97% компаний отсутствует целенаправленная осознанная работа в этих направлениях.

В лучшем случае, рекрутеры действуют интуитивно, в худшем — процесс рекрутинга строится совершенно без учета названных проблем и оказывает отрицательное влияние как на мотивацию соискателей, так и на кадровый имидж компании в целом.

Ошибка тринадцатая:
Отсутствие профессиональной рефлексии и статистики работы по вакансии

Эта ошибка — непременный спутник ошибки № 8 (отсутствия отслеживания эффективности действий по привлечению кандидатов). Как правило, специалист, «не забивающий себе голову» отслеживанием эффективности рекламы, не обращает внимания и на прочие составляющие своей работы. А зря — именно рефлексия является признаком высокого профессионализма специалиста. Для профессионального роста рекрутера и для увеличения эффективности работы по вакансиям крайне важно вести подробную статистику работы по вакансии.

То есть, имеет смысл учитывать следующие моменты:

• общее количество полученных резюме, с учетом различных источников;
• число резюме, взятых из них в дальнейшую работу;
• количество проведенных по ним первичных телефонных собеседований;
• число соискателей, приглашенных в итоге на очное собеседование;
• число кандидатов, рекомендованных для дальнейшего собеседования с заказчиком;
• результаты этих собеседований.

Данная информация позволяет специалисту увидеть как недостатки в собственной работе, так и моменты, являющиеся «тонкими» для данной вакансии вообще.

Ошибка четырнадцатая:
Неумение получить обратную связь

После того как кандидат отобран рекрутером, он отправляется «выше». «Заказчик» общается с кандидатом и дает свой ответ — подходит/не подходит. И как раз в этом месте и происходит ошибка № 14. Ее источник кроется в том, что «заказчик», как правило — человек далекий от психологии и теории менеджмента, поэтому свой вердикт он выносит бытовым языком, часто понятным лишь ему самому. Он может сказать, что кандидат «какой-то скользкий» или «ну, такой… как заноза в заднице!», или просто «не такой, не наш, давайте других». Обратная связь от «заказчика» — поворотный момент в работе рекрутера, основываясь на ней рекрутер должен корректировать свои действия, портрет идеального кандидата. Какую коррекцию можно произвести по вышеприведенным откликам? Понятно, что этой информации явно недостаточно. Следовательно, рекрутер должен получить нужную ему информацию для принятия важных решений.

Однако, другим своим краем проблема обратной связи «упирается» в отсутствие у самих рекрутеров четкой карты рекрутинга — зачастую они и не представляют, о чем спрашивать у такого маловразумительного заказчика.

В итоге, часто рекрутер предпочитает «фыркать» в адрес заказчика, но довольствоваться такой обратной связью, направляя кандидатов уже «широким фронтом», рассчитывая, что хоть какой-нибудь из них не будет «похож на занозу».

Соответственно, верным способом избегнуть ошибки № 14 будет разработка четких критериев отбора специалиста и плана проведения собеседования с «заказчиком» для получения от него качественной обратной связи.

Ошибка пятнадцатая:
Отсутствие сопровождения кандидата после трудоустройства

Как ни странно, но многие рекрутеры полагают свою миссию выполненной после того, как с представленным ими кандидатом «заказчик» заключает трудовой контракт. Однако, остается еще непростой период испытательного срока, в течение которого отношения «заказчика» и кандидата могут внезапно прерваться. На этот период приходится и адаптация кандидата в новом коллективе и «приглядывание» к кандидату со стороны руководства.

И, как показывает практика, в этот период довольно велик процент разрывов отношений не только в результате «неподхождения» работника и работодателя, но и в результате взаимного недопонимания каких-либо моментов должностных обязанностей или пунктов контракта.

В подобной ситуации рекрутер может выступить в качестве своеобразного посредника, выступая «переговорщиком» между кандидатом и «заказчиком». Задача рекрутера тут — исключить возможность того, что стороны просто не поняли друг друга, но «пошли на принцип».

Сопровождение трудоустроенных кандидатов по разному выглядит для рекрутеров кадровых агентств и «внутренних рекрутеров». Если для первых оно сводится к одной-двум заранее оговоренным телефонным беседам с трудоустроенным им кандидатам и обсуждении вопросов, связанных с общим настроением специалиста, а также соблюдением компанией декларированных ранее обязательств, то для «внутреннего рекрутера» открываются широкие возможности управления адаптацией нового сотрудника в коллективе.

По материалам «HR-Journal»