Каждый владелец и руководитель бизнеса желал бы иметь хороших сотрудников. Таких сотрудников, которым не нужно разжевывать необходимость каждого действия и каждый раз объяснять, как это действие сделать. Тех, кому можно доверять и кто работает честно и не думает только о том, как бы ловчее не стянуть деньги работодателя или, как поменьше сделав, больше получить. Тех, кто, не смотря на трудности, добивается результата, а не бежит с каждой проблемой к руководителю. Вы согласны, что каждый руководитель мечтал о таких сотрудниках? Так, где же их взять?

Плохая новость состоит в том, что нет волшебного и загадочного источника таких сотрудников. Хорошая новость такова: такие сотрудники есть, их большинство, и найти их все-таки можно.

Наверняка у вас в компании уже есть, как минимум, пара тройка сотрудников, которым вы доверяете и, которые тащат на себе львиную долю работы. Без которых вы не представляете компанию. Иногда это не самые приятные и милые люди. Они иногда бурчат, возмущаются, спорят с вами, высказывают в лицо неприятные вещи, порой конфликтуют с другими сотрудниками, НО, вы это переносите, потому что знаете, что если их уволить, то на вас свалится огромный объем работы. Они незаменимы потому, что постепенно подобрали под себя всю работу, которая в противном случае не была бы сделана из-за лени, разгильдяйства, и безответственности других сотрудников. Да и руководитель, чего греха таить, руководствуясь народной мудростью: «Хочешь, чтобы работа была сделана, — поручи ее самому занятому», перекладывает на их плечи обязанности других сотрудников. И они оправдывают надежды руководителя и действительно справляются с задачей. И то, что такие люди у вас есть — это замечательно. Но зачастую они, как и вы, перегружены, раздражены и постепенно «выгорают»…

И здесь есть две проблемы. Во-первых, когда человек перегружен у него накапливается усталость, количество незавершенных дел растет и может произойти слом — так называемое «выгорание менеджера», и тогда руководителя ждет неприятный сюрприз, важный (эффективный) сотрудник увольняется. Во-вторых, из-за того, что он разрывается между множеством дел, часто находящихся в разных областях (сферах) деятельности компании, его эффективность начинает снижаться.

Что с этим можно сделать? Имеется целых две возможности, (источника) причем эти возможности не исключают друг друга. Наоборот их лучше всего использовать вместе.

Возможность первая. Это внутренние резервы, т. е. уже существующие и работающие в нашей компании сотрудники. Да, да, большинство из них далеко не безнадежны, и как показывает практика, часто просто недогружены, и вполне могут приносить пользу компании и хорошо выполнять работу.

Есть и другая возможность, и такое так же встречается нередко в компаниях: в компании просто недостаточно сотрудников, да, их не хватает, чтобы выполнить все плановые обязательства в срок и получить запланированный Владельцем результат. Возможно, кто-то из Руководителей скептически улыбнутся, прочитав это заявление. Они успели уже убедиться, что набирая новых сотрудников, не облегчают себе жизнь, а только усложняют. Количество сотрудников увеличивается, а толку никакого, вот только затраты растут… Руководители подразделений требуют себе сотрудников, получают их, но эффективность подразделения не растет.

Если сотрудники будут четко знать, кем являются в компании, каковы их обязанности и какой результат от них требуется, то смогут приносить пользу компании и разгрузить вас и других перегруженных сотрудников.

Вспомните, что Генри Форд изобрел замечательную вещь — конвейер. Вся суть которого заключается в том, что каждый отвечает за узкий участок и выполняет какую-то конкретную работу. Результат его труда передается следующему по цепочке специалисту который делает свою часть работы и передает ее следующему, и так далее, пока не получается готовый продукт. Здесь сразу видно, сколько рабочих нам требуется для выполнения действий на конвейере. Принцип конвейера очень понятен применительно к производству. Он и применяется сегодня на всех производствах. Но его можно применить не только к производству.

Так, еще в пятидесятых годах прошлого века, были разработаны принципы применения конвейера применительно ко всей организации. Это открытие называется «Организующая схема». Обратите внимание не организационная, а именно «Организующая схема». Это очень точное определение, она именно организовывает работу в компании. Она не просто показывает, кто какую должность занимает. Производство в ней рассматривается, как часть конвейера, где работа течет как бы по одному потоку, и вся организация, в которой каждое подразделение точно и четко взаимодействует, работает на достижение конечного результата.

Такая универсальная структура содержит внутри себя набор обязательных функций, который можно назвать ключевыми, так как они являются своеобразным ключом к решению проблемы успешной работы и развития организации.

Последовательное включение всех ключевых функций образует главный ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ЦИКЛ. Можно сказать, что главный производственный цикл представляет собой последовательность создания продукта компании.

Если компания не получает свой продукт или получает его в недостаточном количестве или не того качества, — это значит что одно или несколько подразделений не выполняют, или выполняют не в полной мере свои функции и не получают, или получают в недостаточном количестве свои продукты.

Конечно, в зависимости от вида деятельности каждого конкретного бизнеса, — функции некоторых отделов могут изменяться, но принцип остается тот же.

Сейчас же мы рассмотрим преимущества, которые дает такая система в вопросе найма и назначений сотрудников на должности. Когда у вас вся работа компании и работа всех подразделений расписана как один поток и этот поток разбит на участки ответственности и видно, что должно быть произведено на каждом конкретном участке, все становится прозрачным. Вам становится видно — кто и чем должен заниматься, каких сотрудников вам не хватает, какие сотрудники перегружены, а где, не оправдано большое количество персонала.

И тогда производящие сотрудники вздохнут с облечением, у них появится четкое понимание, что же от них требуется. А какое удовольствие при внедрении орг.схемы, они получают от того что у них только теперь один руководитель! Внедрив орг.схему, Вы это увидите.

Но не все будет гладко. На этапе внедрения вы столкнетесь с сумасшедшим сопротивлением некоторых сотрудников. Этим людям было сухо и комфортно в мутной воде. Когда не очень разграничены зоны ответственности и есть возможность лавировать. А тут они точно видят, что такой жизни приходит конец и начинают активно сопротивляться. И, конечно же, вас ждут сюрпризы. Вы вдруг обнаружите, что некоторые должности совершенно не нужны в компании. Они выбиваются из потока производства и ни как не влияют на конечный результат.

И в завершении еще об одном преимуществе, которое дает этот инструмент. Оргсхема позволяет вам внедрить правильную систему мотивации сотрудников. При которой каждый получает то, что заработал. Это в свою очередь помогает нам привлечь и удержать хороших сотрудников.

Марат Саид-Галиев
По материалам «H-aRt»